Governance

Digital statt analog – darauf kommt es an, wenn Sie Ihr Büro digitalisieren

buero-digitalisierenWir freuen uns sehr über diesen Gastbeitrag von Andrea Kaden, Digital Change Agent & Efficiency Trainer bei zeitgewinn hamburg.

Die Digitalisierung und damit das digitale Büro sind gekommen, um zu bleiben. Daran besteht kein Zweifel. Analoges und Manuelles, das sich digitalisieren lässt, wird früher oder später digitalisiert und so weit als möglich automatisiert. Das sollte aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Digitalisierung menschengemacht und als in Entwicklung begriffen ist. Man kann sie nicht als etwas Unabhängiges erforschen oder erlernen. Sie wird täglich neu erschaffen und entfaltet sich durch uns, mit uns, mittels uns. Digitalisierung und Mensch durchlaufen eine Co-Evolution.

Wie, Wann, Was werden in dieser Entwicklung ausgehandelt. Nicht aber ein Ob. Ob digitalisiert wird, ist (schon lange) nicht mehr die Frage.

Es gibt bei der Digitalisierung also Gestaltungsräume. Wir und sie müssen uns finden. Das ist ein Annäherungs- und Erkundungsprozess. Das klingt zunächst abstrakt, ich möchte Ihnen jedoch sechs konkrete Erfolgsfaktoren für die Transformation vom analogen zum digitalen Arbeiten im Office an die Hand geben.

1. Klare Ziele

Selbstverständlich sollten Sie die konkreten Ziele Ihrer Digitalisierungsprojekte kennen, z.B. welcher Prozess bis wann, wie digitalisiert werden soll. Das allein genügt aber noch nicht. Über den Zielen muss eine für Ihre Mitarbeiter attraktive Vision des digitalen Büros stehen. Wir alle wissen, dass es nicht leicht ist, lang eingeübte (Arbeits-) Gewohnheiten zu ändern. Da braucht es schon eine lockende Vision und motivierende Ziele, um im stressigen Arbeitsalltag die Mühe der Veränderung auf sich zu nehmen. Effiziente Arbeitsabläufe, Kostenersparnis oder Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sind für die Mitarbeiter viel zu weit weg, nicht attraktiv genug. Viel besser können folgende Visionen für Ihre Mitarbeiter funktionieren:

  • Möglichkeit im Home-oder Mobile Office zu arbeiten
  • Flexiblere Arbeitszeiten
  • Insgesamt mehr Gestaltungsspielraum
  • Mehr Zeit für hochwertige Tätigkeiten und Weiterbildung

Heruntergerbrochen auf konkrete Ziele sind für Mitarbeiter folgende Aussichten motivierend:

  • Reduktion der Ablage- und Suchzeiten
  • Wegfall von (analoger) Doppelarbeit
  • Transparenz und Informationssicherheit
  • Einfache Vertretung von Kollegen und Vertretbarkeit

Vision und konkrete Ziele Ihres Digitalisierungsprojektes sollten tatsächlich von allen Stakeholdern als erstrebenswert angesehen werden, damit Digitalisierungsprojekte erfolgreich verlaufen.

2. Bereitschaft zur Kulturänderung

Home-Office und mobiles Arbeiten setzen Vertrauen voraus. Es will mir nicht einleuchten, dass Unternehmen auf der einen Seite Loyalität und vollen Einsatz von Mitarbeitern verlangen, aber auf der anderen Seite gut ausgebildeten Mitarbeitern nicht zutrauen, sich außerhalb des angestammten lokalen Büros selbst zu organisieren und produktiv zu sein. Hier braucht es dringend die Bereitschaft, sich auf eine neue (Vertrauens-) Kultur einzulassen. Dazu gehören auch flexiblere Arbeitszeitmodelle und eine Bewertung anhand von Ergebnissen statt Anwesenheit.

Daneben müssen wir uns von der perfekten Lösung, dem perfekten Prozess oder Tool verabschieden, sondern müssen uns auf stetiges Experimentieren einlassen.

Diese Änderungen gehen an‘s Eingemachte, das ist mir klar. Dafür sind Bereitschaft, immer wieder ehrliche Kommunikation und ein kontinuierlicher Anpassungsprozess erforderlich.

3. Vorgesetzte als Vorbilder

Nicht nur beim Thema Digitalisierung wird die Vorbildwirkung von Vorgesetzten unterschätzt. Vorgesetzte, die Digitalisierungsprojekte anstoßen oder digitaleres Arbeiten einfordern, sich aber selbst ausgedruckte Tagesmappen, Präsentationen, Verträge von der Assistentin oder den Teammitgliedern liefern lassen, haben eine verheerende Wirkung darauf, wie ernst Mitarbeiter Digitalisierungsprojekte nehmen.

Vorgesetzte, die die hochwertigsten mobilen Devices haben, aber nicht nutzen oder nicht bedienen können, sind dem Fortschritt des digitalen Büros nicht dienlich.

