Governance

Corporate Governance: Tätigkeit der Aufsichtsräte durch Digitalisierung verbessern

Eine effiziente und schnelle Kommunikation ist insbesondere in Krisenzeiten eines Unternehmens enorm wichtig. Nicht nur bei einer Unternehmenskrise, sondern beispielsweise auch einer anstehenden größeren M&A-Transaktion müssen teilweise vom Aufsichtsrat schnell und unter Zeitdruck Entscheidungen getroffen werden. Die Unterlagen, die die Gremiumsmitglieder dazu erhalten, können in der Praxis oftmals erst kurzfristig zur Verfügung gestellt werden. Daraus ergibt sich die Problematik, dass die in der Regel sehr umfangreichen Unterlagen in kürzester Zeit für die anstehende Sitzung vorbereitet werden müssen.

Status quo

Einladungen und Unterlagen zur Aufsichtsratssitzung werden heutzutage in den meisten Fällen noch per E-Mail an die Aufsichtsräte geschickt. Gleiches gilt auch für den Jahresabschluss sowie zusätzliche Unterlagen, die die Aufsichtsräte anfordern. Insbesondere wenn die Unterlagen in mehreren Versionen der Überarbeitung per E-Mail an alle Beteiligten versendet werden, kann es hier zu Kommunikationsproblemen kommen. In der nächsten Aufsichtsratssitzung haben möglicherweise nicht alle Aufsichtsräte die Unterlagen der gleichen Bearbeitungsversion vorbereitet und griffbereit. In der Sitzung muss dann zuerst über die einzelnen Änderungen der verschiedenen Versionen gesprochen werden, bevor über die wesentlichen Inhalte der Sitzung diskutiert werden kann.

Durch diese Vorgehensweise besteht die Problematik, dass für die wichtigen Diskussionsthemen nicht genügend Zeit bleibt. Die ineffiziente Vorbereitung der Sitzungsunterlagen führt dazu, dass unwichtigere Themen einen zeitlich deutlich größeren Rahmen in der Sitzung einnehmen als die tatsächlichen Kernthemen der Sitzung. Eine aktuelle Studie von Forrester Consulting bestätigt dies und fand heraus, dass 71% der vor der Sitzung eingegangenen schriftlichen Berichte mindestens eine Woche alt sind.

Auch wenn in einigen Unternehmen moderne Technologien vorhanden sind, werde diese in der Praxis in vielen Fällen dennoch nicht genutzt. Dadurch geht nicht nur wertvolle Zeit in einer Sitzung verloren, sondern es erhöht sich insbesondere der zeitliche Aufwand für die Kommunikation der Gremiumsmitglieder vor und nach der Sitzung. Wenn beispielsweise ein Sitzungstermin kurzfristig doch etwas früher an dem geplanten Tag anberaumt werden soll, sorgt eine Nachfrage per Mail für eine Unmenge an E-Mails ohne inhaltlichen Mehrwert. Auch wenn der Aufsichtsratsvorsitzende zum Telefon greift und schnell alle Mitglieder des Aufsichtsrates anruft, kostet diese Vorgehensweise viel Zeit.

 

Risiken der derzeitigen Situation

Seit den Hackerangriffen im letzten Jahr wird vermehrt über das Thema Cyberrisiken diskutiert. In den meisten Fällen beziehen sich diese allerdings darauf, die modernen Technologien aus Sicherheitsgründen teilweise eher vorsichtig anzuwenden. Viele Unternehmen machen sich jedoch keine Gedanken darüber, welche Risiken beim Versenden vertraulicher Unterlagen per E-Mail bestehen. Dies ist sicherlich fast jedem schon mal passiert: Mit der automatischen Ergänzung beim Absenden einer E-Mail wurde eine Nachricht aus Versehen an den falschen Empfänger geschickt. Bei Nachrichten, die keine Unterlagen enthalten und nicht sehr vertraulich sind, ist ein solcher Fehler verschmerzbar.

Sofern die Unterlagen jedoch beispielsweise vertrauliche Informationen über einen anstehenden Unternehmenskauf enthalten, sollten diese besser nicht in falsche Hände geraten. Heutzutage findet beim Versenden sensibler Informationen ein Schutz dergestalt statt, dass die mitgeschickten Dateien alle mit einem mündlich vereinbarten Passwort geschützt sind. Zudem enthält die E-Mail nur den Verweis auf den Anhang der E-Mail, sodass aus einer derartigen Nachricht ein falscher Empfänger nichts erkennen kann. Allerdings setzt dies voraus, dass alle Mitwisser des Passwortes dieses auch entsprechend aufbewahren und so vor einem möglichen Hackerangriff schützen.

