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Alexa, organisiere doch bitte mal das Meeting

Alexa? Damit ist nicht die versierte Assistentin im Vorzimmer eines mittelständigen Unternehmens gemeint. Nein, es ist der digitale Assistent von Amazon, an dem man seit geraumer Zeit gar nicht mehr vorbei kommt.
Sie kennen Alexa nicht?

Nun, Alexa ist ein Smartspeaker und sprachgesteuerter, internetbasierter intelligenter persönlicher Assistent des US-amerikanischen Unternehmens Amazon. Er greift auf diverse herstellereigene Dienste sowie Dienste von Drittanbietern zu. Das Gerät wird seit 2015 in den Vereinigten Staaten und seit 2016 in Deutschland verkauft. Die Geräte sind so konzipiert, dass sie im Bereitschaftsmodus die Sprache zunächst geräteintern verarbeiten und auf ein Signalwort warten. Mittels gesprochener Schlüsselwörter wie Alexa, Echo, Amazon oder Computer oder durch Drücken der Aktionstaste auf der Oberseite des Geräts wird die eigentliche Sprachsteuerung eingeleitet. Im Folgenden überträgt das Gerät dann die im Raum gesprochenen Worte digital über das Internet zum Hersteller, wo versucht wird, die Befehle umzusetzen. Lokal ist das Gerät dazu über ein WLAN-Netzwerk oder per Bluetooth mit dem Internet verbunden.
Und ich gestehe, ich bin doch immer wieder begeistert, was dieses Gadget doch alles kann. Recherchen, Wettervorhersage, Bestellungen, Musik abspielen, Geschichten und Kochrezepte vorlesen und vieles mehr.
Aber wie verhält es sich zum Office Umfeld sprich dem Hoheitsgebiet der Assistenz? Auch hier gibt es nämlich Alexa, genauer gesagt „Alexa for business“. Zugegeben ist diese Art der Alexa in den USA weitaus mehr verbreitetet als bei uns, denn Europa kämpft seit Ende Mai ja bekanntlich mit einigen Datenschutz Themen und mit einer DSGVO möchte sich momentan wohl keiner anlegen.
Aber schauen wir doch einmal genauer in die Fähigkeiten von Alexa for business rein. Das ist nämlich ihr Skillset:

  • Büromaterial bestellen
  • Auskünfte geben
  • An Meetings aktiv teilnehmen und Protokoll schreiben
  • Meetingräume buchen und verwalten
  • Reise- und Terminmanagement
  • und vieles mehr

Wie Sie sehen sind dort eine Menge an Aufgaben dabei, die sicherlich auch in die Stellenbeschreibung vieler Assistenzen und Office Manager gehören. Aber sind wir doch mal ehrlich. Büromaterial bestellen? Taxi bestellen? Reisen organisieren? Recherchen? Da sind Aufgaben, die die ein oder andere Assistenz doch gerne delegieren würde. Oder nicht?
Fakt ist, dass dies Standard – und Routineaufgaben sind. Alexa, Siri, Cortana oder all die anderen digitalen Helfer können uns in diesem Feld tatsächlich gut entlasten und unterstützen. Aber was ist, wenn es komplex wird? Eine Alexa kann wunderbar das Papier für den Drucker und Kopierer bestellen. Einlegen und den Papierstau entfernen wird aber immer noch durch einen Menschen erfolgen.

Was glauben Sie? Ob Alexa wohl auch die Organisation Ihrer Vorstandssitzung übernehmen könnte in der Zukunft?

All die Jahrzehnte sind in den sämtlichen Vorzimmern diverser Firmen die Assistenzen aufgeregt durch die Büros gehetzt, wenn einmal wieder die Vorstands- oder Aufsichtsratssitzung anstand. Man jonglierte mit Papier, druckte wie die Weltmeister, um am Ende einiges wieder durch den Schredder zu jagen. Nicht zu vergessen die „Lieblingsdisziplin“ jeder Assistenz: Das Binden der Unterlagen. Man ist mitunter bis zu einigen Stunden damit beschäftigt und oftmals war die Arbeit umsonst, da man in letzter Minute Unterlagen austauschen musste und das heißt mühseliges Aufdröseln des Pamphlets. Spaß macht das sicherlich keinem. Warum also nicht auf eine Alexa zugreifen in solchen Situationen? Aber wie mag das wohl aussehen? Ich gestehe, vorstellen kann ich es mir nicht, aber wer weiß, an welchen Innovationen und Technologien die schlauen Forscher im Silicon Valley und Co gerade arbeiten? Künstliche Intelligenz gibt es ja nicht erst seit Siri oder Alexa. Vielleicht erinnern Sie sich an Eliza oder Watson?

