Uncategorized

Informationspflichten des Aufsichtsrats

Damit das Gremium eines Aufsichtsrats seine gesetzliche Pflicht aus § 111 Abs. 1 AktG wahrnehmen und den Vorstand beraten, vor allem aber auch überwachen und kontrollieren kann, muss es angemessen über die Geschehnisse innerhalb der Aktiengesellschaft informiert sein. Gesetzlich konkretisiert wird der Begriff der angemessenen Information nicht, so dass im Einzelfall auf die Bedeutung der Entscheidung, deren Komplexität und auf den Wissensstand der Aufsichtsratsmitglieder abgestellt werden muss. Dieser Beitrag soll einen Überblick über die Informationspflichten des Aufsichtsrats und die Beschaffung von Informationen geben.

 

Der Vorstand als Informationsquelle

Der Vorstand einer Aktiengesellschaft als wichtigste Informationsquelle für den Aufsichtsrat ist gleichzeitig das zu überwachende Organ. § 111 Abs. 2 Aktiengesetz (AktG) besagt, dass der Aufsichtsrat Bücher und Schriften der Gesellschaft sowie die Vermögensgegenstände (Kasse und Wertpapier- sowie Warenbestand) einzusehen und zu prüfen hat. Kritiker sagen, dass durch die Weitergabe von Informationen vom Vorstand an den Aufsichtsrat und der ungeprüften Entgegennahme des letzteren der zu überwachende Vorstand selbst zu viel Kontrolle besitzt. Gesetzlich ist jedoch vorgesehen, dass die beiden Organe Vorstand und Aufsichtsrat kooperativ zusammenarbeiten, was bei einer Pflicht zum Misstrauen schwierig zu erfüllen wäre. Der deutsche Corporate Governance Kodex (in seiner Fassung vom 07.02.2017) sieht des Weiteren vor, dass Vorstand und Aufsichtsrat zum Wohle des Unternehmens eng zusammenarbeiten. Die Berichtspflichten des Vorstands gegenüber dem Aufsichtsrat werden in § 90 AktG aufgezählt. Der Aufsichtsrat hat dabei darauf zu achten, dass die Berichtspflichten gem. § 90 AktG eingehalten werden. Lücken oder unzureichende Berichterstattung hat er zu rügen. Auch bei erkennbar unvollständigen oder unrichtigen Informationen muss Ergänzung oder Berichtigung verlangt werden.

Des Weiteren sieht der Corporate Governance Kodex vor, dass die Berichte des Vorstands an den Aufsichtsrat in der Regel in Textform zu erstatten sind und den Mitgliedern des Aufsichtsrats möglichst rechtzeitig vor der Sitzung zugeleitet werden müssen.

 

Sachverständige als externe Dritte

Dem Aufsichtsrat ist es gem. § 111 Abs. 2 AktG ausdrücklich erlaubt, Sachverständige ergänzend hinzuzuziehen, um komplexe Sachverhalte aufzuklären. Die Teilnahme an Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse ist externen Sachverständigen, die weder dem Aufsichtsrat noch dem Vorstand angehören, jedoch verwehrt (§ 109 Abs. 1 AktG).

Stichprobenartig oder in regelmäßigen Abständen muss der Aufsichtsrat auch selbst initiativ werden und sich Informationen über risikoträchtige Unternehmensbereiche und -planungen geben lassen. Dabei kommt es auf den jeweiligen Einzelfall und die Situation an. Bei später auftretenden möglichen Haftungsfragen kann der Aufsichtsrat nicht der Haftung entfliehen, indem er sich auf den Standpunkt stellt, zu gewissen risikobehafteten Geschäftsbereichen keine Informationen erhalten zu haben. Vielmehr traf ihn hier die Pflicht, selbst aktiv nach derlei relevanten Geschäftsinformationen zu fragen. Wenn § 111 Abs. 4, S. 2 AktG vorsieht, dass bei bestimmten Arten von Geschäften nur mit der Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden werden darf, setzt dies auch eine Informationsgrundlage des Aufsichtsrats voraus, auf der der Beschluss beruhen kann. Vereinfacht gesagt, muss der Aufsichtsrat in Gänze zu erfassen im Stande sein, worüber er beschließt.

 

Die Bildung von Ausschüssen

Hat der Aufsichtsrat eine hohe Anzahl an Mitgliedern, wird im Interesse einer effektiven Wahrnehmung der Überwachungsaufgabe die Einrichtung von Ausschüssen erforderlich sein. Dies dient vor allem der Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen und -beschlüssen. Auch dürfen bestimmte Beschlüsse bereits wirksam in den Ausschussgremien getroffen werden. § 107 Abs. 3 AktG setzt hier allerdings Grenzen. Daher wird zwischen beschließenden Ausschüssen (mit einer veränderten Haftungssituation für die Nichtausschussmitglieder) und lediglich vorbereitenden Ausschüssen unterschieden. Vorbereitende Ausschüsse als Element der Arbeitsteilung bedeutet aber, dass von allen Aufsichtsratsmitgliedern eine eigene Entscheidung verlangt wird. Folglich sind die Mitglieder eines vorbereitenden Ausschusses meist damit befasst, Unterlagen aufzubereiten, zu sichten und Vorschläge für die Beschlussfassung zu erarbeiten. Auch können sie Sachverständige einschalten. Bezogen auf den Informationsaustausch ist zu beachten, dass gem. § 107 Abs. 3, S. 4 AktG alle für den Beschluss erheblichen Informationen vom Ausschuss an den gesamten Aufsichtsrat gegeben werden müssen. Die Weitergabe lediglich des Ergebnisses der Überlegungen reicht nicht aus.

Der Bundesgerichtshof hat in seinem Beschluss vom 27.09.2011 (BGH AG 2011, 876, 877) entschieden, dass das Mitglied eines Vorstands die Rechtslage sorgfältig zu prüfen habe und soweit erforderlich Rechtsrat einzuholen sei und die höchstrichterliche Rechtsprechung sorgfältig zu beachten sei. Dieser Haftungsmaßstab gilt im Hinblick auf die Prüfung von Rechtsfragen auch für den Aufsichtsrat. Dass ein Aufsichtsratsmandat meist im Nebenamt ausgeführt wird, bedeutet dabei keinen geringeren Sorgfaltsmaßstab als bei einem hauptamtlichen Vorstandsmandat. Dies geht aus der strukturell herausragend wichtigen Überwachungsfunktion des Vorstands durch den Aufsichtsrat einher. Dem Aufsichtsrat kann zugutegehalten werden, dass er jederzeit Sachverstand von außen einholen kann.

Der vertrauliche Umgang mit Informationen

Über vertrauliche Inhalte und Geheimnisse des Unternehmens, die Aufsichtsratsmitglieder durch ihre Tätigkeit bekannt werden, sind sie zur Verschwiegenheit verpflichtet. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt nicht nur während, sondern auch nach Beendigung des Mandats. Damit ist die Verschwiegenheitsverpflichtung der Gegenpol zum unbeschränkten Informationsrecht des Aufsichtsrats und soll das Unternehmen vor der unerlaubten Weitergabe von Informationen schützen.

Quelle des Beitrags: „Aufsichtsrat und Business Judgement Rule“, Andreas Cahn, Working Paper Series No. 141/2013

VORGESTELLTE BLOGS