Trends

Drucken Sie noch oder Klicken Sie bereits? Vorstandssitzungen in der Arbeitswelt 4.0

Wir Assistenzen kennen das nur zu gut, in wenigen Wochen steht die nächste Vorstandssitzung oder Aufsichtsratssitzung an und erneut ist dies mit einer großen Menge an Arbeit für die betroffenen Abteilungen und deren Sekretariate verbunden. Ich weiss nicht wie es Ihnen dabei geht, aber mir stehen jedes Mal die Schweißperlen auf der Stirn, denn solch ein Projekt durchzusteuern bedeutet viel Spaß, aber auch eine ordentliche Portion an zusätzlicher Arbeit.

Ich habe in diversen Unternehmen diese Sitzungen vorbereitet und immer wieder erstaunt festgestellt wie unterschiedlich man solch ein Projekt doch angehen kann. Die einen sind äußerst traditionell unterwegs mit sauber gedruckten und gebundenen Sitzungsunterlagen und somit einer gewaltigen Masse an Papier. Schon tagelang werden manche Büros und Besprechungszimmer als Papierlager verwendet und der, der es auch nur wagt ein Blatt anzufassen wird mit bösen Blicken gestraft. Bis zum letzten Moment werden Seiten ausgedruckt, neu in die Sitzungsunterlagen eingeordnet, um es dann wenige Minuten später erneut auszutauschen. Dann ist der Toner just im falschen Moment alle oder der Drucker streikt total. Wer Unterlagen auch noch binden muss, kennt dieses wiederkehrende Spiel zur Genüge. Ich bin in diesen Momenten immer nicht ansprechbar und meine Chefs haben mir eine ungemein schlechte Laune nachgesagt. Kein Wunder, denn ich bin ein Digital Native und arbeite so oft es geht digital.

Digital oder Papier?

Vor jeder Sitzung des Vorstands- und des Aufsichtsrats sowie der Ausschüsse muss ein enormer Umfang von Informationen an die Teilnehmer verteilt werden. Aus diesem Grund haben bereits viele Unternehmen versucht, papierlose Sitzungen einzuführen.

Der Druck von außen wird dazu immer lauter. Im Zeitalter der Digitalisierung und der Arbeitswelt 4.0 muss heute gefühlt alles digital ablaufen. Jedes Unternehmen will agil arbeiten, sich effizient als auch innovativ aufstellen und sich auch so nach außen präsentieren. Daher sollten jegliche Tools und Apps aus dem Effeff beherrscht werden. Nicht immer einfach mitzuhalten, doch die Trends der Zukunft sitzen einem permanent im Nacken.

Eine gute Implementierung papierloser Prozesse nimmt ihren Anfang mit einem grundlegenden Verständnis darüber, wie die Sitzungsunterlagen derzeit zusammengestellt, übermittelt und aktualisiert werden. Nachdem jeder Schritt skizziert wurde, wird die neue papierlose Plattform so konfiguriert, dass sie den aktuellen Prozess so genau wie möglich repliziert. Aber ein Grund, weshalb papierlose Systeme häufig nicht funktionieren, liegt darin, dass ein Wechsel möglicherweise eher einer Revolution statt einer Evolution gleicht. Sobald die Nutzer mit dem Board Portal und seiner Funktionsweise vertraut sind, werden sie auf natürliche Weise Verbesserungen an den Arbeitsabläufen entdecken, die für ihre Organisation sinnvoll sind.

Meistern Sie erste Hürden erfolgreich

Einfach ist es tatsächlich nicht immer, den ein oder anderen technologischen Dinosaurier in der Vorstandsetage von den innovativen Möglichkeiten zu überzeugen. Dabei existieren diese Hürden und Blockaden bei vielen lediglich im Kopf. Daher kommen nun Sie in Ihrer Rolle umso mehr ins Spiel. Als pfiffige und innovative Assistenz in der Officewelt 4.0 können Sie starker Treiber solcher Change Projekte sein. Denn wer sonst ist enger eingebunden in die Organisation und Steuerung dieser Sitzungen als die wahren Manager und Managerinnen hinter den Managern.

Machen Sie sich daher so schnell wie möglich vertraut mit den Produkten, die in erster Linie Ihnen Zeit und Nerven sparen. Tauchen Sie ein in neue Technologien und streben Sie dabei stets nach Produktivität und Effizienz. Das können die Board Portale sein, aber auch generelle Software, Apps und Tools, die nicht nur Ihren Arbeitsalltag erleichtern, sondern auch den des gesamten Teams. Synchronisieren Sie sich mit der internen IT Abteilung und lassen Sie sich von externen Produktspezialisten beraten.