Es ist nachvollziehbar, dass ein Großteil der Generation, die nicht mit Computern aufgewachsen ist, vielleicht nicht ganz so schnell in der Adaption neuer Hard- und Software ist. Aber es wäre dann hilfreich, sich und gegenüber den Mitarbeitern das einzugestehen, offen damit umzugehen, Unterstützung anzunehmen und denen, die schon digitaler unterwegs sind, mehr Gestaltungsmöglichkeiten einzuräumen.

4. Geschulte Mitarbeiter

Von analoger auf eine digitale Arbeitsweise umzustellen und das Büro zu digitalisieren, braucht nicht nur attraktive Ziele, Änderungsbereitschaft auf allen Seiten und Vorbilder, sondern auch jede Menge Fachkenntnisse aus verschiedenen Bereichen.

Es ist nicht genug, ein Tablet, eine App oder einen Teil von MS-Office bedienen zu können. Es geht ja nicht darum, eine einzelne Aufgabe digital abzuarbeiten, sondern ganze Kern- und Unterprozesse digital abzubilden. Das heißt, Mitarbeiter benötigen ein Bewusstsein für das Arbeiten in Prozessen.

Daneben ist es natürlich essentiell, die digitalen Werkzeuge zu beherrschen. Auf der einen Seite wird die Anwendungsoberfläche von Software immer anwenderfreundlicher, auf der anderen Seite werden immer komplexere Prozesse abgebildet. Die Mitarbeiter sollten die Systeme verstehen, mit denen sie arbeiten. Ein ERP System, Office 365 oder eine Vertragsmanagementsoftware einzuführen, ohne umfangreich zu schulen, ist Geldverschwendung.

Ganz konkret für die tägliche digitale Büro-Arbeit müssen Mitarbeiter auch verinnerlichen, worauf es ankommt, nämlich auf: Content, Collaboration und Celerity, das heißt, gemeinsame Produktion und Nutzung von hochwertigem Inhalt und das entsprechend schnell. Das Bewusstsein für die Notwendigkeit, aber auch vor allem die Vorteile von zentraler digitaler Ablage in professionellen Tools muss geschärft werden. Mit den Vorteilen, wie automatische Zusammenarbeit in Echtzeit, automatische Versionierung, Änderungshistorie bis hin zur revisionssicheren Aufbewahrung, die viele Tools (z.B. MS SharePoint, Diligent Boards) heute bieten, gibt es gar kein Argument mehr für analoge Arbeit (gesetzliche Vorgaben für gewöhnlich wenige, sehr spezielle Dokumente ausgenommen).

Unbedingt nötig ist auch die Vermittlung von Basics der gesetzlichen Aufbewahrung und Verantwortlichkeiten sowie des Datenschutzes. Weil häufig Unsicherheit besteht, was wie lange und in welcher Form aufbewahrt werden muss, wird immer noch zu viel Papier ausgedruckt und aufbewahrt.

5. Papierströme an der Quelle austrocknen

Wer wirklich effizient digital arbeiten will, sollte darauf achten, dass in Geschäftsprozessen erst gar kein Papier entsteht. Scannen nach Eingang im eigenen Haus ist Arbeit und auch Verschwendung von Papier.

Und als Unternehmen sollten Sie nur noch digitale Dokumente versenden. Zugegeben, ist das im B2B Kontext einfacher als bei B2C. Jeder Medienbruch in die eine oder andere Richtung kostet Zeit. Lieferanten, Dienstleister sollten mit Nachdruck um digitale Lieferung von Dokumenten gebeten werden und gegenüber Kunden hilft die Vorbildfunktion häufig, Papier zu vermeiden.

6. Alte Zöpfe konsequent abschneiden

Sehr häufig fällt mir auf, dass neue digitale Prozesse etabliert werden sollen, neue digitale Tools eingeführt werden, aber die Mitarbeiter arbeiten weiter wie gestern. Warum? Weil es zunächst einmal vertrauter ist und schneller geht. Die Idee ist häufig, morgen, wenn mehr Zeit ist, teste ich die neue Arbeitsweise, das neue Tool. Aber die Zeit ist nie und aus morgen wird übermorgen usw.

Nachdem die Mitarbeiter wirklich gut geschult wurden, sollten daher alte Programm- und Arbeitsweisen-Zöpfe abgeschnitten werden. Das heißt z.B. dort wo Office 365 SharePoint eingeführt wurde, sollte es keine Ablagemöglichkeit mehr auf einem Abteilungs- oder persönlichen Fileserver geben.

Wenn ein Unternehmen sich entschieden hat, intern per MS Teams und Yammer zu kommunizieren, sollten keine internen E-Mails mehr geschrieben werden.

Dort, wo Diligent Boards für die Gremienarbeit eingeführt wurde, sollten keine Dokumente mehr per Mail oder Papier versandt oder gar auf einem Fileserver abgelegt werden können.

Alte Zöpfe durch technische Regulation abzuschneiden, mag zwar hart klingen, ist aber nicht nur konsequent, sondern notwendig. Merke: Ohne Not oder Konsequenzen vor Augen, fällt es Menschen schwer, ihre Arbeitsweisen zu ändern.

Noch ist die Digitalisierung menschgemacht und Menschen sind beteiligt. Wenn bei der Transformation vom analogen zum digitalen Büro Geschwindigkeit aufkommen soll, empfehle ich, die genannten Punkte zu beachten.

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