Best Practices

Leitlinien für den Versammlungsleiter

Demnächst steht die Hauptsaison der Hauptversammlungen der deutschen Konzerne an. Bei der Durchführung der Hauptversammlung kommt dem Versammlungsleiter eine wichtige Rolle zu. Denn für einen rechtmäßigen, sachgerechten aber auch zügigen Ablauf der Hauptversammlung ist der Versammlungsleiter zuständig.

Aufgrund dieser Aufgaben hat er eine gewisse Macht, die mit entsprechenden Gefahren einhergeht. Insbesondere bei rechtlichen Leitungsfehlern kann dies für das Unternehmen negative Konsequenzen nach sich ziehen. In diesem Fall sind beispielsweise Beschlüsse während der Hauptversammlung anfechtbar. Der folgende Beitrag stellt daher Leitlinien vor, mit denen sich jeder Versammlungsleiter vor der Hauptversammlung vertraut machen sollte.

 

Zeiteinteilung

Der Gesetzgeber sieht die Hauptversammlung als eine Plattform, die sich durch sowohl eine straffe Sachdebatte als auch eine straffe Entscheidung kennzeichnet. Die Zielsetzung sollte hier sein, dass eine ordentliche Hauptversammlung innerhalb von vier bis sechs Stunden durchgeführt wird. Eine klare Zeiteinteilung ist im Zweifelsfall entscheidend für die Gültigkeit von Beschlüssen.

Sofern auf der Hauptversammlung jedoch außergewöhnliche Tagesordnungspunkte besprochen werden müssen, kann dies auch zu einer längeren Versammlung führen. Zu außergewöhnlichen Themen zählen beispielsweise eine wichtige Strukturmaßnahme, die für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, oder aber ein großer Zukauf eines anderen Unternehmens. Stehen derartige Themen auf der Agenda, kann dies auch zu einer Sitzungsdauer von mehr als zehn Stunden führen – was dann eher die Regel als die Ausnahme ist.

Wichtig für den Versammlungsleiter ist dabei, dass die Hauptversammlung vor Mitternacht geschlossen wurde. Andernfalls kann dies nicht nur Anfechtbarkeit, sondern auch zur Nichtigkeit von Beschlüssen führen. Hier muss der Versammlungsleiter möglicherweise die Redezeit der Aktionäre beschränken.

 

Kommunikation auf dem Podium

Ein Austausch zwischen dem Versammlungsleiter und einzelnen Vorstandsmitgliedern, einem Mitglied des Aufsichtsrates kann auch während der Hauptversammlung stattfinden. Um die Versammlung jedoch nicht dauerhaft zu stören, sollten längere Gespräche auf dem Podium vermieden werden. Andernfalls erweckt dies bei den anwesenden Aktionären den Eindruck, dass die Versammlung nicht wie geplant abläuft.

Notfalls sollte der Versammlungsleiter die Veranstaltung unterbrechen, um notwendige Einzelgespräche nicht unter Zeitdruck führen zu müssen. Bei vorhandener technischer Ausstattung kann die Kommunikation unauffällig in einem entsprechenden Chatraum stattfinden.

 

Unterbrechung der Versammlung

Im Falle einer Sondersituation sollte der Versammlungsleiter Rücksprache mit den Rechtsberatern halten. Bei kurzen Absprachen mit den Rechtsberatern ist eine Unterbrechung der Hauptversammlung nicht erforderlich. Sofern der Versammlungsleiter von einer längeren Abstimmung ausgeht, kann er die Versammlung unterbrechen.

Eine Unterbrechung ist der Schließung der Versammlung zu differenzieren. Bei einer Unterbrechung wird die Versammlung nicht beendet, sondern lediglich eine Pause eingelegt. Nach einer Unterbrechung können weitere Beschlüsse gefasst werden, was hingegen nach der Schließung der Hauptversammlung nicht mehr möglich ist.

 

Keine Abweichung vom Leitfaden

Der Versammlungsleiter sollte sich strikt an den Hauptleitfaden halten. Ohne Rücksprache mit dem Backoffice sollte er nicht eigenmächtig davon abweichen. Im Leitfaden der Hauptversammlung wird der gesamte Verlauf der Versammlung abgebildet – von der Eröffnung der Versammlung bis hin zur Aussprache, den Abstimmungen sowie die Schließung der Versammlung. Auch wenn einige Formalia für anwesende Aktionäre auf den ersten Blick als „überflüssig“ eingestuft werden, sind sie für einen sachgerechten und rechtmäßigen Ablauf der Hauptversammlung zwingend erforderlich.

Bei Sondersituationen während der Hauptversammlung erstellt das Backoffice während der Veranstaltung entsprechende Sprechzettel. Diese Sonderleitfäden helfen beispielsweise bei der Reaktion auf Anträge zur Geschäftsordnung des Unternehmens. Wie auch beim regulären Leitfaden sollte der Versammlungsleiter vom Sonderleitfaden keinesfalls abweichen. Denn insbesondere bei Sondersituationen besteht die Gefahr, dass Aktionärsrechte verletzt werden und dies entsprechende Anfechtungen nach sich zieht.

