Governance

Effektive Chefentlastung: Die Aufgabe des Vorstandsbüros

Wir freuen uns sehr über diesen Gastbeitrag von der Büroorganisations-Expertin Enisa Romanic von bürotrainingplus.

Gerade in der digitalen Zeit verändern sich die Anforderungen an die Assistenzen in den Vorstandsbüros grundlegend. Aufgaben wie das Schreiben nach Diktat oder Kaffee servieren zählen aber schon längst nicht mehr zu ihnen, gleichwohl dieses Rollenbild in vielen Köpfen noch stark verankert ist. Der moderne Vorstandschef von heute weiß um die Qualitäten seiner Mitarbeiterin: Diese reichen mittlerweile bis hin zu Führungsverantwortung und Beratung des Vorgesetzten. Dafür braucht es eine erstklassige Ausbildung bis hin zum Studium. Auch ein Bachelor- oder Masterabschluss ist sicherlich hilfreich, um die verantwortungsvollen Themen rund um den Vorstandschef zu managen. Schaut man heute in die Stellenbeschreibung der Vorstandsassistenz, so übernimmt diese immer mehr Tätigkeiten des mittleren Managements: Projekte organisieren, virtuelle Teams führen, Webkonferenzen koordinieren und moderne Software für Aufsichtsratssitzungen implementieren und einsetzen.

Während die klassischen Sekretariatsaufgaben dank des Einsatzes von künstlicher Intelligenz  und digitalen Assistenten immer mehr in den Hintergrund rücken, gewinnen andere Kompetenzen für die Chefentlastung 4.0 immer mehr an Bedeutung: Ein typisches Beispiel dafür ist die Organisation und Planung von Meetings (analog und digital), sowie die Unterstützung bei weltweiten Geschäftsreisen. Die Assistenz brieft das Team und vermittelt Sinn und Zweck des Meetings. Sie sorgt dafür, dass das eingesetzte Konferenzsystem einwandfrei funktioniert und die Mitarbeiter pünktlich und mit den richtigen Unterlagen in die virtuellen Meetings einsteigen können.

Königsdisziplin

Die Königsdisziplin im Vorstandsbüro ist aber nach wie vor das Schreiben von Protokollen und das Nachhalten der erledigten To-dos. Stift und Papier wurden schon lange abgelöst. Mittlerweile werden Sitzungen in vielen Unternehmen über professionelle Board Portale abgehalten. Diese Portale bieten einen entscheidenden Vorteil. Sie beinhalten zahlreiche Funktionen u.a. den Zugriff auf diverse Unterlagen, archivierte Protokolle und weitere sitzungsrelevante Informationen mit nur einer Anwendung. Der Einsatz von Board-Portal-Technologien wie beispielsweise das Diligent Board ist inzwischen nicht nur für viele Assistenzen ein essenzielles Werkzeug in der Gremienarbeit. Vor Sitzungsbeginn können alle Details zur Sitzung, wie zum Beispiel die Punkte der Tagesordnung einschließlich der Teilnehmerliste in das Portal gespeichert werden. Die Protokollführer können sich während der Sitzung innerhalb des Board Portals Notizen machen und auf bestimmte Punkte der Tagesordnung verweisen. Nach der Sitzung können Sie Ihre Notizen im Protokoll sortieren und mit den einzelnen Tagesordnungspunkten verknüpfen, Aktionen zuweisen und die Anmerkungen sicher über das Board Portal an die relevanten Empfänger verteilen.

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Beraterin des Vorstands

Das Management 4.0 erwartet von seiner Assistenz, dass sie operativ oder auch strategisch beraten kann. Wie viele Kompetenzen eine Vorstandsassistenz hat, hängt schlussendlich immer vom Unternehmen, dem Vorgesetzten, ihrem eigenen Auftreten und ihrer eigenen Rolle ab. Als Informations- und Kommunikationsmanager haben die meisten Assistenzen ein gutes Gespür für Zwischentöne und Nuancen bei der Interaktion im Team und können den Vorgesetzten mit wichtigen Informationen versorgen.

