Best Practices

Onboarding Prozesse – wie neue Aufsichtsratsmitglieder in ihr Amt eingeführt werden sollten

Für eine effiziente und effektive Arbeit des Aufsichtsrates als Gremium ist die Einarbeitung neuer Mitglieder von entscheidender Bedeutung. Neue Mitglieder müssen nicht nur mit den Besonderheiten des Unternehmens, sondern auch mit einigen Mitarbeitern und Kernfunktionen des Unternehmens vertraut werden. Ein bestehender Onboarding-Prozess für neue Mitglieder des Aufsichtsrates wirkt sich nur positiv auf die Arbeit des Gremiums als Ganzes aus, wie die Erfahrung gezeigt hat.

Der folgende Beitrag stellt zuerst die gesetzlichen Regelungen sowie die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex vor. Anschließend werden die Herausforderungen beim Onboarding-Prozess näher beleuchtet, bevor abschließend eine Checkliste für den Onboarding-Prozess aufgezeigt wird.

 

Gesetzliche Regelungen und Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex

Bisher gibt es weder eine allgemeine gesetzliche Regelung noch eine konkrete Empfehlung im Deutschen Corporate Governance Kodex, wie die Amtseinführung neuer Aufsichtsratsmitglieder erfolgen sollte. Die fehlenden Regelungen sind verwunderlich, da gerade bei großen Unternehmen die Einarbeitung für neue Mitglieder im Aufsichtsrat mit einigen Schwierigkeiten verbunden ist. Im Gegensatz zu den langjährigen Aufsichtsratsmitgliedern müssen sie sich erst den Wissens- und Erfahrungsstand aneignen. Die neuen Mitglieder kennen die bisherigen Sitzungsunterlagen sowie die Diskussionen mit dem Vorstand nicht, sondern müssen sich erst einarbeiten.

Im neuen Kodex gibt es die Empfehlung, dass die Gesellschaft die Mitglieder des Aufsichtsrates bei ihrer Amtseinführung sowie der Aus- und Weiterbildung angemessen unterstützen sollen. Die durchgeführten Maßnahmen müssen in den Bericht des Aufsichtsrates aufgenommen werden. Bei einer detaillierten Betrachtung sollte die Amtseinführung jedoch klar von der Aus- und Weiterbildung abgegrenzt werden. Bei der Einführung eines neuen Aufsichtsrates spielen auch seine bisherigen Erfahrungen aus anderen Aufsichtsratstätigkeiten eine Rolle. Personen, die erstmalig in einen Aufsichtsrat gewählt werden, sind noch nicht mit den Gegebenheiten der Aufsichtsratstätigkeit wie beispielsweise dem Ablauf einer Aufsichtsratssitzung vertraut.

Gesetzliche Vorschriften für Onboarding-Prozesse gibt es bisher lediglich für Finanzinstitute. Diese müssen angemessene personelle und finanzielle Ressourcen einsetzen, um den neuen Mitgliedern im Gremium die Einführung in ihr Amt zu erleichtern. Die Europäische Aufsichtsbehörde für Wertpapier- und Marktaufsicht sieht sogar vor, dass neue Mitglieder wichtige Informationen für ihre Position innerhalb eines Monats erhalten müssen. Die betroffenen Finanzinstitute haben zudem die Pflicht, über den erfolgreichen Abschluss der Einführung zu berichten.

 

Herausforderungen beim Onboarding-Prozess neuer Aufsichtsratsmitglieder

Für neue Mitglieder ist eine zielgerichtete Einarbeitung in die unternehmensspezifischen Strukturen unerlässlich. Dies gilt insbesondere dann, wenn das neue Aufsichtsratsmitglied davor beispielsweise nicht als Vorstand im Unternehmen agiert hat und so mit den Gegebenheiten bereits vertraut ist. Der Einarbeitung in die neue Aufgabe ist insbesondere für Aufsichtsräte wichtig, die bisher noch kein anderes Mandat hatten und demnach nicht auf ihre bisherigen Erfahrungen zurückgreifen können. Neue Mitglieder, die aus anderen Governance Systemen kommen, müssen an das ihnen nicht vertraute System herangeführt werden. Dies betrifft nicht nur das zweistufige deutsche Board-System, sondern auch den Prüfungsausschuss, der in vielen Bereichen nicht dem angelsächsischen Audit Committee entspricht.

Insbesondere wenn beispielsweise im Falle einer Unternehmenskrise wie einer Insolvenz ein Großteil des Gremiums neu besetzt wird, bringt dies einige Herausforderungen mit sich. Mehrere neue Mitglieder kennen den Stand der bisherigen Diskussionen nicht. Anders als bei einer geregelten Nachfolgeplanung bei der Neubesetzung einzelner Aufsichtsratsposten muss sich das neue Gremium erst zu einem Team zusammenfinden. Da eine größere Neubesetzung in den meisten Fällen ohnehin in einer schwierigen Zeit des Unternehmens stattfindet, erfordert dies zusätzliche Maßnahmen zum Teambuilding des neuen Gremiums. In diesem Fall sollte überlegt werden, den Onboarding-Prozess von einem Experten begleiten zu lassen.

In vielen Fällen fehlen den neuen Mitgliedern im Aufsichtsrat die Sitzungsunterlagen sowie Protokolle der Vergangenheit, um sich entsprechend einzuarbeiten. Beim Einsatz einer Sitzungsmanagement Software wie beispielsweise Diligent Boards können die Unterlagen den neuen Mitgliedern ohne größeren zeitlichen Aufwand zur Verfügung gestellt werden. Die neuen Mitglieder müssen lediglich hinzugefügt werden und erhalten somit Zugriff auf alle erforderlichen Unterlagen.

 

Checkliste für ein erfolgreiches Onboarding

Für ein erfolgreiches Onboarding sollten dem neuen Mitglied des Aufsichtsrates einige Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Der Prozess hängt in diesem Fall davon ab, ob das Unternehmen eine Sitzungsmanagement Software einsetzt oder nicht. Beim Einsatz einer Sitzungsmanagement Software für die Arbeit des Aufsichtsrates muss lediglich ein Zugang für das neue Mitglied mit den entsprechenden Berechtigungen erteilt werden. Dann kann das neue Mitglied ohne größeren zeitlichen Aufwand auf die erforderlichen Unterlagen wie beispielsweise den letzten Geschäftsbericht, die Geschäftsordnung oder aber auch die Protokolle der letzten Sitzungen zugreifen. Sofern noch keine Software eingesetzt wird, müssen die entsprechenden Unterlagen individuell zusammengestellt werden. Sofern das Unternehmen ein Aufsichtsratsbüro hat, kann dieses hier unterstützend zur Seite stehen.

Neben der Bereitstellung notwendiger Unterlagen sollte das neue Mitglied auch individuelle Gespräche mit dem Aufsichtsrat sowie Personen mit Kernfunktionen im Unternehmen führen. Das gegenseitige Kennenlernen wird die Mitarbeit im Gremium für das neue Mitglied erleichtern. Neben einem Gespräch mit den einzelnen Vorstandsmitgliedern, sollte das neue Mitglied auch die Möglichkeit erhalten, beispielsweise mit dem Leiter der internen Revision, dem Leiter der Compliance-Abteilung sowie mit den Vertretern des Abschlussprüfers zu sprechen.

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