Bei Konferenzen oder aber auch im Zug fällt immer wieder auf, wie sorglos Aufsichtsräte mit vertraulichen Unterlagen umgehen. So sieht man immer wieder aufgeklappte Laptops, die beim Verlassen des Sitzplatzes nicht mit einem Sperrbildschirm geschützt werden. Offenbar machen sich darüber nur wenige Gedanken, denn so könnte eine dritte Person sich leicht und mit geringem Risiko Zugriff zu vertraulichen Unterlagen verschaffen. Nicht nur das Schützen der Unterlagen beim Verlassen des Sitzplatzes, sondern auch beim Arbeiten im Zug sollte hier der Schutz der Daten mehr beachtet werden. Ohne einen sog. Privacy Filter kann der Nebensitzer im Zug durch einen leichten Blick nach links oder rechts möglicherweise vertrauliche Informationen lesen.

 

Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Prozesse

Die strategische und umfassende Nutzung der Corporate Governance Management -Technologie ermöglicht es Führungsgremien, die Prozesse, Verfahren und Informationen in Bezug auf die Governance-Aktivitäten des Gremiums zu organisieren, zu erleichtern und abzusichern. Ein Board Portal gibt Führungsgremien die Werkzeuge, um ihr Board-Material, ihre Kommunikation und ihr Personal vor Cyberangriffen besser zu schützen.

Sie bietet einen sicheren Raum für die Kommunikation und den Austausch vertraulicher Materialien und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorschriften. Firmen ohne solche Art von Software verlassen sich auf Technologien – wie zum Beispiel persönliche E-Mails – und Prozesse, die sie anfällig für Angriffe machen.

Anders als bisher besteht also dadurch die Möglichkeit, den Aufsichtsratsmitgliedern alle erforderlichen Unterlagen für die anstehende Aufsichtsratssitzung zu übermitteln, ohne eine Unmenge an E-Mails verschicken zu müssen. Auf diese Art und Weise können vor allem verschiedene Bearbeitungsversionen vermieden werden. Sollte dies dennoch der Fall sein, wenn sich einzelne Mitglieder des Aufsichtsrates die Unterlagen für die Sitzung trotz der digitalen Möglichkeiten immer noch ausdrucken, so hat jedes Mitglied dennoch schnellen Zugriff auf die aktuellste Version auf dem eigenen Laptop.

Durch die Anwendung derartiger Software spart sich das Gremium vor allem viel Zeit, die zuvor für das Versenden der Unterlagen und Einladungen per E-Mail erforderlich war. Nicht nur bei der Vorbereitung der Sitzung, sondern auch in der Aufsichtsratssitzung selbst kann jedoch durch den Einsatz dieser modernen Technologie die Produktivität erhöht werden. Sofern für eine schnelle Entscheidungsfindung einer kurzfristig einberufenen Aufsichtsratssitzung während der Sitzung konkrete Fragestellungen geklärt werden müssen, können diese mit Hilfe der Daten in der Sitzungsmanagement Software schnell recherchiert werden. Die zeitintensive Suche in den eigenen Unterlagen oder das Verschieben fallen somit weg. Insbesondere bei dringlichen Entscheidungen, die das Gremium treffen muss, kann dies nicht nur zeitsparend, sondern auch wichtig für das Unternehmen sein. Mit wenigen Klicks kann so beispielsweise der erzielte Umsatz der Niederlassung in Asien recherchiert werden, dessen Höhe als Grundlage für eine anstehende Entscheidung benötigt wird. Insbesondere eine schnelle Entscheidungsfindung in Zeiten einer Unternehmenskrise können so mit Hilfe schnell abrufbarer Informationen erreicht werden.

Sofern die Software auch als Kommunikationsmittel innerhalb des Gremiums eingesetzt wird, sind die darüber ausgetauschten Informationen zudem geschützt – anders als dies bei E-Mails der Fall ist.

Die Einführung eines derartigen Board Portals wird zu Beginn einiges an Einarbeitungszeit für die Aufsichtsratsmitglieder in Anspruch nehmen. Dennoch ist es ein wichtiger Schritt, um nicht nur die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens zu gewährleisten, sondern auch um die Aufsichtsratsarbeit effizienter und transparenter zu gestalten.

 

Klicken Sie hier und fordern Sie eine Demo an um herauszufinden, ob sich ein Board Portal für Ihr Unternehmen lohnen würde. 

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