Interview

Diligent Talk: Interview mit Angelika Barone, Team Office Excellence – Virtual Assistant Network bei KPMG AG

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

Ganz egal, ob ich als Direktions-Assistenz in einem Hotel in den Bergen oder als Vorstands-Assistenz in einer Bank, Unternehmensberatung oder zuletzt bei KPMG gearbeitet habe − ich habe es geliebt. Mir war immer wichtig mit meinem Chef im Team zu agieren, Business- und Sparringspartnerin zu sein. Voraussetzung hierfür war natürlich, die Strukturen des Unternehmens, die Ziele und Strategien zu kennen. Ich habe gelernt, unternehmerisch zu denken, aber auch einmal die Perspektive zu wechseln. Es hat mich immer motiviert, mitzudenken, zu planen und vorausschauend zu agieren. Zu jedem Plan A, gab es auch gleich Plan B, C und D.

Mein Chef saß in Berlin fest, es fuhren keine Züge mehr − ich organisierte schnell den letzten verfügbaren Wagen. Zwar war es ein Transporter, aber er war rechtzeitig zum Termin in Hamburg. Mein Chef befand sich auf einer Nordseeinsel und war telefonisch nicht zu erreichen − ich rief im Insel-Laden an und bat die freundliche Verkäuferin an seine Haustür zu klopfen. Es gäbe noch viel mehr Anekdoten aus meinem Leben als Assistenz zu erzählen, aber Verschwiegenheit ist eine assistenzspezifische Tugend.

In diesem Beruf gibt es wenig Routinen. Es gilt, den Kopf und das Herz bei der Sache zu haben, Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen zu treffen. Ich habe aufgefangen, abgefedert, moderiert, die Bälle im Spiel gehalten, organisiert und kreativ kommuniziert. Dieser Beruf ist so abwechslungsreich, so vielfältig und bunt – wie gesagt, ich habe es geliebt als Assistentin zu arbeiten.

 

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Eine sehr spannende Frage, zumal wir als Gesellschaft gerade schmerzlich lernen mussten, dass wir in einer VUCA (engl. volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) Umgebung leben. Wir müssen also mit den Herausforderungen, die eine digitalisierte Welt mit sich bringt, umgehen. Es ist mittlerweile fast unmöglich, belastbare Aussagen über die Zukunft zu treffen. Hätte die Digitalisierung diesen enormen Schub bekommen, wenn wir in Zeiten von COVID-19 nicht hätten lernen müssen, digital und virtuell miteinander zu kommunizieren und zu arbeiten? Wer weiß das schon.

Die Rolle der Assistenz wird sich weiterentwickeln, sich verändern. Keine Frage. Arbeit wird kein Ort mehr sein, zu dem wir gehen oder fahren. Kein Gebäude, kein Zimmer, kein Schreibtisch. Arbeit ist überall und zu jederzeit möglich. Teams sind fluide, es wird keine starren Hierarchien mehr geben. Das betriebliche Umfeld wird sich verändern − neue Bürokonzepte, neue Arbeits- und Lebenskonzepte. Vielleicht wird die neue Assistenz-Kollegin ein komplexer Algorithmus sein. Wer weiß das schon.

Diese Veränderungen im Berufsbild der Assistenz erfordern eine klares Mindset, wie zum Beispiel Neugier, Entwicklungsbereitschaft und Unternehmergeist. Es braucht ein passendes Skill-Set wie Teamfähigkeit und Kompetenz in virtueller Kommunikation. Und es bedarf eines sich stetig erneuernden Tool-Sets für digitales Know-how, Socializing und Networking.

