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Virtuelle Hauptversammlungen: Lessons learned – wie es nach der Corona-Krise weitergehen kann

Einige Wochen vor Beginn der Hauptversammlungs-Saison wurde die Ausbreitung des Corona-Virus von der Weltgesundheitsorganisation (WHO) zur Pandemie erklärt. Durch die damit verbundenen Einschränkungen wurde im Eiltempo die gesetzliche Möglichkeit geschaffen, Hauptversammlungen rein virtuell und damit ohne physische Anwesenheit der Aktionäre abzuhalten. Die Ausschüttung einer Dividende, die Neuwahlen von Mitgliedern des Aufsichtsrats und viele weitere wichtige Beschlüsse sind nur dann möglich, wenn eine Hauptversammlung stattfindet.

Wie sich gezeigt hat, haben einige Unternehmen die Möglichkeit einer rein virtuellen Hauptversammlung genutzt. Bei dieser Form der Hauptversammlung findet diese ohne physische Präsenz der Aktionäre statt. Es gibt auch eine Mischform der Präsenz-Hauptversammlung und der rein virtuellen Hauptversammlung: Diese wird häufig als Online-Hauptversammlung bezeichnet. In diesem Fall findet eine physische Hauptversammlung statt und es besteht für Aktionäre die Möglichkeit, sich online zur Hauptversammlung zuzuschalten.

 

Einschränkung von Aktionärsrechten

Anders als bei einer Präsenz-Hauptversammlung konnten die Aktionäre ihre Rechte nur mit erheblichen Einschränkungen in Anspruch nehmen. Denn die Fragen müssen bereits ca. 48 Stunden vor der virtuellen Hauptversammlung an das Unternehmen übermittelt werden. Während der Hauptversammlung haben die Aktionäre keine Möglichkeit mehr, Fragen zu stellen. Auch zu spät eingereichten Fragen müssen nicht beantwortet werden.

Der Vorteil aus Unternehmenssicht ist der deutlich größere zeitliche Vorlauf bei der Vorbereitung der Antworten. Anders als bei einer Präsenz-Hauptversammlung arbeitet kein Back-Office unter erheblichem Zeitdruck, um die Antworten auf die gestellten Fragen zu recherchieren und vorzubereiten. Wie sich gezeigt hat, wirkt sich dies positiv auf die Qualität der Antworten aus. Die Antworten waren so beispielsweise teilweise deutlich umfangreicher und besser strukturiert als dies bei einer Präsenz-Hauptversammlung in den vergangenen Jahren der Fall war. Die Fragen wurden alle nacheinander beantwortet: Im Gegensatz zu einer Präsenz-Hauptversammlung wurde nicht bereits mit der Beantwortung begonnen, während zwischendurch weitere Fragen gestellt wurden.

Kritisch zu beurteilen ist allerdings die fehlende Möglichkeit, Rückfragen der erhaltenen Antworten zu stellen. Zumindest in Deutschland ist diese Möglichkeit derzeit nahezu nicht anzutreffen. Technisch ist dies jedoch möglich, wie beispielsweise virtuelle Hauptversammlungen in den Niederlanden gezeigt haben.

 

Welche Fragen der Aktionäre müssen beantwortet werden?

Derzeit besteht keine gesetzliche Verpflichtung, dass alle von den Aktionären eingereichten Fragen beantwortet werden müssen. Wie jedoch die Praxis gezeigt hat, haben die Unternehmen in der Regel alle eingegangenen Fragen beantwortet. Dies galt auch für den seltenen Fall, dass mehrere hunderte Fragen eingereicht wurden.

Vor den ersten rein virtuellen Hauptversammlungen wurde befürchtet, dass die Unternehmen mit einer Flut von Fragen überrannt werden. Dies hat sich allerdings nicht bewahrheitet. Bisher lässt sich noch kein eindeutiges Bild zeichnen, doch die Anzahl der Fragen war jedenfalls nicht deutlich angestiegen. Es gab Hauptversammlungen, in denen weniger Fragen eingereicht wurden als es bei der letzten Präsenz-Hauptversammlung der Fall war.

Die Reihenfolge der Beantwortung der eingereichten Fragen war sehr unterschiedlich: Einige Unternehmen haben die eingereichten Fragen nach Themenfeldern sortiert und diese unabhängig vom Fragensteller beantwortet. Andere Unternehmen beantworteten die Fragen in alphabetischer Reihenfolge. Dabei wurden allerdings die eingereichten Fragen von Aktionärsvertretern, wie beispielsweise der Schutzgemeinschaft der Kapitalanleger, zuerst beantwortet.

Die Strukturierung der Fragen wurde jedoch nur dann vorgenommen, wenn die Anzahl der Fragen überschaubar war. Ähnliche Fragen, die mehrmals eingereicht wurden, beantworteten die Redner jeweils nur einmal. Sofern diese Struktur fehlte, wurden einige Hauptversammlungen durch die mehrmalige Beantwortung gleicher Fragen teilweise deutlich in die Länge gezogen.

 

Die Kosten einer virtuellen Hauptversammlung

Anders als bei einer Präsenz-Hauptversammlung entfallen bei einer rein virtuellen Hauptversammlung beispielsweise die Kosten für die Raummiete, das Catering und das Sicherheitspersonal. Da einige Unternehmen jedoch bereits gebuchte Leistungen stornieren mussten, sind auch dafür teilweise nicht unerhebliche Kosten angefallen.

Auch wenn die technische Umsetzung aufgrund der gebotenen Eile durch den Ausbruch des Corona-Virus mit einigen Kosten verbunden ist, sind bei vielen Unternehmen die Kosten für eine virtuelle Hauptversammlung deutlich geringer als bei einer Präsenz-Hauptversammlung. Nicht zu vergessen ist auch die erheblich leichtere Organisation, da am Tag einer Präsenz-Hauptversammlung zahlreiche Mitarbeiter des Unternehmens für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Dies betrifft nicht nur die Organisation der beauftragten Dienstleister, sondern auch beispielsweise das Einsammeln der Abstimmungskarten der Aktionäre. Zudem entfallen Reisekosten für die Aufsichtsräte, da diese online zugeschaltet werden.

 

Virtuelle Hauptversammlung: Die neue Zukunft?

Nach der Corona-Krise wird es sicherlich eher eine Mischform der Hauptversammlung geben: Hier werden die Elemente einer rein virtuellen Hauptversammlung mit denen einer physischen Hauptversammlung kombiniert. Es findet somit eine Präsenz-Hauptversammlung statt, bei der auch die Möglichkeit der virtuellen Teilnahme besteht. Dies setzt allerdings voraus, dass weiterhin die Möglichkeit für Aktionäre bestehen muss, Fragen zu stellen.

Die Möglichkeit der Fragenstellung sollte allerdings reformiert werden: Das Einreichen von Fragen vorab ermöglicht nicht nur den Unternehmen, diese mit mehr Zeit vorzubereiten. Auch kann sich dies positiv auf die Antwortqualität auswirken. Wichtig ist allerdings, dass auch während der Hauptversammlung weiterhin Fragen gestellt werden können. Dies ist für die Unternehmen sicherlich mit einem höheren zeitlichen Aufwand verbunden. Allerdings können sie so besser in den Austausch mit ihren Aktionären kommen. Denn dieser Aspekt kommt bei einer rein virtuellen Hauptversammlung zu kurz. Das wurde auch von den Unternehmen bemängelt.

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