Interview

Diligent Talk: Sylvia Unger, Assistentin des Vorstandes

In unserer Interviewreihe „Diligent Talk“ möchten wir Experten, Kunden und hin und wieder auch unsere eigenen Mitarbeiter zu Wort kommen lassen und herausfinden was sie zu dem Thema „Digitale Transformation“ und  „Arbeit 4.0“ zu sagen haben. Heute im Interview: Sylvia Unger, Assistentin des Vorstandes bei einem Großunternehmen in Deutschland.

 

Wie virtuell arbeiten Sie bereits? Welche Hürden gibt es dabei? 

Seit einigen Jahren verwenden wir im Management- und Führungskräftebereich Smartphones, Tablets und Notebooks, insbesondere für den Mailverkehr und auch z. T., um von unterwegs oder zu Hause per remote zu arbeiten. Wobei remote bislang allerdings nur ein bestimmter Personenkreis teilweise arbeitet, für einen ausgedehnteren Kreis fehlen hier noch entsprechende Rahmenbedingungen und Regelungen. Dies ist sicher ein Thema für die nahe Zukunft.

Einen anstehenden Firmenumzug nutzen wir derzeit dazu, sehr viele (alte) Unterlagen zu scannen und dies auch zukünftig konsequenter umzusetzen. Wir streben ein weitgehend papierloses Büro an, was natürlich nicht zu 100 % umsetzbar ist. Die vorhandene Technik wird weiter modernisiert, z. B. werden Papierflipcharts abgeschafft und durch digitale Flipcharts ersetzt. Grundsätzlich erfolgt auch in Besprechungen immer mehr der Einsatz von Tablets und Notebooks, so werden beispielsweise Protokolle z.T. während der Sitzung gleich mitgeschrieben und versendet.

Die Kommunikation läuft sehr viel über E-Mail, teilweise wird auch in der Cloud gearbeitet. Dies aber auch bislang nur in einzelnen Bereichen, sodass unter Umständen hier nicht allen Beteiligten die notwendigen Informationen auf einer Plattform zur Verfügung stehen. Langfristig wird sich das garantiert ändern. Auch Tools wie OneNote werden in einzelnen Bereichen schon verwendet, insbesondere in der IT. Die Benutzung in anderen Bereichen ist mitunter noch etwas zögerlich. Hier sind wir sicherlich gefragt, die Mitarbeiter von den Vorteilen solcher Tools für eine gemeinsame Zusammenarbeit zu überzeugen.

Grundsätzlich wird mitunter noch sehr gerne gedruckt, Papier aufbewahrt und insbesondere ältere Kollegen tun sich zum Teil noch etwas schwer, der fortschreitenden Digitalisierung zu folgen und sich mit den Änderungen anzufreunden. Wir sind aber auf einem guten Weg und müssen kontinuierlich weiter daran arbeiten, hier alle Mitarbeiter ins Boot zu holen und auch die Vorteile des papierlosen Büros aufzuzeigen, ohne dabei die wichtige, persönliche Kommunikation zu vergessen. Denn das die Digitalisierung nicht aufgehalten werden kann, dürfte mittlerweile jedem klar sein. Die Frage ist nur, wie digital will ich / muss ich sein und muss jeder Trend mitgemacht werden? Nur wenn die Mitarbeiter hier auch einen Mehrwert erkennen, werden sie ein Interesse hierfür entwickeln. Für die „junge“ Generation stellt das in der Regel kein Hemmnis dar, sie wachsen mit Digitalisierung, Apps sowie den sozialen Medien und Netzwerken bereits auf. Jung und Alt können sich hier gegenseitig mit den Erfahrungen des Einzelnen unterstützen. Auch die Assistenz kann als Schnittstelle hier Ihren Beitrag leisten.

Wie läuft bei Ihnen das Sitzungsmanagement ab? Digital oder analog? 

Schon seit längerem stellen wir unseren Gremienmitgliedern die Sitzungsunterlagen als PDF zur Verfügung. Seit einiger Zeit haben wir ein Gremienportal, in dem die Unterlagen für alle Beteiligten digital zu einem bestimmten Zeitpunkt zum Abruf bereitstehen. In einer Übergangsphase haben wir parallel dazu die Unterlagen noch verschickt, quasi zur „Eingewöhnung“.

Es wird immer besser angenommen und mittlerweile haben wir auch schon Anfragen zu einem Erfahrungsaustausch von anderen Unternehmen bekommen, die auch ein solch ein digitales Sitzungsmanagement einführen wollen. Solche Prozesse gehen nicht von heute auf morgen, aber wichtig ist hier dranzubleiben und alle Beteiligten immer von Anfang an mit einzubeziehen.

 

Assistenzen sind strategische Business Partner. Stimmen Sie dem zu?

Grundsätzlich stimme ich dem auf jedem Fall zu, glaube aber, dass es in vielen Unternehmen noch immer nicht so ist. Die Rolle der Assistenz ist schon seit einigen Jahren im Wandel, immer mehr wird die Assistentin zum Partner auf „Augenhöhe“ und ist eben nicht mehr „nur“ Sekretärin. Dieser Bereich macht heutzutage nur noch einen kleinen Bereich aus. Die Rolle der Assistentin ist nicht zur unterschätzen, denn in der Regel ist sie sehr nah an der Belegschaft, ist Schnittstelle zwischen Management und Mitarbeitern und fängt viel von der Stimmung im Unternehmen auf. Dies sollten Unternehmen für Ihre Strategieüberlegungen nutzen.

 

Kurzvita Sylvia Unger, Assistentin des Vorstandes

  • Seit knapp 25 Jahren im Unternehmen
  • Ausbildung im Unternehmen als Bürokauffrau
  • Nach erfolgreichem Abschluss 4 Jahre Sachbearbeitung Kundenmanagement
  • Anschließend Abteilungswechsel mit ersten Erfahrungen Projektmanagement, Vorbereitung und Durchführung Schulungen, Organisation von Messen mit Vor-Ort-Einsatz, Abteilungsassistenz und Organisationsmanagement für 4 Jahre
  • Danach bis heute Assistentin der Geschäftsführung / seit fast zwei Jahren Assistentin des Vorstandes, zuständig für das Sitzungsmanagement unserer Gremien, Vertretung Personalservice, erste Anlaufstelle für Führungskräfte, Dienstleister und Gremien, Unterstützung der hauptamtlichen Vorstände im Tagesgeschäft, Reise- und Terminmanagement, Organisation von Tagungen und Veranstaltungen uvm.

Lesen Sie hier, wie Diligent Boards, das weltweit führende Board Portal, auch Ihrem Unternehmen dabei helfen kann auf ein digitales Sitzungsmanagement umzusteigen.

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