Best Practices

Protokoll schreiben leicht gemacht

Für die einen ist es das absolute Highlight einer jeden Vorstandssitzung, für die anderen der absolute Graus. Keine Sorge, ich meine nicht die Organisation des Caterings – es geht um das Protokollieren einer Sitzung. Natürlich kommt man als Assistenz nicht drum herum, denn es gehört seit eh und je ein Stück in unsere DNA und steht meist ganz oben in der Stellenbeschreibung. Dennoch tut sich der ein oder andere schwer damit. Aber warum ist es so? Tauchen wir doch gemeinsam ein in die Kunst des Protokollschreibens.

Welche Protokolle gibt es?

Bei Protokollen unterscheidet man grundlegend zwei Arten. Die Unterschiede liegen vor allem darin, welche Punkte genau im Protokoll festgehalten werden. Dabei gibt es das Ergebnisprotokoll und das Verlaufsprotokoll.

Das Verlaufsprotokoll beinhaltet die unterschiedlichen Diskussionen, die damit verbundenen Argumente und Gegenargumente. Es zeigt den gesamten Verlauf des Gesprächs und die Entscheidungsfindung. Das Ergebnisprotokoll konzentriert sich dagegen auf eine kürzere Form, in der nur die tatsächlichen Ergebnisse festgehalten werden. Welche Entscheidungen oder Beschlüsse wurden getroffen? Welche To dos verteilt und wer ist verantwortlich?

 

Was gehört in ein  Besprechungsprotokoll?

Damit ein Protokoll auch wirklich vollständig ist, müssen diese wichtigen Informationen enthalten sein.

  • Das Datum, der Ort, die Teilnehmer, der Name des Protokollführers und das Thema des Meetings
  • Jeweilige Punkte, die diskutiert werden mit zugehörigen Anmerkungen, sprich Aufgabenverteilungen, Entscheidungen, aber auch Gegenargumente und noch nicht geklärte Fragen.
  • Weiteres Vorgehen wie die nächste Besprechung bzw. bis wann welche Ergebnisse erreicht werden sollen.

 

Die Expertin

Tanja Bögner ist eine absolute Expertin, wenn es um das Thema Besprechungsprotokolle geht. Sie hat darüber sogar ein Buch geschrieben. Sie ist zudem diplomierte fremdsprachliche Management- und Vorstandsassistentin, Referentin und Trainerin für Office Professionals, Zertifizierter Personal & Business Coach und seit über 25 Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen tätig. 2006 setzte sie sich in einem deutschlandweiten Wettbewerb gegen 1.200 Konkurrentinnen durch und wurde von der Fachjury zu „Deutschlands bester Sekretärin“ gewählt. Darüber hinaus ist sie Herausgeberin des sekretaria Assistenz-Fachmagazins, Fachbuchautorin „Protokolle schreiben“ und „Traumberuf Sekretärin“ und veröffentlicht Artikel und Blogs zum Thema „Professionelles Office Management“ auf www.sekretaria.de.

Ich durfte sie ein bisschen zu diesem Thema befragen:

Tanja, warum steht das Thema Protokolle schreiben auch weiter oben auf der Stellenbeschreibung einer Assistenz?

Aufgrund des Wandels unseres Sekretariatsberufes bekommen die Assistenzen immer mehr Aufgaben des mittleren Managements übertragen, dazu gehört u. a. Projektmanagement, Eventmanagement, Kostenplanungen sowie auch die Protokollführung. Die Führungskräfte haben immer weniger Zeit, da sie selbst immer mehr Aufgaben zu bewältigen haben. Daher steht es mittlerweile auf der Tagesordnung, dass die Assistenz neben der Sitzungsvorbereitung auch die Protokollführung übernimmt.

Der große Vorteil dabei ist, dass sie somit immer in die aktuellen Themen eingebunden ist und „mitreden“ kann. Die Protokollführung ist daher mit eine der wichtigsten Aufgaben im Office und nicht zu unterschätzen, denn man übernimmt die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit einer wichtigen Sitzung, wie z. B. einer Aufsichtsratssitzung, Vorstandssitzung, Führungskräfte-Meeting etc.

 

Was sind Deine Top 5 Tipps für ein gut gelungenes Protokoll?