In meinen Seminaren und Workshops versuche ich immer den Teilnehmern die Angst vor der Digitalisierung und der künstlichen Intelligenz zu nehmen und vielmehr zu schauen, wo wir das Thema konkret in unseren Arbeitsalltag einbauen können. Sicherlich funktioniert das nicht überall und nochmals möchte ich erwähnen, dass wir in Europa sicherlich noch etwas Zeit benötigen, um uns auf eine Alexa im Büro einzulassen, aber es ist immer gut zu wissen, was sich da draußen tatsächlich alles tut. Denn gerade Assistenzen, die ja immer wieder mit der Frage konfrontiert werden „Gibt es diesen Beruf in einigen Jahre noch?“ sollten dafür ein Gefühl entwickeln, was sich um die Bürowelt herum alles tut. Und da gehört ein gesundes Verständnis für genau diese Themen auch dazu, denn vorbei kommen werden wir nicht an all der Technologie. Im Gegenteil, hier und da kann sie uns unglaublich dienlich werden.

Was also, wenn Alexa noch nicht ausgereift ist für das Sitzungsmanagement und Sie aber dennoch digitaler agieren möchten in diesem Feld?
Dann auf zu digitalen Sitzungsunterlagen. Denn mit einem digitalen Boardroom sind Sie definitiv in der Digitalisierung Ihres Arbeitsplatzes angekommen und verhelfen nicht nur Ihnen, als Organisator dieser Sitzungen, sondern auch dem gesamten Team zu mehr Produktivität und Effizienz. Mit dieser Technologie sind Sie bestens aufgestellt und erkennen schnell die Vorteile. Hier einige Merkmale eines Board Portals auf einen Blick:

  • Schnelles Erstellen von Sitzungsmappen
  • Verwalten von Meetings und Kalendern
  • Durchführen von Analysen und Umfragen
  • Definieren und Einschränken von Berechtigungen
  • Erhöhen der Sicherheit
  • Kommunikation in virtuellen Datenräumen
  • Einfache Zusammenarbeit und Abstimmung
  • Rund-um-die-Uhr-Zugriff auf Unterlagen
  • Branchenführende Kundenbetreuung

Wir alle wissen nicht, was der Blick in die Zukunft bringen wird. Spannend wird es auf alle Fälle, nicht nur im privaten Umfeld, sondern insbesondere auch in der Arbeitswelt 4.0. Bleiben Sie offen für die Neuerungen, die auf uns zukommen werden, oftmals sind es kleine Unterstützungen, die uns das Arbeitsleben hier und da vereinfachen werden.
Ersetzen wird es den Beruf der Assistenz jedoch nie, davon bin ich fest überzeugt und daher gilt es weiterhin, in sich selbst und die Marke Assistenz zu investieren. Denn die Digitalisierung ist eine wunderbare Chance, in eine Expertenrolle hineinzuwachsen und viele neue Fähigkeiten zu erlernen, die die Assistenz auf eine neue Ebene bringen wird und somit die näher rückende Automation am Ende als gewinnbringender Vorteil genutzt werden kann und statt Disruption neue Opportunitäten bringt. Bilden Sie sich kontinuierlich weiter und werden Sie zu einem wichtigen strategischen Partner in Ihrer Organisation.
Und immer daran denken: Die emotionale Intelligenz, die eine waschechte Assistenz jeden Tag in ihren Job hineinlegt, wird niemals durch die künstliche Intelligenz ersetzt werden. Und das alleine macht diese Rolle unersetzbar.

Ihre Office Expertin
Diana Brandl

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