Best Practices

Board Portale machen überholende Realität beherrschbar

Wenn es um die Entscheidungsfindung im Top-Management geht, erweist sich die Digitalisierung als Fluch und Segen zugleich: „Wir haben eine Tonne mehr Daten, aber nicht mehr Informationen“, bringt es ein DAX-CFO auf den Punkt. Während Entscheidungen früher oft mit „Mut zur Lücke“ getroffen werden mussten, liegt die Herausforderung heute weniger in der Quantität. Das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen und souverän mit „überholender Realität“ umzugehen, ist vielmehr zum Schlüsselfaktor geworden. Dies wiederum lässt sich nur mit digitaler Unterstützung bewältigen.

Jeder Entscheider aus größeren Unternehmen kennt das: wochen- oder monatelang wird an einer Transaktion oder an einem Großprojekt gearbeitet. Die Teams sammeln im Rahmen der Due Diligence bzw. der Marktanalyse massenhaft Daten und Informationen, um das Top-Management bestmöglich auszustatten – nicht zuletzt auch zur internen Absicherung und aus Sorge, zu wenig informiert zu haben. Es entsteht eine laufend aktualisierte Vorlage mit reichhaltigem, oft unübersichtlichem Konvolut. Bis zum Board Meeting wird an den Vorlagen gefeilt, und oft noch kurz zuvor verändern sich wichtige Parameter.

Papierhafte Entscheidungsvorlagen steigern persönliche Haftungsrisiken

Wer in diesem Umfeld eine informierte Entscheidung verantwortlich treffen will, geht mit der Verteilung von Entscheidungsvorlagen per E-Mail oder gar Papier ein hohes Fehlschlagsrisiko ein. Denn wenn sich Grundlagen der Entscheidung stündlich oder gar minütlich ändern, kann traditionelle Board Kommunikation mit der Realität nicht Schritt halten. Für den Geschäftsführer oder Vorstand ergeben sich daraus persönliche Haftungsrisiken, weil das Gesetz von ihnen verlangt, unternehmerische Entscheidungen auf Basis „angemessener Information“ zu treffen. Dazu sind alle verfügbaren Datenquellen auszuschöpfen. Das Problem: kommt es aufgrund seiner Entscheidung zu einem Schaden für das Unternehmen und letztlich zu einem Gerichtsprozess, muss der Manager beweisen, dass er alles richtig gemacht und sich auf aktuelle Informationen gestützt hat. Wenn sich aber herausstellt, dass die Datenlage zum Zeitpunkt der Entscheidung bereits überholt war, wird er sich unter Verweis auf papierhafte Vorlagen nicht exkulpieren können, wenn es faktisch möglich gewesen wäre, aktuelle Daten auf digitalem Weg zu beschaffen. Weil die technischen Möglichkeiten mittlerweile Daten in Echtzeit hergeben, dürften sich die rechtlichen Maßstäbe an die Datenbeschaffung und die Zumutbarkeit der Aktualisierung verändern.

Der digitalbedingten Volatilität digital begegnen

Die mit der Datenflut verbundenen Unwägbarkeiten und damit auch die persönlichen Haftungsrisiken des Managers lassen sich nur beherrschbar machen, indem der digitalbedingten Volatilität auch digital begegnet wird: in einem Board Portal – wie beispielsweise vom Marktführer Diligent – werden Entscheidungsvorlagen in einem digitalen Boardroom mit allen Anlagen auf dem neuesten Stand gehalten. Bis zur letzten Minute lassen sich Änderungen einfügen und kenntlich machen. Auf diese Weise genügen Manager ihren Sorgfaltspflichten, weil sie alles technisch Machbare getan haben, um ihren Entscheidungen stets aktuelle Daten zugrunde zu legen. Kommt es im Fall einer Fehlentscheidung zu einem Haftungsprozess, können sie zudem lückenlos darlegen und beweisen, welche Daten verfügbar waren und dass sie die Entscheidung so treffen durften.

Vertraulichkeit sicherstellen, weniger E-Mails versenden

Board Portale haben aber nicht nur den Vorteil, dass Entscheider zu jedem Zeitpunkt und von jedem Ort auf die aktuelle Version digitaler Sitzungsunterlagen zugreifen können. Sie sind auch in der Lage, sich über einen Chat – vergleichbar mit einem Messenger-Dienst – vertraulich auszutauschen und untereinander digitale Notizzettel weiterzureichen, ohne dafür auch nur eine einzige E-Mail verschickt haben zu müssen. Gerade für kapitalmarktorientierte Unternehmen ist sicheres Sitzungsmanagement wichtig, um – auch im Sinne von Corporate Compliance – die Vertraulichkeit von kursrelevanten Tatsachen sicherzustellen und einen technisch klar abgrenzbaren Kreis an Wissensträgern zu dokumentieren.

Den digitalen Habitus stärken und erlebbar machen

Neben demselben Informationsstand und vertraulicher Kommunikation in Echtzeit erzielen digitale Management Tools wie das von Diligent noch einen nicht zu vernachlässigenden Nebeneffekt: sie fördern den digitalen Habitus des Top-Managements und damit letztlich die Glaubwürdigkeit hinsichtlich der Transformation. Nach eigenem Erleben des Autors wird es durch Nutzung einer Board Meeting Software zur Gewohnheit bzw. Normalität, Dokumente ganz überwiegend digital zu lesen und digital zu bearbeiten. Anstatt Unterlagen auszudrucken, Akten zu führen und handschriftliche Notizen zu machen, lässt sich die rein digitale Handhabung von Dokumenten des Vorstands oder der Geschäftsführung „trainieren“. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich nicht nur der Manager selbst den digitalen Habitus aneignet. Auch sein Umfeld – sprich Management-Kollegen, Bereichsleiter und Assistenzen – adaptiert häufig das Verhalten oder ist zumindest für digitale Informationsversorgung sensibilisiert, wenn der Manager ausschließlich digital agiert.

Den digitalen Manager und Transformator authentisch verkörpern

Wer als Geschäftsführer oder Vorstand das papierlose Büro tatsächlich lebt, keine Kladden oder Notizbücher nutzt, weitgehend auf E-Mails verzichtet und stattdessen Boardroom Software für effiziente Gremienarbeit, Gremienverwaltung und Sitzungsmanagement verwendet, setzt damit zugleich ein starkes Signal nach innen. Denn branchenübergreifend befinden sich zahlreiche Unternehmen in der Transformation, digitalisieren ihre Geschäftsprozesse oder bauen neuartige digitale Geschäfte auf. In diesem Umfeld hängt die Glaubwürdigkeit von Führungskräften vor allem auch von ihrem eigenen Mediennutzungsverhalten ab. Wer ganz überwiegend digital arbeitet und virtuos mit Software umgeht, verkörpert authentisch den digitalen Manager und Transformator. Die Nutzung von Board Portalen bzw. Software für Vorstandstreffen ist also letztlich sowohl Teil der Corporate Governance als auch moderner Unternehmensführung im Wandel der Wirtschaft.

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