Interview

Diligent Talk: Interview Bettina Haug, Assistentin der Geschäftsführung bei Augustinum

Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden künftig benötigt?

Wenn ich überlege, ist es aus heutiger Sicht eindeutig die soziale und digitale Kompetenz, die gefragt sind. Und beide bedingen sich gegenseitig. Sozialkompetenz braucht es auch in der digitalen Bürowelt. Und am kraftvollsten einsetzbar ist diese in puncto Kommunikation. Die passiert sehr oft zu schnell und kurz. Nachrichten und Informationen fliegen in Höchstgeschwindigkeit zwischen Menschen hin und her. Wie viele Nachrichten schreiben Sie täglich? Wie viele Chats bedienen Sie oft parallel? Ich mag die neuen technischen Tools und Entwicklungen. Zurück zur Schreibmaschine möchte ich nicht. Das soll nicht bedeuteten, dass ich mir manchmal etwas mehr Langsamkeit wünsche. Wenn eingefordert, ist diese auch in Zeiten von SharePoint, OneNote und Teams möglich.

 

Ich habe gelernt, wie wichtig Zuhören ist, damit Kommunikation nicht ins Stocken gerät. Das bedeutet für die Assistenz Verantwortung zu übernehmen und gemeinsam mit dem Vorgesetzten immer wieder darauf zu achten, dass noch alle an Bord sind. Dass die stillen Mitarbeiter nicht verloren gehen, nur weil die Lauten gehört werden und dass Leistung trotz Abstandsregeln anerkannt wird. Für mich ist es beispielswiese ein wichtiges Element, die „Lieblingskommunikationskanäle“ meiner Kollegen zu kennen. Denn das macht Kommunikation gerade in schwierigen Zeiten leichter. Wenn wir in Kontakt bleiben, bleiben auch unsere Arbeitsbeziehungen gut.

Gleiches gilt auch für den Kontakt mit der/dem Vorgesetzten. Neben einem festen Jour Fixe in der Woche, sind mir täglich formlose kurze „Slots“ wie ein kurzes Check-in-Telefonat am Morgen oder eine kleine Sequenz beim Kaffee holen wichtig. Es reicht, um die Stimmungen aufzunehmen und über Prioritäten zu sprechen. Es ist für mich essenziell zu erfahren, was für ein Ziel die/der Vorgesetzte für den Tag hat und wie es Ihr/Ihm geht.

Fehlt noch die Digitalkompetenz, mit der wir Effizienz und Professionalität im Office bewirken können. Ich rate allen Assistenzen, sich gut mit vorhandenen Technik und Tools auskennen zu wollen. Eine Assistenz kann durchaus auch Vorgesetzte und Kollegen an neue digitale Lösungen heranführen. Übernehmen Sie auch Führung auf diesem Feld. Es zahlt sich für Sie aus, wenn Ihr Chef und Ihr Team im Umgang mit OneNote, SharePoint und Teams fit sind. Mein persönliches Highlight in diesem Zusammenhang war, als mein Chef zu mir sagte: „Ich habe uns übrigens ein gemeinsames Notizbuch für all unsere Jour-fixe in OneNote angelegt!“ Also, worauf warten Sie, der Anfang von allem ist Wollen.

 

Welche Bedeutung haben die Themen Digitalisierung, New Work und künstliche Intelligenz?

Auch in einem Sozialkonzern wie dem Augustinum, beschäftigt die Digitalisierung viele Bereiche und Personen. In diesem Zusammenhang finde ich eine gute Durchmischung in der Altersstruktur von Teams sehr wichtig und befördernd.

Begeistert hat mich persönlich eine Praktikantin, die uns bei der Vorbereitung einer Veranstaltung geholfen hat. Es war schön zu sehen, wie sie mit einer gesunden Portion spielerischer Neugier super Impulse in unsere Projektgruppe getragen hat. Ein Teaser Video zu drehen, schien erst einmal eine große Hürde, aber unsere junge Kollegin hat uns mit ihrer Leichtigkeit und ihrem weniger perfektionistischen Anspruch an das Ergebnis zu einem sehr pfiffigen Video verholfen. Hier ist meine Erkenntnis: Spaß und Neugier vorne anstellen: Nicht verkrampfen und mal ein bisschen weniger perfekt, dafür echt sein. Ich weiß, das ist leichter gesagt als getan. Gerade auch für Leute wie mich, die in ganz konventionellen Strukturen groß geworden sind. Aber hier war es wirklich die junge Praktikantin, die einfach mal das Ruder übernommen hat. Toll!

 

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun?

Ich denke, es liegt an uns selbst. Meist sind Assistenzen geübt darin, sich zurück zu nehmen, das Wohl anderer an oberster Stelle zu stellen. Grundsätzlich muss das nicht schlecht sein aber ich finde ich es auch wichtig, eine gute Balance zwischen Backoffice und Frontoffice zu finden. Eine Mischung aus sichtbar sein und unsichtbar sein – zwischen Kommunikator und Ghostwriter. Dazu ist es enorm wichtig den eigenen Entscheidungsrahmen zu kennen und diesen gut mit dem/der Vorgesetzen abzusprechen und immer wieder abzustecken. Also: nicht nur Geben, auch Nehmen ist erlaubt und wichtig für die „Happyness“ im Job.

Und vernetzen Sie sich! Wenn ich zurückblicke, war mein fachliches Netzwerk bei IMA International Management Assistants mein ständiger Begleiter und mein garantierter Blick über den Tellerrand. Vieles, was „ausgerechnet mir passieren musste“ – ist nicht nur mir passiert, sondern passierte auch in anderen Unternehmen. Und das hat immer viel relativiert. Grenzen setzen wir uns selbst. Ich finde es auch immer wieder gut, sich selbst zu messen. Bin ich noch up-to-date? Wo geht der Trend hin? Ansprechpartner innerhalb und außerhalb des Unternehmens tun gut und können sehr hilfreich sein.

Nutzen Sie Chancen, in dem Sie Verantwortung übernehmen oder Vorangehen. Das bedeutet auch, sich auf manchen Feldern aus der Komfortzone bewegen zu müssen. Aber meines Erachtens verschafft genau das der Assistenz Sichtbarkeit und Wertschätzung.

 

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