  • Sehr gute inhaltliche Vorbereitung auf die Sitzungsagenda
  • Hohe Konzentrationsfähigkeit und schnelles Mitschreiben
  • Wesentliche Aussagen der Teilnehmer von unwesentlichen zu unterscheiden
  • Sprachkompetenz und sehr gute Grammatikkenntnisse
  • Analytische und strukturelle Fähigkeiten

 

Welche Stolpersteine gibt es und was sollte man beachten?

Folgende 5 Don‘ts gelten für das Besprechungsprotokoll: 

  • Mangelnde Vorbereitung auf die Agenda
  • Unausgeschlafen sein
  • Zu lange mit dem Protokoll schreiben warten; die Niederschrift sollte so schnell wie möglich erfolgen.
  • Als Letzter in den Besprechungsraum kommen. Man sollte früh genug eintreffen und sich einen zentralen Sitzplatz suchen, wo man alle Teilnehmer gut sieht und hört.
  • Keine Neutralität bei der Mitschrift wahren

 

Wie schätzt Du das Protokollieren der Zukunft ein? Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und digitalen Assistenten läuft es doch quasi von selbst. Braucht es eine Assistenz heute noch in einer Sitzung?

Mittlerweile ist es schon in vielen Unternehmen gängig, die Sitzung aufzunehmen. Voraussetzung hierfür ist es, dass alle Teilnehmer damit einverstanden sind. Das ist natürlich mit der entsprechenden virtuellen Assistenz, die gleich das Gesagte in einen Text konvertiert, eine erhebliche Erleichterung für den Protokollanten. Hier kann man sehr gut „Hand in Hand“ arbeiten. Dennoch muss die Niederschrift am Ende entsprechend strukturiert und grammatikalisch korrekt ausgearbeitet werden. Daher spielt der Faktor Mensch bzw. „Protokollant“ eine zentrale Rolle, der am Ende die Übersicht bewahrt und das Wichtigste des Gesagten herausfiltert.

Weitere Informationen zu Tanja Bögner inklusive Seminarangebote gibt es unter: www.tanjaboegner.de oder https://www.xing.com/profile/Tanja_Boegner/cv

Ein Blick in Tanja‘s Buch: „Protokolle schreiben: Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht“:

https://www.amazon.de/Protokolle-schreiben-Professionell-strukturiert-Checklisten/ oder über den Linde Verlag: https://www.lindeverlag.at/buch/protokolle-schreiben

In der Digitalisierung und dem Thema smartes Office steht jedoch auch das klassische Protokoll schreiben immer vor neuen Herausforderungen. Viele Unternehmen möchten ein papierloses Büro und setzen auf digitale Sitzungsunterlagen und somit auch auf digitale Management Tools. Diligent steht für das Büro der Zukunft und hilft an dieser Stelle Assistenzen und Protokollführern in Fragen der Effizienz und Produktivität.

Mit einer Protokoll Software wie Diligent‘s Minutes können Sie im Handumdrehen eine Vorlage für Ihre Besprechungsprotokolle vorbereiten. Mithilfe von Diligent Minutes haben Sie eine sichere Lösung zum Erstellen, Überprüfen, Aufbewahren und Freigeben Ihrer Protokolle. Teilnehmer, Daten und Themen der Sitzung können der Protokollvorlage automatisch hinzugefügt werden. Fertige Protokolle lassen sich dann zur Besprechung und Genehmigung direkt in Ihre nächste Diligent Boards-Sitzungsmappe importieren.

Das Protokoll als erfolgreiches Selbstmarketing-Tool

Eine Sitzung zusammenzufassen ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Nicht das detaillierteste und gestalterisch gehobenste Protokoll ist jedoch zugleich das Beste. Ziel ist ein Besprechungsprotokoll, das mit wenig Aufwand die wichtigsten Informationen klar und deutlich vermittelt.

Wenn Sie das nächste Mal vor einem Protokoll sitzen und diese Aufgabe verfluchen, dann denken Sie daran, dass Sie nicht nur mit dem nötigen Vertrauen versehen wurden, die Sitzung zu begleiten und zu protokollieren, sondern zugleich auch eine Kostprobe geben können, wie gut Sie arbeiten. Denn ein gut geschriebenes und schnell verschicktes Besprechungsprotokoll ist die beste Eigenwerbung inklusive einer hohen Reichweite und Sichtbarkeit.

Ich wünsche viel Erfolg bei Ihrem nächsten Protokoll.

Ihre Office Expertin

Diana Brandl

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