Stellvertretung und Unterstützung

Chefentlastung 4.0 hat auch mit Präsentation nach außen zu tun. Moderne Vorstandsassistenzen sind bei Besprechungen mit Kunden als Repräsentant des eigenen Unternehmens oder auch als Stellvertretung des Chefs mit dabei. Sie repräsentieren mit Knigge- und Rhetorikkenntnissen, am besten noch in einer weiteren Fremdsprache, nicht nur den Vorstand, sondern auch die Corporate Identity (CI) des Unternehmens. Dabei ist die Assistenz stets unterstützend zur Hand und Anlaufstelle für Mitarbeiter und Geschäftspartner.

Eigenständiges Arbeiten

Während die Assistenz früher meist stark weisungsgebunden an den Vorstand gearbeitet hat, führt Sie heute Aufgaben eigenverantwortlich aus. Überdies ist das Erstellen von Halten von Präsentationen, in denen die Assistenz Projekt- und Geschäftsergebnisse zusammenstellt und präsentiert eine wichtige Entlastung für den Vorstand. In Anlehnung an ein Expertenkommentar von Daniel Hammer, Manager bei Microsoft, wird die Assistenz in Zukunft mehr als Produktivkraft arbeiten. Sie wird mit digitalen Assistenzen zusammenarbeiten, welche aufkommende Themen und Trends im Internet analysieren. Die Assistenz wird dazu Fachbeiträge heraussuchen und einen Bericht an den Vorstand erstellen. Das macht ihre Arbeit wertvoller und interessanter als reine Routinearbeit.

Flexibilität

In der modernen und flexiblen Arbeitswelt sollten Arbeitszeit und Ort für die Vorstandsassistenz keine große Rolle spielen. Die Arbeitswelt wird immer globaler und Unternehmen agieren mittlerweile weltweit. Damit geht einher, dass manche Aufgaben spontan und außerhalb der Bürozeiten erledigt werden müssen. Sei es eine Reiseumbuchung, eine Anpassung der Präsentation oder eine spontane Videokonferenz und vieles mehr. Flexibilität und Eigeninitiative sind daher wichtige Schlüsselkompetenzen, um sich den entsprechenden Situationen anzupassen und schnell agieren zu können.

Teamplayer

War die Vorstandsassistentin in ihrer besonderen Funktion im Unternehmen früher oft Einzelkämpferin und immer etwas abgeschottet vom Team und Kollegen, so ist sie heute der ideale Koordinator in einer Organisation. Mit ihren kommunikativen und empathischen Kompetenzen ist sie in der Lage Teams vor Ort und virtuell zu führen. Das klassische Rollenverständnis der einsamen Vorstands-Lady ist längst ein Relikt alter Zeit. Die besondere Herausforderung besteht für die Assistenz in der Funktion als Schnittstelle zwischen dem Management und der Belegschaft. Wenn diese noch mit kulturellen und sprachlichen Barrieren gespickt ist, bringt das eine spannende und interessante Unternehmenskultur und somit Arbeitsweise für die Assistenz hervor.

Vorstandschefs müssen Aufgaben delegieren können

Vorstandschefs müssen sich bewusst machen, dass bestimmte Aufgaben an ihre Assistenz delegiert werden müssen, um selbst arbeitsfähig zu bleiben. Die Delegation sollte mit viel Vertrauen und möglichst wenig Kontrolle erfolgen. Dafür sollte die Assistenz Zugriff und Einblick in das E-Mail Postfach des Vorgesetzten erhalten, um bei allen relevanten Themen up-to-date zu sein. Aus meiner Sicht sollte die Assistenz immer mit ihrer persönlichen Signatur und der eigenständigen Bearbeitung von E-Mails nach außen signalisieren, dass sie selbstständig arbeitet und selbstverantwortlich kommuniziert.

Neben der Projektarbeit, den Recherchen oder die Analyse zu neuen Geschäftsfeldern, die bearbeitet und betreut werden müssen, sind es aber auch nach wie vor die kleinen Dinge, die in Summe eine große Entlastung sein können. Genau das macht auch die Spannung und Herausforderung bei der Chefentlastung aus.

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