Governance

10 goldene Regeln für effiziente Sitzungen und Besprechungen

Wissen Sie, wie viel Zeit Sie für Sitzungen aufwenden? Viele MitarbeiterInnen nehmen im Durchschnitt an 62 Sitzungen im Monat teil. Eine gute Organisation und Durchführung ist deshalb essenziell und dazu gehört die Aufstellung von Regeln. In diesem Artikel möchte ich meine wichtigsten 10 Regeln mit Ihnen teilen, damit auch Ihre Sitzungen effizient und produktiv sind.

 

 

1. Begrenzung der Anzahl der Sitzungen

Wenn Sie Ihre Sitzungsqualität verbessern wollen, streichen Sie alle unnötigen Sitzungen. Brauchen Sie diese persönliche oder virtuelle Besprechung wirklich? Oder könnte eine E-Mail oder eine Chat-Diskussion die Arbeit erledigen? Bevor Sie ein Treffen planen, stellen Sie sorgfältig die Tagesordnung zusammen. Diese muss nicht immer aus Themen bestehen, sondern kann auch als zu beantwortende Fragen oder zu treffende Entscheidungen erstellt werden. Informationstreffen sollten so weit wie möglich vermieden werden.

2. Einladung der relevanten Teilnehmer

Je mehr Personen an einem Treffen teilnehmen, desto weniger fühlt sich jeder Einzelne beteiligt. Um Ihre Besprechungen effizient zu gestalten, sollten Sie eine aufgeblähte Sitzungsteilnahme reduzieren und nur diejenigen einladen, die wirklich etwas von der Sitzung mitnehmen können. Falls Sie Zweifel bei der Einladung haben, berechnen Sie den Stundensatz der Beteiligten. Dadurch erhalten Sie ein Gefühl für die Kosten Ihrer Sitzung.

3. Verlassen der Sitzung

Selbst wenn Sie die Liste der TeilnehmerInnen des Treffens sorgfältig vorbereitet haben, könnten sich einige von ihnen trotzdem fehl am Platz fühlen. Um ihre Zeit nicht zu verschwenden, machen Sie es in Ihrem Unternehmen zur Regel, dass die Teilnehmer eine Besprechung jederzeit verlassen können, ohne sich erklären zu müssen. Diejenigen, die sich entscheiden zu bleiben, werden sich umso mehr einbezogen fühlen.

4. Die Sitzung vorbereiten

Bevor eine Besprechung betreten wird, sollte jeder Beteiligte über die Themen informiert sein – und sich vergewissern, dass einem alle notwendigen Informationen vorliegen. Als Sitzungsorganisator müssen Sie sich über das Ziel und das gewünschte Ergebnis Ihrer Sitzung im Klaren sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die Tagesordnung sorgfältig vorbereiten und einige Tage im Voraus schicken. Und machen Sie es zur Regel, dass jeder Teilnehmer sie zumindest vorher lesen sollte. Auch die Rollen der relevanten Akteure sollten klar vergeben sein. Wer moderiert, wer schaut auf die Zeit, wer führt Protokoll?

5. KISS – Keep it short and simple

Haben Sie jemals versucht, den Standard stundenlanger Sitzungen in Frage zu stellen? Nicht jede Sitzung benötigt 60 Minuten, um die Themen der Tagesordnung durchzugehen. Außerdem neigen wir nach dem psychologischen Prinzip, dem so genannten Yerkes-Dodson-Gesetz, dazu, am besten unter „etwas“ Druck zu arbeiten. Die Verkürzung der Zeit kann also die Effektivität Ihrer Sitzung tatsächlich erhöhen. Und um sicherzustellen, dass Sie nicht anfangen, sich mit einigen Themen aufzuhalten, können Sie z.B. eine Praktik aus der Scrum Meetingkultur übernehmen und alle TeilnehmerInnen zwischendurch aufstehen lassen.

