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Die Assistenz im Wandel

Ein immer wieder begehrtes Thema in den einschlägigen Foren, auf Konferenzen und Trainings der Branche: Wie wird sich die Rolle der Management Assistenz in den nächsten Jahren verändern. Bleibt sie? Verändert sie sich? Oder stirbt sie gar aus?

Die Assistenz im Wandel

Sind wir mal ehrlich. Das Berufsbild ist seit eh und je im Wandel. Damals war die Angst mehr als groß als aus der Schreibmaschine und dem Fax auf einmal der Computer wurde. Dennoch ging die Reise für die Assistenz weiter. Neue Bereiche haben sich aufgetan, sie konnte sich auf neuen Ebenen einarbeiten und die Arbeit wurde gar erleichtert mit der immer voranschreitenden Technologie.

Gerade jetzt im Rahmen der digitalen Transformation wird das Berufsbild vermehrt mit Fragen konfrontiert wie „Gibt es Euch eigentlich noch in der Zukunft, es gibt doch Alexa, Siri und Co?“.

Ist die Assistenz also ein disruptives Geschäftsmodell? Wie begegnet die Branche selbst wohl solchen Thesen?

 

Die Digitalisierung bringt neue Chancen

Nicht alle Generationen von Assistenzen freuen sich über die Veränderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt. Denn es heißt einmal mehr, wachsam und wissbegierig sein für neue Themen. Und die strömen in großen Massen auf uns zu. Tools, Apps, Softwares und kollaboratives Arbeiten. Und überall muss man mithalten können. Klar setzt dies unter Druck, andererseits ist es aber auch eine schöne Gelegenheit, einmal mehr in sein Profil und Portfolio einzuzahlen und den Vorgesetzten zu zeigen, was eine wahre Management Assistenz alles kann.

 

Storytelling als Türöffner

Leider liegt hier aber noch einiges an Arbeit vor uns, denn es gilt vermehrt Aufklärungsarbeit zu leisten und die wunderbaren Facetten einer hochkarätigen Assistenz aufzuzeigen.

Während jahrzehntelang Terminplanungen, Reiseplanungen und Reiseabrechnungen, Schriftverkehr sowie organisatorische als auch administrative Dinge fester Anker einer jeden Stellenbeschreibung waren, sehen wir heute andere Begrifflichkeiten auftauchen. Projekt Management, Leadership als auch Personalthemen sind immer häufiger im Profil einer Management Assistenz zu finden.

Leadership? Dafür hat es doch den Chef, mag der ein oder andere Leser vielleicht jetzt mit runzelnder Stirn denken. Zurecht sind Assistenzen das Backoffice ihrer Chefs und sind oftmals mehr damit beschäftigt, dass es den Vorgesetzen und Teams gut geht, bevor man sich mit seiner eigenen Rolle einmal auseinandersetzen kann. Fakt ist jedoch, dass gerade die neue Generation an Managern eine andere Erwartungshaltung an die Assistenz hat und somit führt eine moderne Assistenz Teams, verwaltet Budgets und ist eng in Personalfragen eingebunden.  Ich bin mir sicher, dass sich einige der Leser hier erkennen – frei nach dem Motto: Stimmt, das mache ich tatsächlich!

 

Führungskraft Millennials und Generation Z

Apropos neue Generation von Managern. Vielleicht haben auch Sie einen dieser smarten jungen Manager bei sich im Unternehmen, der statt Emails lieber per Slack kommuniziert oder mit den neusten Apps jongliert. Spätestens dann ist Aufwachen angesagt, denn die Erwartungshaltungen der analogen Chefs gegenüber den digitalen Chefs ist genauso unterschiedlich wie Zucker und Salz. Denn die Millennial Chef Generation wird keine Assistenz zum Protokoll schreiben mehr benötigen und auch das Sitzungsmanagement und die Gremienbetreuung laufen anders.  Oftmals braucht man die Assistenz auch nicht mehr für den generellen Schriftverkehr und Reiseplanungen. Entweder übernimmt dies die Technologie sprich all die Tools und Apps, die immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen oder sie machen es einfach selbst. Denn autarkes Arbeiten wird immer mehr zur Tagungsordnung dieser Generation von Self-Management-Managern. Und damit wird sich die Berufsgruppe Assistenz kurz oder lange intensiver mit auseinandersetzen müssen.

Und eigentlich ist das ja auch alles gut so. Diese Entwicklung hilft den Management Assistenzen nämlich unglaublich in er Wahrnehmung und Findung neuer Fähigkeiten. Denn diese gilt es jetzt zu entdecken. Und solch eine Reise in sich selbst macht unglaublich Spaß.

Welche Stärken sind künftig gefragt?

Mein Ansatz ist ganz klar die Fokussierung auf neue Stärken und Skills wie die emotionale Intelligenz, die kein anderer so scharf besitzt wie die Management Assistenz. Sie agiert nicht nur als Coach und Mentor in vielen Situationen, sie ist zugleich Feelgood Manager und Mediator. Wahnsinnig viel Potential also und genau das wird in der Zukunft gebraucht. Es braucht pfiffige Experten statt Generalisten und darauf gilt es aufzubauen.  Das Skillset der Assistenz der Zukunft wird ein ganz anders sein als das, was man all die Jahre kannte. Miss Moneypenny in allen Ehren, aber die heutige und vor allem zukünftige Assistenz ist ein operativer und strategischer Business Partner und spielt mit auf dem Spielfeld, statt am Rand zuzuschauen. Ich bin der festen Meinung, dass Assistenzen künftig als Teil des mittleren Managements wahrgenommen werden sollten.

 

Fazit

Der Wandel der Assistenzrolle ist der Evolution geschuldet, keine Frage. Spannend wird es jedoch wie jeder einzelne damit umgeht. Die Weiterbildungs- und Trainingsmöglichkeiten sind mehr als ausgeprägt rund um die Themen Fit for future, Arbeitswelt 4.0 und Digitalisierung. Und auch die Unternehmen selbst haben eine klare Aufgabe, diese Themen intern zu schulen, um allen Mitarbeitern die Reise in die digitale Transformation so angenehm wie möglich zu machen. Und dazu gehören vor allem eben auch die Office Kräfte.

Bleiben Sie also nicht stehen, gestalten Sie den Wandel aktiv mit. Und selbst wenn es manchmal nicht leicht fällt bei all den Neuerungen mitzuhalten, denken Sie immer ein bisschen aus der sportlichen Perspektive: Erst ein Muskel, der bewegt wird und dabei ab und an auch mal schmerzt, wird sich vergrößern und entfalten können. Aber ist die erste Hürde erstmal überwunden, laufen viele Dinge von ganz alleine und ohne große Anstrengung.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen gutes Gelingen bei all den wunderbaren Herausforderungen, die im neuen Jahr auf Sie warten. Bleiben Sie dabei stets neugierig und aufmerksam und verfolgen Sie wichtige Trends, die für die Industrie der Office Professionals von Bedeutung sind. Mit smarten und klaren Zielen werden Sie erfolgreich den Wandel dieser Profession meistern.

 

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