Interview

Diligent Talk: Interview mit Jana Franke, Executive Assistant

Jana Franke

Sind Sie bereits angekommen im „digital workplace“? Wie digital arbeiten Sie bereits und welche Tools sind wichtig für die Assistenz 4.0?

Seitdem wir bei Axel Springer in der Cloud arbeiten, begeistert mich „mobile only“. Die Freiheit des selbständigen und ortsunabhängigen Arbeitens fasziniert mich. Inzwischen kann ich mir nicht mehr vorstellen, ein Smartphone ohne die Office365-Apps zu nutzen. Ein Beispiel ist die Kalenderplanung: Termine für interne Meetings „abzustimmen“ war noch nie so einfach. Selbst bei 20 und mehr Teilnehmern wird mir sofort der nächstmögliche Termin in der App angezeigt. Dazu waren früher manchmal Unmengen an Telefonaten und E-Mails nötig. Arbeitsdokumente teile ich in der Cloud, das funktioniert auch mit externen Partnern wunderbar. So muss man nicht mehr zig Versionen eines Dokumentes verschicken oder im Gegenzug erhalten, um gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen an einem Projekt arbeiten zu können. Alle haben über einen Link Zugriff auf ein und dasselbe Dokument und sehen automatisch immer den aktuellsten Stand. Das verringert die Anzahl der E-Mails enorm. Ganz zu schweigen davon, dass alle Unterlagen, die ich für Termine oder zum Arbeiten brauche – quasi mein Büro – jetzt in jede Handtasche passen. Ja, auch in eine Clutch, ich kann es selbst manchmal noch nicht glauben.

Seit einem dreiviertel Jahr nutze ich für die interne Kommunikation ein Kollaborations-Tool. Informationen, Dokumente und Fragen können online über Chats und Kanäle im Unternehmen geteilt und gestellt werden. Das verkürzt bei Fragen die Antwortzeiten, erspart den Rechercheaufwand für den richtigen Ansprechpartner und erhöht zudem die Geschwindigkeit des Wissenstransfers. Zudem ist es mir möglich, sehr schnell und unkompliziert Besprechungen telefonisch oder als Videokonferenz zu organisieren. Sich in Besprechungen von unterwegs einfach über einen Link auf dem Smartphone einzuwählen, finde ich super komfortabel.

Ich spreche mittlerweile auch per Sprachassistenz auf dem Smartphone Antworten auf E-Mails und in Chats ein.“ Speech to Text“ ist eine tolle Funktion, es geht wesentlich schneller als tippen und funktioniert auch über das Autotelefon. Für diesen Tipp einer Kollegin aus München bin ich noch immer sehr dankbar.

Bei Axel Springer nutzen wir digitale Visitenkarten. Vorbei die Zeit der manuellen Eingabe von Visitenkarten-Informationen in das Kontakteregister. Passwörter schütze und generiere ich ebenfalls über eine App. Google Maps hilft mir bei der Planung von Anfahrten, Reisen und beim Navigieren. Taxis, Zugfahrten und Hotels buche ich in Deutschland und international ausschließlich online und Buchungsbestätigungen gibt es für unsere Chefs nur noch digital auf das Smartphone.

Eine Sache kann man zum Glück nicht digital oder per App erledigen: Das persönliche Gespräch! Meiner Meinung nach immer noch eins der wichtigsten Tools für die Assistenz. Ich hoffe, das bleibt es auch in Zukunft.

Assistenzen sind strategische Business Partner. Stimmen Sie dem zu?

