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So hält ein Board-Portal, was es verspricht: Sieben Best Practices

Das Leistungsversprechen von Board-Portalen ist eindeutig: Bessere Zusammenarbeit, höhere Sicherheit, keine endlosen Papierberge mehr. Unternehmen können also die sinnlose Verschwendung der wertvollen Ressource Papier vermeiden; zudem entfällt der Einsatz vermeintlich kostengünstiger Lösungen wie E-Mail oder File-Sharing, die im Grunde eine wesentliche Gefahr für die Sicherheit, Integrität und Aktualität wichtiger und vertraulicher Informationen darstellen. (Siehe „Der falsche Weg zur papierlosen Lösung: Welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten. ”) Sitzungen auf Führungsebene papierlos zu gestalten, erfordert mehr als nur die Auswahl des richtigen Board-Portals. Vielmehr muss die neue Lösung auch wohldurchdacht eingeführt werden. Wir unterstützen Tausende von Führungsgremien aller Arten und Größen auf der ganzen Welt. Auf der Grundlage dieser Erfahrungen haben wir sieben Best Practices formuliert, mit denen Unternehmen und Nutzer sicherstellen können, dass ein Board-Portal hält, was es verspricht:

1. Bereitschaft zur Veränderung zeigen. Der Umstieg wird nur dann erfolgreich verlaufen, wenn sich alle Direktoren ohne Vorbehalte dazu verpflichten. Das Ändern von Gewohnheiten gestaltet sich schwieriger, wenn einer oder mehrere Direktoren die Umstellung auf die neue Form der Informationsbeschaffung nicht unterstützen. Für eine erfolgreiche Einführung entscheiden Sie sich im Allgemeinen für einen Anbieter und beginnen dann etwa zwei Monate vor der ersten Sitzung damit, die Direktoren entsprechend zu schulen.

2. Informationsfluss abbilden. Verschaffen Sie sich in einem ersten Schritt ein solides Verständnis dessen, wie und wann derzeit Ihre Sitzungsunterlagen zusammengestellt, verteilt und aktualisiert werden. Die neue Plattform lässt sich dann von Anfang an so konzipieren, dass sie diese Prozesse so genau wie möglich abbildet und gleichzeitig um zahlreiche Verbesserungen ergänzt. Unternehmen haben individuelle Anforderungen, die mit standardisierten Lösungen nicht erfüllt werden können. Beispielsweise werden beim südafrikanischen Finanzdienstleister FirstRand jährlich mehr als 8.700 einzelne Sätze an Sitzungsunterlagen erstellt; für die Verarbeitung ist entsprechend ein Board-Portal notwendig, das diese Menge auch zuverlässig bewältigen kann.

3. Nicht bei der Schulung sparen. Qualität und Gründlichkeit der Schulung von Administratoren, Direktoren und anderen Mitgliedern von Führungsgremien sind entscheidende Faktoren für die Auswahl einer Portal-Lösung. Eine angemessene Schulung auf dem neuen System sollte einfach aufgebaut sein und via Internet oder Telefon durchgeführt werden können. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter ein unbegrenztes Schulungskontingent bietet, und zwar sowohl für neue Mitglieder von Führungsgremien als auch für Direktoren, die ihre Kenntnisse auffrischen möchten.

4. Auf Support rund um die Uhr bestehen. Achten Sie darauf, dass Ihnen jederzeit Support-Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die Ihnen bei Problemen sofort weiterhelfen. Wenn Sie beispielsweise unmittelbar vor dem Einsteigen in ein Flugzeug Probleme mit der Verbindung haben, wollen Sie nicht erst warten, bis Sie Stunden später zurückgerufen werden. Das Support-Team von Diligent nimmt rund um die Uhr Anrufe von Direktoren und Administratoren entgegen. Wenn es zeitlich richtig eng wird, ist ein Ansprechpartner am anderen Ende der Leitung der Retter in der Not!

5. Auf Flexibilität für verschiedene Formate achten. Eine erstklassige Lösung gibt Ihnen die Flexibilität, unabhängig vom Dokumenttyp genau mit den Formaten zu arbeiten, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. So enthalten Sitzungsunterlagen etwa manchmal großformatige Dokumente, die Tablets nicht ganz so komfortabel darstellen können. Achten Sie darauf, dass Ihre Lösung mit solchen Dokumenten umgehen kann. Zu unseren Kunden zählt beispielsweise ein Stadtrat, in dessen Sitzungsunterlagen sich auch Bauzeichnungen befinden, die direkt aus der Diligent-App auf großen Flachbildschirmen angezeigt werden.

6. Sich Zeit lassen. Geben Sie sich und Ihren Kollegen im Führungsgremium ausreichend Zeit, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen. Der Umstieg muss nicht von heute auf morgen erfolgen. Nicht selten hören wir, dass Mitglieder eines Führungsgremiums bei der ersten Sitzung mit einem Board-Portal zusätzlich zu ihrem iPad die Sitzungsunterlagen in Papierform verlangen. Das Ende vom Lied ist dann meist, dass der Papierausdruck unberührt dem Administrator zurückgegeben wird und der Direktor dabei anmerkt: „Ich denke, ich brauche ab jetzt keine Unterlagen auf Papier mehr.“

7. Durch kollegialen Gruppendruck den Umstieg forcieren. Es ist absolut in Ordnung, die wenigen Verweigerer, die nach der ersten papierlosen Sitzung weiterhin auf Sitzungsunterlagen in Papierform bestehen, auch in Zukunft mit entsprechenden Materialien zu versorgen. Sie werden noch früh genug auf papierlose Sitzungsunterlagen umsteigen. Sobald sie sehen, wie spielerisch ihre Kollegen durch die Informationen navigieren, wollen sie nicht mehr als Ausbremser für Verzögerungen im Sitzungsablauf verantwortlich sein. Beim Umstieg einer führenden Versicherungsgesellschaft auf ein digitales Board-Portal beispielsweise bestanden einige Mitglieder des Führungsgremiums weiterhin auf Papierausdrucken. Nachdem sie jedoch über ein paar Monate hinweg beobachtet haben, wie alle anderen die iPad-basierte Lösung von Diligent Boards nutzen, verzichteten auch sie auf das Papier.

In unserem nächsten Beitrag befassen wir uns damit, wie die Mitglieder von Führungsgremien eine aktivere Rolle bei der Data Governance spielen können und welche fünf Fragen von übergeordneter Bedeutung Sie Ihrem CISO stellen sollten.

Die Entwicklung von Board-Portalen und die mittlerweile weit verbreitete Nutzung von leistungsstarken, benutzerfreundlichen Tablets haben papierlose Sitzungen auf Führungsebene zur Realität werden lassen. Allerdings sollte die Einführung einer Portal-Lösung sorgfältig geplant und nutzerorientiert gestaltet werden. Nur so können Sie in Ihrem Unternehmen das Leistungsversprechen eines Board-Portals optimal für sich nutzen. Weitere Informationen zu einem konsequent nutzerorientierten Umgang mit Kunden bei einem Umstieg finden Sie in unserem Whitepaper „Die (vollkommen) papierlose Vorstands- und Aufsichtsratssitzung: Technologischer Wandel aus menschlicher Sicht“.

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