Governance

Virtuelle Hauptversammlung – worauf Aufsichtsräte achten sollten

 

Die Hauptversammlungssaison 2021 steht vor der Tür. Auch in diesem Jahr werden die Versammlungen aufgrund der Corona-Pandemie in aller Regel virtuell stattfinden. Im Vergleich zum vergangenen Jahr gibt es jedoch einige gesetzliche Änderungen. Damit die Planung der Hauptversammlung nicht unter großem Zeitdruck erfolgen muss wie im letzten Jahr, sollte der Aufsichtsrat darauf achten, dass der Vorstand seine Entscheidungen zeitnah trifft. Es gibt immer noch Unternehmen, die ihre ordentliche Hauptversammlung in diesem Jahr als Präsenzveranstaltung geplant haben. Doch gerade bei größeren Veranstaltungen und vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie sollte der Fokus auf einer virtuellen Versammlung liegen.

Die Verschiebung der Hauptversammlungen hat im vergangenen Jahr für viele Unternehmen nicht nur Mehrkosten, sondern vor allem auch einen höheren Arbeitsaufwand für die Organisation und Vorbereitung der Veranstaltung verursacht. Daher sollte rechtzeitig mit der Planung begonnen werden, um unnötigen Stress in diesem Jahr vorzubeugen.

 

Was sich bei der Hauptversammlung für 2021 ändert

Aus der Fragemöglichkeit im vergangenen Jahr wird ein Fragerecht. Was ist der Unterschied? Bei der Fragemöglichkeit konnte der Vorstand des Unternehmens entscheiden, welche der eingereichten Fragen der Aktionäre beantwortet werden. Somit waren die Unternehmen gesetzlich nicht dazu verpflichtet, alle Fragen der Aktionäre zu beantworten. Dennoch haben die Unternehmen in den meisten Fällen alle der eingereichten Fragen beantwortet. Die Praxis hat gezeigt, dass es bei einigen Hauptversammlungen deutlich mehr Fragen gegeben hat als dies bei den Präsenz-Hauptversammlungen im Vorjahr der Fall war.

In diesem Jahr müssen die Unternehmen alle eingereichten Fragen durch das neue Fragerecht beantworten. Dies bedeutet, dass der Vorstand alle Fragen richtig und vollständig beantworten muss. Bisher gibt es in Deutschland leider noch nicht die Möglichkeit für Aktionäre, Rückfragen während der Hauptversammlung zu stellen. Bei Hauptversammlung-Veranstaltungen in Luxemburg ist dies beispielsweise möglich. Diese fehlende Möglichkeit, Rückfragen während der virtuellen Versammlung zu stellen, ist einer der Kritikpunkte von Aktionärsvertretern.

Im vergangenen Jahr mussten die Fragen von den Aktionären bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung über das speziell dafür eingerichtete Portal eingereicht werden. Diese Frist wurde auf einen Tag verkürzt, was die Investor-Relations-Abteilung vor neue Herausforderungen stellen wird.

 

Was der Aufsichtsrat tun sollte

Aus Unternehmenssicht fehlt durch die virtuelle Hauptversammlung in diesem Jahr erneut der Dialog mit den Aktionären. Da dieser Dialog jedoch sehr wichtig ist aus Unternehmenssicht, sollte mit dem Aufsichtsrat überlegt werden, wie der Investorendialog dennoch gelingen kann.

Für die Zukunft der Hauptversammlung nach der Corona-Pandemie stellt sich die Frage der Art der Durchführung: virtuell, physisch oder hybrid. Wie genau die Versammlung künftig durchgeführt werden soll, hängt mitunter auch von der Aktionärsstruktur und der Größe der Hauptversammlung ab. Es zeigt sich, dass die Durchführung einer hybriden Hauptversammlung mit weniger als 100 teilnehmenden Aktionären mit höheren Kosten verbunden sein kann, als eine Präsenzveranstaltung mit mehreren hundert Aktionären.

Insbesondere bei anstehenden Aufsichtsratswahlen ist es für die Kandidaten schwierig, sich persönlich vorzustellen. Daher sollte hier rechtzeitig überlegt werden, wie die Aktionäre einen Eindruck von den Kandidaten erhalten können. Denkbar wäre beispielsweise ein kurzes Vorstellungsvideo der Kandidaten, welches auf der Website des Unternehmens schon vor der Hauptversammlung den Aktionären zur Verfügung gestellt werden kann.

 

 

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