Governance

Haftungsrisiken: Das sollte der Aufsichtsrat wissen

Gerade bei größeren Unternehmensskandalen stellt sich immer wieder die Frage, inwieweit der Aufsichtsrat mit haftbar gemacht werden kann. Entscheidend ist dabei vor allem auch die Tatsache, ob er seine Pflichten als Kontrollorgan verletzt hat und wie der Nachweis dessen gelingen kann.

Bis zur Jahrtausendwende gab es in Deutschland nur sehr wenige Urteile, die die Haftung von Mitgliedern des Aufsichtsrats betrafen. Wie die zunehmenden Diskussionen und Verfahren in letzter Zeit jedoch gezeigt haben, hat sich daran in den vergangenen 20 Jahren einiges geändert. Auch das Risikobewusstsein bei den Aufsichtsräten hat deutlich zugenommen. Insbesondere vor dem Hintergrund der aktuellen Auswirkungen durch die Corona-Pandemie sollten sich die Mitglieder des Aufsichtsrats ihrer Haftungsrisiken bewusst sein.

Haftungsrelevante Aufgaben des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat ist ein sogenanntes Kontrollorgan und hat die Aufgabe, die Geschäftsführung des Unternehmens zu überwachen. Somit müssen die Gremienmitglieder die veranlassten Maßnahmen des Vorstands beaufsichtigen. Dabei gilt die Überwachungspflicht nicht nur für aktuelle und künftige Entscheidungen des Vorstands, sondern auch für vergangene Maßnahmen. Häufig zeigen sich Fehlentscheidungen jedoch erst mit erheblicher zeitlicher Verzögerung.

Damit der Aufsichtsrat diesen Pflichten nachkommen kann, muss er eine uneingeschränkte Informationsberechtigung haben. Die Einsicht in Bücher, Schriften und weitere Unterlagen des Unternehmens ist deshalb nicht nur das Recht, sondern auch die Pflicht der Gremienmitglieder.

Zu den weiteren Aufgaben im Aufsichtsrat zählen beispielsweise die Prüfung des Jahresabschlusses, des Lageberichts sowie den Vorschlag zur Verwendung des Bilanzgewinns. Derzeit stellt dies den Aufsichtsrat aufgrund der geltenden Beschränkungen durch die Corona-Pandemie vor teilweise große Herausforderungen. So mussten einige Unternehmen kurzfristig eine Aufsichtsratssitzung einberufen, um über den Gewinnverwendungsvorschlag erneut zu diskutieren. Aufgrund der dynamischen Entwicklungen haben einige Unternehmen die zuerst vorgeschlagene Dividende für das Geschäftsjahr 2019 aufgrund der negativen Auswirkungen der Pandemie auf die Geschäftstätigkeit gestrichen bzw. gekürzt.

Durch derzeitige Ausnahmeregelungen muss der Aufsichtsrat zustimmen, wenn der Vorstand eine virtuelle Hauptversammlung abhalten möchte. Auch die Einberufungsfrist wurde aus diesem Anlass vorübergehend verkürzt.

Welche Sorgfalts- und Treuepflichten der Aufsichtsrat hat

Der Aufsichtsrat soll seine Aufgaben gewissenhaft und sorgfältig wahrnehmen. Das Maß an Sorgfalt hängt dabei von dem Posten des Aufsichtsratsmitglieds ab. Auch die vorhandene Expertise des einzelnen Mitglieds spielt dabei eine wichtige Rolle.

Da der Aufsichtsrat quasi fremdes Vermögen verwaltet, soll er entsprechend wie ein Treuhänder agieren. Das heißt, immer im Sinne des Unternehmensinteresses entscheiden und sich loyal verhalten. Es ist wichtig, dass eventuelle Interessenskonflikte vermieden werden.

