Interview

Diligent Talk: Interview mit Andrea Bross, Executive Assistant bei Microsoft

Welche Eigenschaften schätzen Sie im Besonderen an dem Berufsbild der Assistenz?

Ich bin jetzt seit über 20 Jahren im Bereich der Assistenz unterwegs und seit einem Jahr Executive Business Administrator bei Microsoft. Vor meiner ersten Elternzeit habe ich in einem anderen Unternehmen auch ein paar Jahre die Interne Kommunikation für EMEA geleitet, was rückblickend meine absolute Erfüllung war – doch nach meiner zweiten Elternzeit habe ich mich ganz bewusst wieder für die Assistenzrolle entschieden, die ich immer leidenschaftlich gern ausgeübt habe und immer noch gerne ausübe.

Ich finde es unglaublich, was wir Assistenzen tagtäglich alles leisten, in welche Themen auf allen Ebenen des Unternehmens wir involviert sind. Welchem Level an Vertrauenswürdigkeit wir manchmal standhalten müssen, wie sehr wir in die Strategiebildung mit einbezogen werden und vieles mehr. Ich liebe es, dass wir Assistenzen über alle Hierarchieebenen des Unternehmens kommunizieren – von der Poststelle und Facilitys bis hin zur Geschäftsführung – und dass wir auch zu externen Kunden und Partnern Kontakt haben.

Ich bin gerne Sparringspartner für meinen Chef und genieße das blinde Vertrauen, das wir bereits seit dem ersten Kennenlernen im Vorstellungsgespräch hatten. Kaum woanders gibt es ein derart enges Vertrauensverhältnis zwischen Kollegen. Das ist außerordentlich wichtig – aber eben auch nicht selbstverständlich. Ich mag es, meinem Chef den Rücken freizuhalten und sein Arbeitsleben für ihn „mitzudenken“. Bei meinem Vorstellungsgespräch habe ich ganz dreist gesagt, dass eine meiner Gehirnhälften immer für meinen Chef mitläuft, die andere Hälfte für meine Familie und mich. In 99 Prozent der Fälle, in denen eine Rückfrage von ihm kommt: „Mensch, Andrea, wir müssen noch an XYZ denken!“, möchte ich sagen können: „Lehn dich bitte zurück, darum habe ich mich längst gekümmert.“

Ich muss sagen, dass ich mich von all meinen Chefs in den vergangenen Jahren wertgeschätzt gefühlt habe – ich habe mich niemals wie ein „Mädchen für alles“ gefühlt, eher als vollwertiges Mitglied des Leadership Teams. Aber in meinem jetzigen Job ist die Wertschätzung durch meinen Chef, mein Team, unsere Abteilung und Geschäftsführung generell kaum zu über­treffen. Und dann macht es natürlich doppelt so viel Spaß, jeden Tag aufzustehen und Gas zu geben!

 

Sind Sie bereits angekommen im „digital workplace“? Wie digital arbeiten Sie bereits und welche Tools sind wichtig für die Assistenz 4.0?

Wie gesagt bin ich seit einem Jahr bei Microsoft – und daher in einem (fast) vollständig papierlosen und digitalen Büro angekommen. Ab und an kommen noch Verträge per Post, aber auch diese werden sofort digitalisiert und elektronisch signiert und abgelegt. Als wir im März aufgrund von Covid-19 in die Homeoffices geschickt wurden, war das für keinen von uns ein großes Problem. Das Arbeiten von Zuhause aus waren wir ohnehin bereits alle gewöhnt – wir arbeiten bei Microsoft auf der Basis von Vertrauensarbeitszeit und Vertrauensarbeitsort. Seit 1998 gibt es eine Betriebsvereinbarung zur Vertrauensarbeitszeit und 2014 kam der Vertrauensarbeitsort dazu. Seitdem können all unsere 2.700 MitarbeiterInnen entscheiden, wo sie arbeiten. „Bei uns entscheidet jeder Mitarbeiter selbst, wann und wo er am besten arbeitet,“ Zitat von Sabine Bendiek, Geschäftsführerin Microsoft Deutschland, in der Bild am Sonntag im September 2019.

 

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen noch immer so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun? 

Weil wir Assistenzen unser Licht gerne unter den Scheffel stellen – und damit sollten wir so bald wie möglich aufhören! Wir bewegen uns ganz oft im Hintergrund und tun viele Dinge, die nicht für jedermann sichtbar sind. Ja, wir kümmern uns um das Reise- und Terminmanagement unserer Chefs inklusive Vor- und Nach­bereitung von internen und externen Meetings – aber wie viel Prozent macht dieses klassische Assistenzaufgabenfeld eigentlich noch aus? Und das sind tatsächlich die Aufgaben, die eines Tages wahrscheinlich von digitalen Assistenzen übernommen werden können. Was also im Assistentenjob wichtig ist, predige ich immer:

 

  • Schaut über den Tellerrand und involviert euch in Projekte, für die der/die Vorgesetzte gerade keine Zeit hat. Oder engagiert euch in Projekten, die mit eurem Job ggf. gar nicht viel zu tun haben, mit denen ihr aber dennoch etwas bewegen könnt.
  • Fordert regelmäßige 1:1s mit euren ChefInnen ein – Diese sind genauso wichtig wie andere Direct Reports. Oft stehen diese im Kalender, fallen dann aber aufgrund anderer Prios wieder heraus. Das solltet ihr nicht zulassen – Setzt euch regelmäßig zusammen und berichtet euren ChefInnen, was ihr leistet. Pflegt für euch selbst ein Dokument, in dem ihr auflistet, welche Tätigkeiten ihr neben eurem regulären Job erledigt und leistet – ihr werdet sehen, wie schnell diese Liste Woche für Woche wächst!
  • Vernetzt euch intern im Unternehmen auf allen Ebenen so gut es geht und erzählt auch anderen von eurer Arbeit. Zeigt alles, was ihr drauf habt! Auch daraus ergeben sich immer wieder neue Aufgaben und neue Kontakte, da eure Kollegen und Kolleginnen wissen, zu welchen Themen ihr euch auskennt und etwas beitragen könnt. Früher oder später wird es hier dann eher wichtig, auch mal „nein“ sagen zu können.)
  • Vernetzt euch extern! Erkundigt euch, wie es in anderen Unternehmen läuft und tauscht euch aus.
  • Kommt vom Hintergrund in den Vordergrund! Zeigt euch und versteckt euch nicht hinter euren Chefs oder eurer Abteilung. Seid selbstbewusst und seht nicht alles für selbstverständlich an, was ihr tut. Denn das ist es nicht.

 

Vita von Andrea Bross :

Andrea Bross ist passionierte Executive Assistant und blickt auf über 20 Jahre Assistenzerfahrung auf C-Level zurück. Sie war unter anderem über 11 Jahre für den EMEA President des Soft- und Hardware Resellers Insight Technology Solutions tätig. Nach Stationen bei Paychex und LinkedIn kam Andrea im Juli 2019 zu Microsoft Deutschland und arbeitet dort eng mit Andreas Kleinknecht zusammen, Mitglied der Geschäftsleitung, Geschäftsbereich Öffentliche Auftraggeber/Public Sector. Sie hat ein Faible für Kommunikation und Wissenstransfer, ist Co-Organisatoin der „Microsoft Assistant Summits“ und der „Microsoft Virtual Assistant Week“ und engagiert sich aktiv in der Parents@Microsoft Gruppe, die dazu beiträgt, Microsoft zu einem noch familienfreundlicheren Unternehmen zu machen.

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