Absolut! Assistentinnen und Assistenten sehe ich ganz klar als strategische Business Partner. Wir haben nicht nur alle Termine inklusive der inhaltlichen Themen – im wahrsten Sinne des Wortes – immer auf dem Schirm, sondern planen auch vorausschauend und haben dabei die Prioritäten im Blick. Wir sind wichtige Kontaktpunkte für Kollegen, Partner und Kunden und das „Bindeglied“ von und zu unserem Chef. Im Assistenzbüro laufen alle Fäden zusammen. Hier stehen wichtige Unternehmensinformationen bereit, werden interne und externe Anfragen koordiniert, Kunden- und Partnerkontakte gepflegt, die Mails des Chefs aufbereitet nach Themen und Dringlichkeit, Präsentationen vorbereitet, Projekte gemanagt. Ich sehe unsere Funktion als eine Kommunikations- und Schaltzentrale. Wir koordinieren wichtige Termine immer mit dem Blick auf die Unternehmenspläne und -ziele und arrangieren „charmant“ deren Verschiebung, wenn außergewöhnliche Ereignisse es erfordern. Zudem bietet sich uns Assistenzen gerade jetzt die Chance, mit einer fundierten „Digitalkompetenz“ Wege zu weisen und als strategischer Business Partner in der Digitalisierung voranzugehen.

All das ist meiner Meinung nach unerlässlich für erfolgreiches strategisches Arbeiten und somit für den Erfolg eines Unternehmens.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun?

Das Bild der Sekretärin aus den 50er Jahren, die Klischees von kurzen Röcken und Kaffee kochen, der Miss Moneypenny hält sich leider teilweise noch sehr hartnäckig. Und das obwohl sich das Berufsbild in den letzten Jahrzehnten sehr stark verändert hat, sich die Bezeichnungen Office Managerin, Management Assistenz, Executive Assistant durchgesetzt haben und die heutigen Assistenzen eine hohe Ausbildung und diverse Zusatzqualifikationen mitbringen.

Warum ist das Bild der Assistenz dennoch so verfälscht? Gibt es dafür eindeutige, nachvollziehbare Gründe? Eine Frage, die sich mir hier förmlich aufdrängt: Gibt es vielleicht Erwartungen, Miss Moneypenny – Eigenschaften und – Verhaltensweisen, die von manchen Chefs und einem Teil der Assistentinnen und Assistenten selbst noch immer mit der Assistenzrolle verbunden werden?

Eine Kollegin benutzte in einem Artikel mal das Wort „Helfersyndrom“: Wie sieht es mit dem starken Bezug auf eine Person aus? Der Neigung, den Chef zum Mittelpunkt des (Arbeits-)„Lebens“ zu machen? Der Bereitschaft, auch im Privatleben dafür zurückzustecken gegebenenfalls auch private Kontakte, Verabredungen hinten an zu stellen? Nur zufrieden zu sein, wenn der Chef es auch ist? Dem Hang zur Perfektion? Immer erreichbar zu sein, sich unverzichtbar zu fühlen? Die eigene Bedeutung von der Bedeutung des Chefs abhängig zu machen? Sich über seinen Chef zu identifizieren? Ich glaube, nur wenn sich eine Assistenz ehrlich diesen Fragen stellt, sie für sich klärt, kann sie sich selbstbewusst positionieren und sich den alten Miss Moneypenny-Klischees entgegenstellen.

Sich immer wieder bewusst machen, dass die Assistenz per se ein wichtiger Leistungsträger im Unternehmen ist. Sich trauen, sein volles Potenzial zu zeigen und zu leben. Die eigenen Stärken herausarbeiten, sein Kompetenzprofil erstellen und sich gerade als Assistenz sichtbar im Unternehmen positionieren. Zudem halte ich es für immens wichtig, sich zu vernetzen, sich gegenseitig zu unterstützen und in Zeiten der Digitalisierung das „Ass im Ärmel“ – die uns im Blut liegende „Assistenz-Empathie“ zu nutzen. Das sind meine Empfehlungen für die „Future Top Assistants“.

 

Kurzprofil Jana Franke:

  • Steuerfachangestellte, Studium der Psychologie, Mastercoach DVNLP
  • ehemalige Hochleistungssportlerin (Leichtathletik/Langstrecke)
  • 10 Jahre Geschäftsführerin im eigenen Sportverlag (A-Z Sport Media Ltd)
  • seit 2010 bei der Axel Springer SE – Europas führendem Digitalverlag
  • aktuell Executive Assistant für den Vorstand News Media International

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