Zu den Pflichten des Aufsichtsrats zählt zudem die Verschwiegenheit. Durch seine Tätigkeit erhält ein Gremienmitglied Zugang zu allen Informationen des Unternehmens. Bei einer geplanten M&A-Transaktion kann es hier beispielsweise um besonders geheime und vertrauliche Informationen gehen. Im Interesse des Unternehmens sollten diese Informationen nicht weitergegeben werden. Auch gegenüber Aktionären sind die Mitglieder des Aufsichtsrats zum Schweigen verpflichtet. Auch nachdem ein Aufsichtsratsmitglied sein Mandat beendet bzw. niedergelegt hat, gilt weiterhin die Pflicht zur Verschwiegenheit.

Wann der Aufsichtsrat Überwachungspflichten verletzt

Bei einer zukunftsbezogenen Kontrolle des Gremiums muss die Business Judgement Rule (BJR) berücksichtigt werden. Diese sorgt dafür, dass das Haftungsrisiko des Aufsichtsrats deutlich geringer ist. Bei zukunftsbezogenen Entscheidungen des Vorstands hat der Aufsichtsrat quasi eine Beratungstätigkeit mit unternehmerischem Entscheidungscharakter.

Wichtig ist allerdings, dass der Aufsichtsrat bei seiner Entscheidung weder gegen geltendes Recht noch gegen die Satzung verstößt. Auch darf das Gremium seine Entscheidungen nicht aufgrund betriebswirtschaftlich unüblicher Abläufe oder ungeeigneter Entscheidungsgrundlagen treffen. Sofern der Aufsichtsrat bei einer Entscheidung gegen die Satzung verstößt, haftet er dafür auch.

Anders als bei zukunftsbezogenen Kontrollpflichten haben vergangenheitsbezogene Überwachungstätigkeiten keinen unternehmerischen Charakter. Dies bedeutet nichts anderes als, dass dem Aufsichtsrat hier kein Ermessensspielraum zur Verfügung steht. Hier geht es um die Bewertung bereits abgeschlossener Handlungen der Mitglieder des Vorstands.

Haftungsrisiken bestehen insbesondere in Unternehmenskrisen. Eine Pflichtverletzung liegt beispielsweise dann vor, wenn ein Insolvenzantrag verzögert oder nicht gestellt wird bzw. eine Insolvenzverschleppung vorliegt. Derzeit gelten jedoch befristet Ausnahmeregelungen zur Insolvenzanmeldung aufgrund des Shutdowns der Wirtschaft als Folge der weltweiten Ausbreitung des Coronavirus.

Zusätzlich besteht die Aufgabe des Aufsichtsrats bei bestehenden Schadensersatzansprüchen der Gesellschaft darin, diese gegen die Mitglieder des Vorstands geltend zu machen. Andernfalls kann das Gremium wiederum dafür haftbar gemacht werden. Denn es hat nicht im Interesse der Gesellschaft gehandelt, um einen drohenden Schaden abzuwenden. Um einen Pflichtverstoß zu vermeiden, muss der Aufsichtsrat auch bei Vorliegen einiger Anhaltspunkte entsprechend tätig werden.

Was Aufsichtsräte tun können

Sofern der Aufsichtsrat aufgrund eines Sachverhalts verklagt wird, müssen die Mitglieder möglicherweise nachweisen, dass sie ihren Pflichten sachgerecht nachgekommen sind. Dazu ist es empfehlenswert, die Vor- und Nachbereitung der Aufsichtsratssitzungen zu dokumentieren. So sollten entsprechende Notizen zu einzelnen Themen oder Abstimmungspunkten für die Sitzungen schriftlich festgehalten werden.

Sofern ein Mitglied des Aufsichtsrats bei einem Punkt Bedenken hat, kann es auch die Aufnahme entsprechender Anmerkungen ins Protokoll verlangen. Wichtig dabei ist, nach Erhalt des Protokolls den Inhalt entsprechend zu prüfen. So kann im Zweifel immerhin nachgewiesen werden, dass den entsprechenden Pflichten nachgekommen wurde. Auch eigene Notizen während der Aufsichtsratssitzung können hilfreich sein. Dafür ist es wichtig,  die eigenen Mitschriebe sorgfältig aufzubewahren, um sie im Bedarfsfall wiederzufinden.

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