Best Practices

Wie Unternehmen auf Krisen vorbereitet sein sollten

Auch wenn die Konjunktur sich bereits vor der Corona-Krise deutlich abgekühlt hat, wurden viele Unternehmen von der Schnelligkeit des Einbruchs überrascht. Nicht nur Liquiditätsengpässe waren für viele Unternehmen spätestens mit Beginn des Shutdowns eine Herausforderung. Durch die Vernetzung der Wirtschaft spürten manche Unternehmen die Auswirkungen in ihrer global aufgestellten Lieferkette bereits frühzeitig. Dies zeigt die Abhängigkeit einer funktionierenden Lieferkette vor allem in einer Just-in-time-Produktion.

Die derzeitige konjunkturelle Lage und die Besonderheiten aufgrund der Abhängigkeit von der weiteren Ausbreitung des Corona-Virus führen zu besonderen Herausforderungen für Unternehmen. Um für Krisen gerüstet zu sein, sollten Unternehmen einige Punkte beachten. Der Einsatz entsprechender Software kann außerdem dazu beitragen, dass die benötigten Informationen schnellstmöglich vorliegen. Denn gerade in der derzeitigen Krise ist die Reaktionsgeschwindigkeit ein entscheidender Faktor.

 

Notfallkoffer für das Krisenmanagement

Ein Notfallkoffer für das Krisenmanagement ist vergleichbar mit einem Erste-Hilfe-Set im Auto: Er muss alle erforderlichen Unterlagen erhalten. Wichtig dabei ist vor allem auch die Aktualität der entsprechenden Unterlagen. Beispielsweise sollten Reaktionspläne für bestimmte Situationen enthalten sein, die je nach Szenario unterschiedlich eingesetzt werden können.

Nicht zu unterschätzen sind auch Kommunikationspläne, die aufzeigen, welche Themenfelder dort beachtet werden müssen. Die Kommunikation bezieht sich dabei nicht nur auf die Mitarbeiter des Unternehmens, sondern auch auf die Kommunikation mit Stakeholdern wie beispielsweise Kunden, Lieferanten und die interessierte Öffentlichkeit.

Das Problem im Notfall besteht darin, alle Unterlagen verfügbar und aktuell zu haben. Doch häufig wird dies bei einem hohen Arbeitspensum in guten Zeiten vernachlässigt. Entscheidend ist darüber hinaus zudem, dass die Mitarbeiter über den Ablageort der Daten Bescheid wissen. Andernfalls können sie nicht entsprechend der vorgesehenen Pläne und Checklisten agieren.

Um die angesprochenen Probleme zu vermeiden, bietet sich der Einsatz einer Software an. Dort können alle benötigten Unterlagen zentral gespeichert werden. Auch erleichtert dies, Daten entsprechend aktuell zu halten und beispielsweise an neue gesetzliche Vorschriften anzupassen. Insbesondere die Einschränkungen im Zuge der Ausbreitung des Corona-Virus haben gezeigt, wie schnell sich gesetzliche Rahmenbedingungen und Vorschriften verändern können.

Auch ist der Überblick über die Fülle an Informationen deutlich leichter, wenn die Unterlagen zentral in einem separaten Tool abgelegt sind. Insbesondere durch die zunehmende Anzahl an Mitarbeitern im Homeoffice kann dies den Arbeitsprozess erheblich erleichtern. Ein weiterer Vorteil ist zudem, dass keine unterschiedlichen Versionen einzelner Checklisten für einen Krisenfall kursieren und so die Umsetzung dieser in einzelnen Niederlassungen des Unternehmens unterschiedlich erfolgen.

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Aufsichtsrat mit einbeziehen

Die Aufgabe des Aufsichtsrats ist inzwischen nicht nur die eines Kontrollorgans. Vielmehr wird dieser für den Vorstand immer mehr zum Sparringspartner. Je größer das Gremium ist, desto mehr Erfahrung im Krisenmanagement befindet sich womöglich unter den einzelnen Gremienmitgliedern.

Der Aufsichtsrat muss aufgrund der Krise auch schnell Entscheidungen treffen können, wenn es sich beispielsweise um sogenannte zustimmungspflichtige Geschäfte handelt. Gerade bei diesen Entscheidungen müssen die Gremienmitglieder hinreichende Unterlagen zur Vorbereitung von kurzfristig einberufenen Aufsichtsratssitzungen erhalten. Auch hier kann der Einsatz einer Software zur Bereitstellung der Unterlagen einiges an Zeitersparnis mit sich bringen.

Wie sich insbesondere in der Corona-Krise gezeigt hat, besteht bei einigen Entscheidungen des Aufsichtsrats nicht nur eine besondere Dringlichkeit. Auch die Übermittlung vertraulicher Unterlagen sollte gerade dann auf einem datengeschützten Weg erfolgen. Wenn die Unterlagen in Eile an einen falschen Empfänger geschickt werden, kann dies unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen.

Außerdem werden die Unterlagen bei kurzfristig einberufenen Sitzungen möglicherweise mehrmals überarbeitet. Durch die Bereitstellung der Unterlagen über eine entsprechende Plattform kann vermieden werden, dass ein Aufsichtsratsmitglied nicht die aktuellen Unterlagen zur Vorbereitung der Sitzung nutzt. Je nachdem, welche Änderungen sich ergeben haben, kann dies während der Sitzung zu Missverständnissen führen und den Zeitdruck bei der Findung von dringlichen Entscheidungen weiter erhöhen.

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Risikomanagementsystem überarbeiten

Die wenigsten Unternehmen hatten vermutlich in ihrem Risikomanagementsystem eine Pandemie als separates bzw. großes Risiko für das Unternehmen eingestuft. Bisher findet sich nur in wenigen Risikoberichten der großen börsennotierten Unternehmen eine Pandemie als separates Risiko. Sicherlich wird sich dies in den nächsten Jahren deutlich ändern.

Unternehmen können aus der Pandemie die folgende Schlussfolgerung ziehen: In einer Krise sollte das bestehende Risikomanagementsystem überarbeitet werden. Vor allem die Frage, ob neue Risiken hinzugekommen sind, sollte zunächst analysiert werden. Darüber hinaus müssen auch die Eintrittswahrscheinlichkeit sowie die Höhe des möglichen Schadens der Risikomatrix überarbeitet werden.

Die Verbreitung des Corona-Virus und die damit verbundenen Einschränkungen hat vielen Unternehmen Schwachstellen aufgezeigt. Daher sollte diese Krise als Chance genutzt werden, sich für die Zukunft besser aufzustellen. Bisher wurde die Liefersicherheit bei dem ein oder anderen Unternehmen nicht als ein besonders hohes Risiko eingestuft. Es ist demnach nicht nur wichtig, die bestehenden Risiken neu zu bewerten.

Auch die Maßnahmen zur Verringerung der neu bewerteten Risiken wird hier eine größere Rolle spielen, als dies bei früheren Krisen der Fall war. Durch eine gute Vorbereitung und die Neujustierung von Risiken kann das Handling bei der nächsten Krise dafür leichter möglich sein.

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