 

Kein direkter Dialog

Fragen von Aktionären werden bei einer professionell durchgeführten Hauptversammlung stenografisch erfasst. Antwortvorschläge werden vom Backoffice erstellt und in der Antwortrunde der Generaldebatte verlesen. Daher ist es erforderlich, dass der Versammlungsleiter die Fragen der Aktionäre weder kommentiert oder anderweitige Bemerkungen dazu macht.

Jegliche Form des Zwiegesprächs zwischen dem Versammlungsleiter und Aktionären sollte vermieden werden. Ebenso sollten Zwischenrufe aus dem Publikum nicht kommentiert werden. Der Versammlungsleiter muss einen Störer durch Ordnungsmaßnahmen in seine Schranken zu verweisen. In diesem Fall erhält er vom Backoffice rechtzeitig einen Sonderleitfaden, an den er sich halten muss.

 

Keine spontane Reaktion auf Störungen

Bestimmte Interessengruppe haben das Ziel, den Ablauf der Hauptversammlung zu stören. Dies erfolgt beispielsweise durch Zwischenrufe, Beleidigungen oder Kritik am Versammlungsleiter. Mit dieser Vorgehensweise soll erreicht werden, dass durch eine impulsive Reaktion ein direktes Streitgespräch provoziert werden soll. Diese Störer müssen im Extremfall aus dem Saal verwiesen werden. Die Situation wird vom Störer ausgenutzt, um beim Verlassen des Saales die Stimmung aufzuheizen.

So kann der Störer das Ziel verfolgen, einen Antrag auf die Abwahl des Versammlungsleiters zu stellen. Die Zielsetzung ist dabei, Beschlüsse nach der Versammlung anfechten zu können. Aus diesem Grund sollte der Versammlungsleiter auf derartige Provokationen eines Einzelnen nicht direkt eingehen. Sofern der Störer erkennt, dass sein Fehlverhalten zu keiner Überreaktion auf Seite des Versammlungsleiters führt, stellen sie dieses oftmals schnell ein.

 

Keine freie Beantwortung von Fragen

In den meisten Fällen ist der Aufsichtsratsvorsitzende der Leiter der Hauptversammlung. Sofern er in seiner Funktion als Aufsichtsratsvorsitzender eine Frage der Aktionäre beantwortet, sollte er den Sprechzettel des Backoffice vorlesen. Insbesondere bei rechtlichen Fragen ist diese Vorgehensweise wichtig, um eventuelle rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen zu vermeiden.

Sofern der Sprechzettel geändert werden muss, sollte hier nicht aus Zeitnot frei und ohne Ablesen gesprochen werden. Änderungswünsche sollte der Versammlungsleiter daher immer an das Backoffice weitergeben, um dann den überarbeiteten Sprechzettel zu erhalten.

 

Keine spontane Reaktion auf Anträge

Nicht nur bei Fragen, sondern auch bei Anträgen sollte der Versammlungsleiter darauf nicht spontan eingehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Anträge zu einem Sachverhalt oder aber zur Geschäftsordnung handelt. Das Backoffice prüft die Zulässigkeit der Sachanträge. Sofern diese Voraussetzung gegeben ist, werden die Anträge nach der Generaldebatte zur Abstimmung gestellt.

Bei Anträgen zur Geschäftsordnung entscheidet die Hauptversammlung lediglich über die folgenden Anträge:

  • Vertagung oder Absetzung einzelner Tagesordnungspunkte
  • Abwahl des amtierenden Versammlungsleiters
  • Vertagung der Versammlung als Ganzes.

Beim Antrag auf Übergang von der Gesamt- zur Einzelentlastung nimmt der Versammlungsleiter eine Zwitterstellung ein. Sofern die anwesenden Aktionäre sich für eine Einzelentlastung entscheiden, darf er nicht an der Gesamtentlastung festhalten.

 

Vorstand beantwortet Fragen

Sofern die Aktionäre dies fordern, müssen auf der Hauptversammlung Auskünfte über die Angelegenheit des Unternehmens, zur Lage des Konzerns oder aber zur Lage des in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmens geben. Dieser Anspruch auf Auskunft richtet sich an den Vorstand des Unternehmens.

Demnach dürfen Aktionäre nicht verlangen, dass die Mitglieder des Aufsichtsrates diese Fragen beantworten. Sofern es sich um Fragen zur Vorstandsvergütung bzw. zur Personalia des Vorstands handelt, werden diese jedoch in der Regel vom Versammlungsleiter als Aufsichtsratsvorsitzender beantwortet. Dabei sollte der Versammlungsleiter jedoch darauf hinweisen, dass die Frage in Absprache mit dem Vorstand beantwortet wird.

Fazit: Die Aufgabe des Versammlungsleiters ist von entscheidender Bedeutung für einen reibungslosen Ablauf der Hauptversammlung. Bei Beachtung entsprechender Leitlinien sollte dies gelingen.

 

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