Governance

Effizienzprüfung des Aufsichtsrats: Essenziell für eine Modern Governance

effizienzprüfung-aufsichtsrat

In den vergangenen Jahren und vor allem auch in jüngster Zeit wurden Aufsichtsräte immer wieder für ihre Arbeit kritisiert. Dies betraf teilweise einzelne Aufsichtsräte, die eine größere Aufmerksamkeit in der Öffentlichkeit genießen. Sie waren in der Regel im Kontrollgremium eines Dax-Unternehmens, der sog. ersten Börsenliga. Ihnen wurde häufig vorgeworfen, ihren Aufgaben als Aufsichtsrat nicht entsprechend nachzukommen.

Für eine gute Corporate Governance sollte der Aufsichtsrat seine Arbeit regelmäßig auf den Prüfstand stellen und eine Effizienzprüfung durchführen. Denn mehr Arbeitseinsatz führt nicht zwangsläufig immer zu einem besseren Ergebnis. Eine regelmäßige kritische Kontrolle der Arbeit des Aufsichtsgremiums kann möglicherweise auch Fehlentwicklungen des Unternehmens verhindern. Einige aktuelle Fälle in den Medien zeigen: Sofern das Unternehmen in eine Krise schlittert, wird häufig auch der Aufsichtsrat für seine Arbeit heftig kritisiert.

Wieso der Aufsichtsrat eine Effizienzprüfung durchführen sollte

Bei der Effizienzprüfung stellt der Aufsichtsrat seine Arbeit auf den Prüfstand. Dabei wird analysiert, inwieweit das Gremium seine Kontrollaufgabe tatsächlich umsetzt. Daher werden anders als bei der Compliance-Prüfung nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften geprüft. Vielmehr unterzieht man die Arbeit des Aufsichtsrates anhand des Verhältnisses vom zeitlichen Aufwand und dem damit verbundenen Nutzen für das Unternehmen einer kritischen Prüfung.

Schlussendlich ist die Effizienzprüfung darauf ausgerichtet, dass der Aufsichtsrat die Relevanz einzelner Tätigkeiten überprüft. Wie die Berichterstattung in der Presse über Aufsichtsräte zeigt, sollten die Unternehmen die Durchführung der Effizienzprüfung unterstützen. Denn schließlich trägt eine negative Berichterstattung nicht gerade zu einem positiven Image des Unternehmens bei.

Die Zielsetzung der Effizienzprüfung ist die Feststellung, ob die Arbeit des Kontrollgremiums tatsächlich so durchgeführt wird, wie dies von dem Gremium erwartet wird. Um die Arbeit des Kontrollgremiums zu verbessern, bedarf es zunächst einer Feststellung des Status quo. Genau dies erfolgt im Rahmen einer Effizienzprüfung.

Bei der Effizienzprüfung werden beispielsweise Fragen zur Sitzungshäufigkeit sowie zum Sitzungsablauf gestellt. Auch die Informationsversorgung zwischen dem Vorstand, dem Aufsichtsratsvorsitzenden und dem gesamten Gremium wird abgefragt. Bei der Informationsversorgung geht es nicht nur um die Qualität der übermittelten Informationen, sondern vor allem auch um den Zeitpunkt. Beispielsweise sorgt eine zeitlich verzögerte Informationsversorgung mit vielen Falschinformationen dazu, dass der Aufsichtsrat seiner Arbeit als Kontrollorgan nur schwierig nachkommen kann.

Müssen Kultur und Struktur Ihres Vorstands angepasst werden? Entsprechen Richtlinien und Verfahren den erforderlichen Governance Best Practices?

Diligent liefert Ihnen die Antworten und unterstützt Sie bei der Effizienzprüfung Ihres Aufsichtsrats. Fordern Sie noch heute eine Demo an.

Wie kann eine Effizienzprüfung durchgeführt werden?

Für die Effizienzprüfung des Aufsichtsrats gibt es verschiedene Möglichkeiten. Dies betrifft nicht nur die Methodik der Durchführung. Auch die Frage, von wem die Prüfung durchgeführt wird, ist zu klären. Das Unternehmen kann die Effizienzprüfung grundsätzlich auch selbst durchführen. Mittlerweile gibt es aber auch Dienstleister, die sich darauf spezialisiert haben und die entsprechende Unterstützung anbieten.

Bei der Frage der Methodik gibt es beispielsweise die Möglichkeit eines Fragebogens, den die Mitglieder des Aufsichtsrates ausfüllen müssen. Alternativ kann dies auch im Rahmen einer direkten Befragung in Form eines Interviews erfolgen. Die Unterschiede liegen hierbei auf der Hand: Im persönlichen Interview können so möglicherweise einzelne Themen detaillierter angesprochen werden. Allerdings ist hierbei entscheidend, wer die Befragung durchführt. Insbesondere wenn Konflikte bestehen, sollte ein externer Experte die Befragung durchführen. Ansonsten liefert die Effizienzprüfung nicht die gewünschten Rückmeldungen, um die Arbeit des Gremiums zu verbessern.

Die Schwierigkeit bei persönlichen Interviews ist der zeitliche Aspekt. In der Regel sind die Aufsichtsräte bereits durch ihre sonstigen beruflichen Tätigkeiten zeitlich sehr stark gebunden. Insbesondere bei größeren Aufsichtsratsgremien ist die Durchführung von Interviews auch ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Der Einsatz von Software kann hier möglicherweise Abhilfe schaffen, wie der folgende Abschnitt zeigt.

Wie der Einsatz von Software die Effizienzprüfung erleichtern kann

Die Auswertung der Effizienzprüfung lässt sich durch den Einsatz einer Software erheblich erleichtern. Anders als bei durchgeführten Interviews oder Fragebögen im PDF-Format lassen sich die Ergebnisse so deutlich schneller ermitteln.

Zudem kommt sie den knappen zeitlichen Ressourcen der Mitglieder des Aufsichtsrates entgegen. Diese können so zeitlich und vor allem auch örtlich unabhängig die Fragen zur Überprüfung der Effizienz des Gremiums beantworten. Dadurch beschleunigt sich der gesamte Prozess von der Festlegung der Fragen bis hin zur Besprechung der Auswertung erheblich. Auch wenn dies auf den ersten Blick nicht als eine der ersten Prioritäten gelten mag: Wenn mit jedem Aufsichtsratsmitglied ein Interview durchgeführt werden soll, kann sich der Prozess schnell um einige Wochen verlängern.

Ferner erleichtert der Einsatz von Software nicht nur die Durchführung der Effizienzprüfung, sondern auch die Dokumentation der Ergebnisse. Denn schlussendlich ist nicht nur die Durchführung der Effizienzprüfung für eine Modern Governance wichtig: Vielmehr sollten die Ergebnisse der Prüfung auch tatsächlich dazu genutzt werden, um die Arbeit des Gremiums zu verbessern. Andernfalls sorgt dies nicht nur bei den Aufsichtsräten für Unmut, da diese dafür ihre ohnehin knappe Zeit eingesetzt haben. Darüber hinaus verfehlt die Effizienzprüfung so auch ihre Zielsetzung.

MÖCHTEN SIE MEHR ÜBER BOARD SOFTWARE ERFAHREN?

Lesen Sie mehr über Diligents Sitzungsmanagement Software und finden Sie heraus, wie Diligents moderne Governance Lösungen Ihnen dabei helfen können sicher und effektiv zusammenzuarbeiten. Fordern Sie noch heute eine Demo an.

VORGESTELLTE BLOGS