Die Zeit der Generalistin wird überholt sein. Teams brauchen Expertinnen, die die Komplexität des Zusammenspiels von Prozessen und Menschen durchdringen und verstehen. Die Assistenz der Zukunft ist sich ihrer selbst bewusst und hat gelernt, sich selbst zu führen. Sie besitzt die Fähigkeit Emotionen zu managen, ist empathisch und kreativ. Dieser Job wird sich nicht mehr über Vorgesetzte definieren. Die Assistenz  findet Sinnhaftigkeit in ihrem eigenen Tun, steht für sich selbst, leitet an, teilt Wissen und, davon bin ich überzeugt, bleibt unersetzlich.

 

Die neue Chefgeneration der Millennials oder Generation Z kommt immer mehr in die Unternehmen und bringt neuen Schwung in die Arbeitsweise vieler Organisationen. Stimmt Sie dies positiv oder eher negativ mit Blick auf die Zusammenarbeit mit jüngeren Vorgesetzten?

Das Leben ist Veränderung. „Panta rhei“ (altgriech. für alles fließt). Kann ich mich auf Veränderungen einlassen, kann ich „fließen“? Es kommt darauf an, was ich als Person aus Veränderung mache. Deshalb kann ich die Frage, ob mich die neue Chef- und Chefinnen-Generation positiv oder negativ stimmt, nicht mit einem klaren Ja oder Nein beantworten.

Eine kurze Geschichte aus meiner Zeit als Assistenz: Ein gutes halbes Jahr habe ich für zwei Chefs gearbeitet. Es gab den typischen Vertreter der „Generation X“ (geboren zwischen 1950-1970) und den typischen Vertreter der „Generation Y“ (geboren zwischen 1970-1990).

X war analog, ausgehende Telefonate musste ich verbinden, der Check-in war meine Aufgabe. Es war wichtig, dass ich die erste Ansprechpartnerin am Telefon und im Vorzimmer war. Ich hatte die Kontrolle, aber auch die Verantwortung. Ich erinnere mich noch an die verzweifelten Anrufe, wenn der Flieger Verspätung hatte oder die Zugverbindung gestrichen wurde.

Y hingegen war ein Digital Native. Er hatte ein Smartphone und alle erdenklichen Apps, die ihm das Arbeitsleben erleichterten. Als ich ihm für seine erste Reise eine Reisemappe mit ausgedruckter Bordkarte und Wegbeschreibung auf den Tisch gelegt habe, empfand er das als sehr „Old School“. Er wollte nicht mit Kollegen oder Mandanten verbunden werden, sein Festnetztelefon war bei seiner Abwesenheit auf sein Handy umgestellt. Den Check-in für seine Flüge hat er mit der entsprechenden App selbst erledigt, Fahrkarten für die Bahn über eine App gebucht.

Panta rhei, alles fließt. Bei Y musste ich lernen, loszulassen. Meine jahrelang erprobten und erfolgreichen Muster und Strukturen waren nicht mehr gefragt. Ich musste Kontrolle abgeben. Nicht einfach für eine Assistentin. Y hatte einen anderen Anspruch an die Assistenz, er sah mich in einer anderen Rolle. Für mich war das damals ein mentaler Kick-off. Ich habe mich mit den digitalen Tools, Apps etc. im Unternehmen auseinandergesetzt und mir Wissen angeeignet. Ich habe meine eigene Komfortzone verlassen und mir neue Bereiche erschlossen. Ganz bewusst habe ich mich auf Veränderung eingelassen. Und so wird es auch mit den Chefinnen und Chefs der „Generation Z“ und der „Generation Alpha“ sein. Jede Generation durchläuft ihre eigene Arbeitssozialisation und definiert, wie sie arbeiten möchte. Deshalb gibt es für mich in dieser Frage kein positiv oder negativ. Alles fließt. Es liegt an mir, wie ich damit umgehe.

 

Kurzprofil von Angelika Barone:

  • Studium der Sozialwissenschaften
  • Direktionsassistentin in verschiedenen nationalen und internationalen Hotels
  • Vorstandsassistenz KPMG AG 2010 bis 2018
  • People Skills, Coach und Trainerin bei Office Excellence, Assistenzorganisation, KPMG AG

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