6. Konzentration auf 3 bis 5 Themen

Das menschliche Gehirn ist nicht in der Lage, viele Informationen auf einmal aufzunehmen. Wenn Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer bis zum Ende auf sich ziehen wollen, wählen Sie die wenigen Themen aus, die Sie behandeln möchten. Und sammeln Sie alle Ihre kleineren Themen in einer Kategorie „Sonstiges“, die Sie außerhalb der Sitzung oder bei der nächsten Sitzung ansprechen können. Auf diese Weise wird es auch einfacher sein, die Sitzung kurz zu halten.

7. Gutes Zeitmanagement

Die Zeit der Anwesenden ist kostbar. Lassen Sie sie nicht verschwenden, indem Sie darauf warten, dass die Sitzung beginnt. Diejenigen, die pünktlich sind, werden es zu schätzen wissen, pünktlich zu beginnen, und die Nachzügler werden ihre Lektion für das nächste Treffen lernen. Ebenso sollten Sie sich bemühen, den vollen Terminkalender der TeilnehmerInnen zu honorieren, indem Sie pünktlich zum Ende kommen.

8. Verhinderung von Einzelgesprächen

Wenn Sie Ihre Sitzung kurz und effizient halten wollen, müssen Einzelgespräche außerhalb stattfinden. Lassen Sie nicht zu, dass Debatten oder technische Diskussionen zwischen zwei Personen in der Mitte der Sitzung stattfinden, auf die Gefahr hin, alle anderen Beteiligten warten zu lassen. Wenn der Schwerpunkt einmal abweicht, laden Sie die Teilnehmer freundlicherweise ein, wieder zum Geschehen zurückzukommen.

9. Verbot von Mobiltelefonen und Laptops

Mobiltelefone und Computer können eine große Quelle der Ablenkung sein. Laut einer Umfrage bekennen sich 92% der Befragten zum Multitasking bei Besprechungen und 69% zum Abfragen von E-Mails. Die Regel „Gadget free“ kann einen großen Unterschied in Bezug auf die Produktivität von Meetings machen. Das Durchsetzen wird sicherlich schwierig werden.

10. Erfassung von Aktionspunkten und Follow-up

Wenn Sie Ihr Treffen sorgfältig vorbereitet haben, sollten Ihre Ziele für jedes Thema klar definiert und allen Teilnehmern mitgeteilt werden. Achten Sie beim Abschluss jedes Themas darauf, dass Sie die Hauptpunkte und Aktionspunkte festhalten und klar definieren, wer für jede Aktion verantwortlich ist. Senden Sie am Ende des Treffens das Protokoll und verfolgen Sie die beschlossenen Aktionen weiter.

 

Sitzungsregeln implementieren

Abschließend gilt es darüber nachzudenken, klare Sitzungsregeln festzulegen. Dies hilft für die Meetingkultur im Unternehmen immens.

Eine Liste von Besprechungsregeln von Grund auf neu zu erstellen, wäre beispielsweise eine gute Maßnahme, um die Teambindung zu steigern. Lassen Sie die Teilnehmer zusammenarbeiten, um eine Liste mit ihren bevorzugten Sitzungsregeln zu erstellen.

Halten Sie die Liste der Sitzungsregeln so kurz wie möglich, während Sie gleichzeitig die Ziele erreichen. Denn zu viele Regeln bewirken, dass die Teilnehmer sie vergessen. Was aber, wenn dies nicht gelingt? Das kann immer passieren. Wichtig ist, dass Sie stringent vorgehen. Einzelne Ausrutscher können in der Regel durchgelassen werden. Wiederholungen können eine Neuformulierung der Grundregel erfordern.

Besprechungen sind so angelegt, dass die besten Ideen jedes Teilnehmers zum Vorschein kommen, und Grundregeln helfen Ihnen, dies effizient zu tun. Dies sollte man jeder Teilnehmergruppe immer wieder klar mit auf den Weg geben.

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