Best Practices

Jahresziele 2019 erfolgreich formulieren

Das Jahr neigt sich dem Ende zu und wir blicken voller Zufriedenheit auf die erreichten Ziele in 2018 zurück. Die letzte Gremiensitzung verlief problemlos, das neue Intranet wurde implementiert und die adaptierte Reiserichtlinie ist erfolgreich in die Organisation eingeführt worden. Einmal mehr ein Momentum des Stolzes und des Schulter Klopfens. Gut gemacht! Zeit zum Ausruhen? Nicht wirklich. Denn obwohl das Jahr 2018 noch nicht einmal zu Ende ist, steht das neue Jahr bereits in den Startlöchern. 2019 heißt neue Ziele und Projekte. Und diese sollten Sie bereits heute angehen, um auch im neuen Jahr auf ganzer Linie zu punkten.

Aufschieberitis – nein Danke

Wir alle kennen sie: die Prokrastination. Die Definition von Prokrastination ist einfach: Es geht um nichts anderes als das Aufschieben. Es gibt immer eine Menge von Gründen, unsere Vorhaben zu verschieben. Irgendwann geraten sie jedoch in Vergessenheit. Und dies kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Daher möchte ich Sie ermutigen, bereits jetzt aktiv in die Planung 2019 zu gehen und Ihre Ziele konkret zu formulieren. Hier kommen meine TOP 5 Hinweise für die wirkungsvolle Erarbeitung Ihrer Ziele:

Je konkreter desto besser

Starten Sie jetzt und mit voller Motivation. Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, schreiben Sie zu jedem Ziel direkt auch die ersten Schritte auf, die Sie unternehmen wollen, um das Ziel zu erreichen. Erst durch konkrete Handlungen und Maßnahmen bekommt Ihr Ziel die notwendige Energie.

Beispiel: Kalender Management. Immer wieder ein beliebtes Thema bei Assistenzen: Wie manage ich meinen Chef erfolgreich? An einem effizienten Kalender Management kommt man hier nicht vorbei.

Hier ein paar Ideen:

  • Kürzen Sie die Meetings dezent nach Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten ein. Aus einem 60minütigen Meeting kann auch gut ein 45minütiges Meeting gemacht werden. Der extra Bonus für den Chef: Blocken Sie ihm die verbleibenden 15 Minuten im Kalender. Sollte er doch noch ein paar Minuten länger brauchen, ist er nicht völlig in Eile und hat sogar noch Zeit für einen kurzen Espresso zwischendurch.
  • Präzisieren Sie die Termineintragungen bis aufs kleinste Detail. Bei einem Vorstellungsgespräch hängen Sie z.B. alle relevanten Unterlagen des Bewerbers in den Termin hinein. So hat ihr Chef alle Details mobil dabei und man kann jederzeit über die Suchfunktion auch im Nachgang an die Daten kommen.
  • Arbeiten Sie zudem mit einem Farbsystem, auch color coding genannt. Rot steht z.B. für Auswärtstermine und Reisen, Blau für Telefonkonferenzen, Grün für private Verpflichtungen usw. So hat Ihr Chef immer direkt den Überblick, ob er extern oder intern verplant ist.
  • Die berühmten Blockzeiten. Ohne sie geht fast gar nichts in den Chefetagen, denn sie sind äußerst wichtig und schaffen nicht nur dem Vorgesetzten, sondern auch Ihnen Luft zum Durchatmen.

Und hier gibt es einige weitere Tipps, die in Ihre Zielplanung einfließen könnten rund um das Thema Kalender Management.

Visualisierung

Ziele werden greifbarer, wenn man sie nicht nur smart definiert, sondern auch visualisiert. Finden Sie ein für Sie passendes Format und legen Sie los. Ich bin ein Freund von Mind-Maps, aber auch ein Vision Board könnte sich hier anbieten. Es hängt vom Grad Ihrer Kreativität und natürlich auch zeitlicher Ressource ab.

