Politique de confidentialité

Déclaration de confidentialité de Diligent Corporation
Dernière mise à jour : 11 mai 2017

Cette déclaration de confidentialité vise à expliquer, de manière aussi transparente que possible, comment Diligent Corporation et ses filiales (désignés collectivement « Diligent » ou « nous ») utilisent et divulguent les données que nous recueillons par l’intermédiaire de nos services. Nous sommes fiers de fournir un service à la clientèle maintes fois récompensé, mais pour ce faire, nous devons être en mesure de transférer les noms et les coordonnées de nos utilisateurs à l’échelle mondiale. Cela nous permet d’identifier facilement les personnes qui contactent notre ligne d’assistance afin d’offrir, en permanence, le service 7 j/7, 365 j/365 que nos clients attendent. Bien que nous soyons tenus de fournir les informations juridiques suivantes, veuillez noter que tout le personnel de notre service d’assistance clientèle est composé de salariés de Diligent et que nous ne faisons jamais appel à des sous-traitants pour assurer l’assistance à notre clientèle. En outre, la présente déclaration de confidentialité ne s’applique pas au contenu des documents du conseil d’administration que nous stockons au nom de nos clients. Ces documents sont protégés conformément à nos politiques de sécurité et ne sont hébergés que dans nos sites d’hébergement dédiés aux États-Unis, au Canada et en Allemagne. Les clients européens peuvent choisir de faire héberger leurs sites Diligent Boards exclusivement en Allemagne. En raison de la rigueur et de la spécificité de nos systèmes de sécurité, les détails des politiques de sécurité qui protègent leurs documents ne sont fournis qu’à nos clients. Veuillez prendre contact avec l’équipe de spécialistes clientèle pour plus de documentation sur nos protocoles de sécurité qui assurent la protection des documents des clients ou pour vous entretenir avec un membre de notre équipe de sécurité.

Aux fins de la présente déclaration de confidentialité, les « Services » comprennent : les coordonnées de contact sur www.diligent.com et go.boardbooks.com associées à notre service de portail pour conseils d’administration (« Diligent Boards ») et tous les services et applications associés au site Web et à Diligent Boards, comme notre application iPad, notre application Windows et notre client intelligent. La présente déclaration de confidentialité ne s’applique pas à nos pratiques sur d’autres sites Web ou hors ligne.
L’utilisation des données recueillies par nos Services doit se limiter à la prestation du service pour lequel le Client a engagé Diligent.

Politiques des cookies

Données d’enregistrement. Vous ou votre entreprise devez disposer d’un abonnement actif pour vous inscrire et accéder à nos services. Nous recueillerons votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse électronique et d’autres coordonnées ainsi qu’un identifiant que nous générerons pour vous lors de votre connexion pour accéder à nos services. Nous pouvons également recueillir d’autres données facultatives.

Services. Nous utilisons les données recueillies pour fournir nos Services, pour répondre aux demandes des utilisateurs, pour offrir une assistance technique et une assistance clientèle, pour gérer nos activités, pour améliorer les Services et pour nous conformer aux obligations légales.

Site Web. Lorsque vous parcourez notre site Web ou que vous utilisez les Services, nous pouvons recueillir automatiquement des données techniques comme votre adresse IP, votre parcours de clics et des fichiers journaux (comme indiqué ci-dessous). Pour utiliser nos Services, vous devrez vous enregistrer comme utilisateur.

Marketing. Nous pouvons également vous envoyer des bulletins d’information et des courriels de marketing de temps à autre, si vous n’avez pas désactivé cette option. Par respect pour votre vie privée, vous pouvez choisir de cesser de recevoir notre bulletin d’information ou nos courriels de marketing en suivant les instructions pour vous désabonner incluses dans ces courriels ou accessibles ici.

Utilisateurs des applications. Lorsque vous utilisez une de nos applications, nous pouvons recueillir l’identifiant de votre appareil, votre adresse IP et des données de langue, nom et modèle de l’appareil, type, nom et version du système d’exploitation et autres. Nous ne suivons pas la géolocalisation de votre appareil.

Fichiers journaux. Nous utilisons votre adresse IP et d’autres données des fichiers journaux standard pour diagnostiquer des problèmes avec nos serveurs et pour administrer notre site Web et nos Services. Nous recueillons également des données d’utilisation de notre site Web et de nos Services, telles que adresses IP, types de navigateur (comme Internet Explorer ou Google Chrome), pages de renvoi et pages visitées, que nous stockons dans des fichiers journaux. Nous utilisons ces données (a) pour analyser les modèles de trafic sur les pages Web et l’utilisation de nos Services, (b) pour administrer notre site Web et nos serveurs et (c) pour fournir et améliorer nos Services. Nous n’associons pas ces données recueillies automatiquement à d’autres données recueillies à votre sujet.

Données personnelles sensibles. Nous n’avons pas besoin et ne demandons pas de données personnelles sensibles telles que données médicales, d’appartenance raciale/origine ethnique, d’opinions politiques ni d’orientation sexuelle.