Schnelligkeit und Effizienz

Gratulation! Sie haben die erste papierlose Sitzung erfolgreich ausgeführt! Selbst wenn alles gut gelaufen ist, ist es nicht ungewöhnlich, dass einige Nutzer nach der ersten papierlosen Sitzung weiterhin ausgedruckte Unterlagen wünschen. Und dies ist völlig in Ordnung. Diese Nutzer können weiterhin Unterlagen in Papierform heranziehen. Sie können ganz einfach aus dem Portal heraus generiert werden samt Wasserzeichen, entweder von Ihnen oder vom jeweiligen Nutzer selbst – je nach Berechtigung. Während die anderen Nutzer mit dem Board Portal vertrauter werden, werden die ablehnenden Papiernutzer feststellen, dass sie länger benötigen, um ihre Notizen in den Unterlagen zu finden und sie bei einer Sitzung zu präsentieren, als die Portalnutzer. Wenn die Sitzungen letztlich schneller und effizienter verlaufen, werden Gegner eines Portals nicht für Verzögerungen verantwortlich sein wollen. Die Entwicklung von Board Portalen zusammen mit leistungsstarken, benutzerfreundlichen Tablets hat Papierlosigkeit und die aus ihr resultierende Effizienz der Sitzungen auf Führungsebene möglich gemacht. Diejenigen, die den Wechsel vollziehen, werden die Vorteile papierloser Gremienkommunikation nicht mehr missen wollen.

Ohne Kulturwandel geht es nicht

Der Erfolg eines Wechsels zur Papierlosigkeit hängt nicht von der Technologie ab, sondern von der Änderung der Gewohnheiten. Von Ihren Stakeholdern auf einmal zu erwarten, sich hinsichtlich der Art und Weise zu ändern, wie sie ihre Sitzungsunterlagen erhalten, erfordert ein eindeutiges Signal seitens der Führungsspitze wie auch der Befürworter, die mit gutem Beispiel voran gehen müssen, indem sie das Board Portal konsequent nutzen. Bauen Sie die Nutzung der Software daher fest in ihre unternehmensinterne Digitalstrategie ein und promoten es innerhalb der Organisation. Werden Sie zum Produktbotschafter und helfen Sie aktiv dabei, transparent zu sein und das Board Portal kontinuierlich zu erklären.

Ein wesentliches Kriterium, ob ein papierloses Portal angenommen wird, ist die Qualität sowie die Gründlichkeit, mit der Trainings für die Assistenten und Nutzer des Portals durchgeführt werden. Ein Training für die Nutzer muss unkompliziert und persönlich sein und wird 1:1 durchgeführt. Meist in den unpassendsten Momenten kommen jedoch gelegentlich Fragen auf. In solchen Situationen ist es wichtig, dass ein 24/7/365-Support mithilfe eines ständig erreichbaren Expertenteams bereitstellt.

Es ist menschlich, anzunehmen, dass es bei der ersten papierlosen Vorstandssitzung kein Papier geben wird. Tatsächlich sollte ein solcher Wechsel jedoch weniger abrupt erfolgen, um die Chance auf Erfolg zu maximieren. Es hat sich positiv erwiesen, die ausgedruckten Unterlagen wie üblich vor der Sitzung zu verteilen oder sie im Sitzungsraum bereitzuhalten, sodass die Teilnehmer sie bei Bedarf zur Hand nehmen können. Es sollte zudem sichergestellt werden, dass die Teilnehmer Gelegenheit hatten, das papierlose Portal vor der Sitzung aufzurufen.

Fazit

Unternehmen benötigen besten Service, sicherste Daten und bedienungsfreundliche Technologien, um sich auf neue innovative Produkte aus der Arbeitswelt 4.0 einzulassen. Seien Sie aktiver Trendsetter und helfen Ihrem Unternehmen zu mehr Produktivität und Effizienz und so werden nicht nur Ihre künftigen Gremiensitzungen erfolgreich sein.

MÖCHTEN SIE MEHR ÜBER BOARD SOFTWARE ERFAHREN?

Lesen Sie mehr über Diligents Sitzungsmanagement Software und finden Sie heraus, wie Diligents moderne Governance Lösungen Ihnen dabei hilfen können sicher und effektiv zusammenzuarbeiten. Fordern Sie noch heute eine Demo an.

VORGESTELLTE BLOGS