Eine Mind-Map ist unendlich erweiterbar und fasst Ihre Ideen auf. In meinen Workshops arbeite ich mit dieser Methode und lasse die Teilnehmer ihre Stellenbeschreibungen per Mind-Map erstellen. Das macht immer großen Spaß und schafft Bezug zum eigenen Profil. Aber auch ein Vision Board ist ein wunderbares Tool, um seine Ziele darzustellen. Bei beiden Formaten ist Ihnen auf jeden Fall die Aufmerksamkeit Ihres Gegenübers sicher, denn Ziele auf ein Word-Dokument schreiben kann jeder – es gilt kreativ zu sein und sich von der Masse absetzen.

Digitalisierung ist ein Muss

Sich verstärkt mit dem Thema Digitalisierung zu beschäftigen ist sicherlich keine schlechte Idee, denn die digitale Transformation hält immer mehr Einzug in die Unternehmen und daher gilt es für die Assistenzen, sich aufzustellen und aus Ihrer Rolle Themen wie New Work, IT Sicherheit als auch digitale Tools zu treiben. Nutzen Sie dieses wunderbare Momentum und werden Sie zum Digital Leader.

Kommunikation und Transparenz

Sprechen Sie offen über Ziele und machen Sie diese zugänglich. Ihr Vorgesetzter sollte hierbei eine wichtige Rolle spielen, denn sicherlich feilen Sie gemeinsam an den Zielen. Aber auch ein Dialog mit der Personalabteilung kann von großem Vorteil sein. Das Formulieren von Zielen sollte daher immer transparent gehalten und alle beteiligten Stakeholder abgeholt werden.

Aufgepasst

Bleiben Sie realistisch! Ziele, die zu groß sind, können gut und gerne frustrieren und zum Aufgeben verleiten. Unbedeutende Ziele wirken oftmals unattraktiv und führen dazu, dass Sie vielleicht schnell die Lust daran verlieren. Deshalb ist es wichtig, die richtige Größe eines Zieles zu finden. Sorgen Sie dabei immer für den notwendigen Treibstoff. Der beste Treibstoff für ein Ziel ist immer wieder, etwas zu tun. Nicht in einem Monat, nicht in einer Woche, sondern heute und morgen. Warten Sie also nicht sondern beginnen Sie sofort.

 

Gratulation!

Es ist vollbracht! Sie haben Ihre Ziele gefunden, sorgfältig formuliert und müssen sich nun daran machen, sie umzusetzen. Viele geben an dieser Stelle auf. Sie haben Angst vor ihrer eigenen Courage oder ihr Alltag hält sie so in Atem, dass sie gar nicht weiter dazu kommen, sich mit ihren Zielen zu beschäftigen.

Keineswegs! Denn wenn Sie Ihre 2019 Ziele definiert und formuliert haben, haben Sie vielen Kollegen einiges voraus: Sie wissen, was Sie wollen und das ist eine wesentliche Voraussetzung für Zufriedenheit, Erfolg und ein selbstbestimmtes Agieren im Job.

Und zum Schluss

Vergessen Sie das Feiern nicht. Denn schließlich haben Sie in 2018 eine Menge erreicht, auf das Sie stolz sein können. Oftmals tun wir uns schwer damit, uns einmal selbst zu loben. Gerade Assistenzen, die aus der zweiten Reihe agieren. Immer der Blick auf den Chef und das Team gerichtet, aber das muss nicht immer sein. Schließlich tragen Sie zum Erfolg vieler Projekte dazu bei. Ohne all die Skills, die Assistenzen mitbringen, würde mancher Prozess nicht laufen und genau darauf sollte man hin und wieder auch mal richtig stolz sein.

Ich wünsche Ihnen frohe Weihnachten, ein paar erholsame Tage und gutes Gelingen beim Umsetzen Ihrer Ziele im neuen Jahr. Und starten Sie mit einer großen Portion Stolz in das Jahr 2019. Stolz, eine Management Assistenz zu sein!

Ihr Office Expertin

Diana Brandl

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