Interview

Diligent Talk: Claudia Thomas, Executive Business Administrator, Microsoft Deutschland GmbH

Heute im Interview: Claudia Thomas, Executive Business Administrator bei Microsoft Deutschland GmbH

Welche Bedeutung haben die Themen Digitalisierung und New Work in der Assistenz für Sie?

Beide Begriffe haben eine sehr große Bedeutung für den Assistenz Beruf, der sich in den letzten Jahren stark verändert hat. Die Zeiten, in denen die Assistenz vor dem Chef oder dem Team das Büro betreten und als Letzte verlassen hat, sind in meinen Augen vorbei. Das hat vor allem zwei Gründe. Zum einen ist die ständige Anwesenheit durch viele Prozesse, die mittlerweile digital ablaufen, nicht mehr zwingend notwendig. Durch die steigende Mobilität ist es egal, ob ich die Aufgaben vom Büro aus, von zu Hause oder von unterwegs erledige. Und das Gute daran ist, dass ich durch entsprechende Technologie immer alle Informationen dabei habe.

Zum anderen sind viele Arbeitsschritte plötzlich viel einfacher und schneller, was zur Folge hat, dass ich mich auf andere Aufgaben konzentrieren kann – das Aufgabenfeld verschiebt sich also! Für mich persönlich bedeutet das, ich kann flexibel meine Zeit einteilen und auch mal einen Nachmittag mit meiner Familie verbringen oder bei einer Aufführung meiner Kinder dabei sein. Außerdem kann ich inhaltliche Themen stärker treiben oder die Verantwortung für größere Projekte übernehmen, wie zum Beispiel das Assistenz-Netzwerk bei Microsoft Deutschland weiter ausbauen oder intern bei Microsoft und bei unseren Kunden den Assistenzen helfen, mit den Microsoft 365 Tools produktiver zu werden.

 

Der Digital Workplace ist bei Microsoft sicherlich allgegenwärtig. Wie digital arbeiten Sie täglich und welche Tools sind wichtig für die Assistenz 4.0?

Ich arbeite zu 100% digital. Ich habe nicht einmal mehr einen Kugelschreiber in meiner Handtasche! Als ich letztens auf dem Weg zu einem Vortrag beim Kunden war, habe ich mir kurzer Hand Sprechnotizen auf einer Zeitung gemacht, die ich am Flughafen bekommen habe. Den Stift hat mir netterweise eine Flugbegleiterin geliehen. Aufgaben, die mir unterwegs einfallen, notiere ich in der ToDo-App von Microsoft. Diese synchronisiert alle Aufgaben mit Outlook und den Aufgaben in OneNote, sodass ich immer und an jedem Gerät – PC, Mobile, Tablet – einen super Überblick habe, was noch zu tun oder offen ist.

Ansonsten ist Teams mein absolutes Lieblingstool zum Abstimmen, Austauschen und gemeinsamen Erarbeiten von Inhalten. Die Aktivitätenübersicht ersetzt gewissermaßen den Posteingang von Outlook und ich kann besser steuern, welche Informationen mich direkt und welche indirekt erreichen sollen. Ich denke nicht, dass es bestimmte Tools gibt, die für die Assistenz 4.0 wichtiger sind, als andere. Assistenz 4.0 bedeutet für mich mehr Flexibilität – nicht nur im Zeitmanagement, sondern auch in der Auswahl der Themen. Viele Aufgaben, die früher in mühseligen Einzelschritten erledigt werden mussten, sind heute digital und schneller möglich und geben mir mehr Zeit, mich mit wirklich spannenden Themen zu befassen.

 

Haben Sie bereits Erfahrung mit künstlicher Intelligenz im Office? Wie wird bei Microsoft z.B. mit Cortana aktiv gearbeitet? Welche anderen Beispiele gibt es? 

Zunächst muss man vielleicht definieren, was eigentlich künstliche Intelligenz ist. Bei Microsoft definieren wir es so: Eine Technologie, die wahrnehmen, lernen, logisch denken, bei der Entscheidungsfindung unterstützen kann und bei der Lösung von Problemen hilft. Seit fast über 60 Jahren wird über diese Technologie diskutiert, aber der Moment, an dem Maschinen die menschliche Intelligenz übertreffen, ist noch lange nicht erreicht. Und wenn dieser Moment erreicht ist, fehlt den Maschinen die Fähigkeit emotional und emphatisch zu handeln.

Zudem hat Office 365 viele solcher built-in intelligence-Funktionen. In PowerPoint kann man mithilfe des PowerPoint Designers Entwurfsideen automatisch generieren. Während man Inhalte auf einer Folie einfügt, arbeitet Designer im Hintergrund, um diese Inhalte zu professionell entworfenen Layouts zusammenzufügen. Noch besser gefällt mir allerdings der PowerPoint Translator. Ein kleines Add-in, mit dem ich super schnell und einfach ganze Präsentationen übersetzen kann, was relativ häufig vorkommt, denn wir benötigen Texte oft auf Deutsch und Englisch.

Microsoft ist weltweit führender Hersteller von Standardsoftware, Services und Lösungen. Unsere Mission ist, jede Person und jedes Unternehmen auf dem Planeten zu befähigen, mehr zu erreichen.

Claudia Thomas arbeitet seit 2009 mit Unterbrechungen bei Microsoft und als Assistentin insgesamt seit 4 Jahren in unterschiedlichen Abteilungen. Erst war sie Assistenz der PR, später in der DX – die Abteilung, die Entwickler und IT Pros anspricht. Seit August 2017 ist sie Executive Business Administrator für die STU, das ist die Specialist Sales Unit bei Microsoft, also das Team, das sich um Lösungsgeschäfte und insbesondere in den Bereichen Intelligent Cloud, Modern Workplace und Business Applications kümmert.

Mehr zum Thema: Lesen Sie hier, wie Sie Ihre nächste Sitzung effektiver gestalten können.

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