Partage avec des tiers

À l’exception des cas expressément autorisés par notre contrat de service avec vous, nous ne pourrons jamais fournir de documents confidentiels stockés sur notre application Diligent Boards ou Diligent Teams à un tiers. En outre, nous ne vendrons jamais vos coordonnées personnelles à des tiers pour quelque raison que ce soit. Nous ne transmettrons vos coordonnées personnelles à des tiers que dans les situations décrites dans la présente déclaration de confidentialité.

Nous pouvons transmettre vos coordonnées et vos données personnelles à des entreprises qui fournissent des services pour nous aider dans nos activités commerciales comme l’offre d’un service à la clientèle. Ces entreprises ne sont pas autorisées à utiliser vos données personnelles sauf dans le but d’aider Diligent à fournir ces services à ses clients.

Nous pouvons également divulguer vos données personnelles :

  • à nos filiales ou à nos succursales ; toutefois, si tel est le cas, l’utilisation et la divulgation de vos données personnelles seront soumises à la présente déclaration de confidentialité ;
  • dans certaines situations, Diligent peut être tenu de divulguer des données personnelles en réponse à des demandes légales émanant de pouvoirs publics, y compris pour répondre aux exigences en matière de sécurité nationale ou d’application de la loi ;
  • tel que requis par la loi, comme dans le cas d’une convocation du tribunal, d’une procédure judiciaire similaire ou tel que demandé par les tribunaux ou les organismes chargés de l’application de la loi ayant Diligent sous leur juridiction ;
  • lorsque nous pensons de bonne foi que la divulgation est nécessaire pour protéger nos droits, comme preuve dans un litige dans lequel nous sommes impliqués, pour protéger notre sécurité ou celle d’autrui, pour une enquête à propos d’une fraude ou pour répondre à une demande du gouvernement ;
  • à toute autre tiers avec votre consentement préalable pour ce faire.

Compléter les données d’utilisateurNous pouvons recevoir des données vous concernant provenant d’autres sources, y compris de bases de données accessibles au public ou de tiers à qui nous avons acheté des données et pour les combiner avec des informations à votre sujet dont nous disposons déjà. Ceci nous permet de mettre à jour, d’élargir et d’analyser nos données, d’identifier de nouveaux clients et d’offrir des produits et des services susceptibles de vous intéresser. Si vous nous fournissez des informations personnelles sur d’autres personnes ou si d’autres personnes nous fournissent des informations à votre sujet, nous ne les utiliserons que pour la raison spécifique pour laquelle elles nous ont été fournies.

Voici des exemples d’informations personnelles qui peuvent être obtenues de sources publiques ou achetées auprès de tiers et combinées avec les informations sur vous déjà en notre possession :

  • des informations d’adresse de sources tierces tels que les services postaux américains afin de vérifier votre adresse de manière à pouvoir expédier votre commande sans erreur et éviter une fraude et ;
  • des données de marketing sur nos clients, achetées auprès de tierces parties et qui sont combinées avec les informations sur vous déjà en notre possession de manière à créer plus de publicité et de produits sur mesure.

Données recueillies auprès de nos Clients ou pour nos Clients

Diligent recueille des informations sous la direction de ces entités avec lesquelles il a conclu un contrat pour la fourniture de Diligent Boards (ses « Clients »), et n’a pas de relation directe avec les personnes dont il traite les données personnelles pour le compte de ses clients. Nous traiterons ces données conformément aux dispositions de nos Clients ; l’utilisation et la divulgation, par nos clients, des données personnelles qu’ils nous soumettent et ces Services ne sont pas soumis à la présente déclaration de confidentialité. Si vous utilisez Diligent Boards au nom d’un de nos Clients et que vous ne souhaitez plus être contacté par le Client qui utilise nos Services, veuillez contacter le Client avec qui vous interagissez directement. Nous pouvons transférer vos données personnelles à des entreprises qui nous aident à fournir nos services. Les transferts à des tiers sont contrôlés par les obligations de confidentialité qui sont semblables à celles reprises dans les accords de service avec nos Clients.

Comme indiqué, Diligent n’a pas de relation directe avec les personnes dont elle traite les données personnelles au nom de ses Clients. Une personne qui souhaite avoir accès ou corriger, modifier ou supprimer des données inexactes doit adresser sa demande au Client de Diligent (le contrôleur de données). Si un Client demande à Diligent de modifier ou de supprimer les données, nous nous conformons à ces demandes en application du contrat que nous avons avec le Client en question et nous répondrons à sa demande dans les 30 jours.

Nous conserverons les données personnelles que nous traitons au nom de notre Client aussi longtemps que nécessaire pour fournir des services à notre Client. Diligent conservera et utilisera ces données personnelles, le cas échéant, pour se conformer à ses obligations légales, régler des différends et faire appliquer ses accords.

Cookies du navigateur

Diligent et ses partenaires utilisent des cookies ou des technologies similaires pour analyser les tendances, administrer le site Web, suivre le parcours des utilisateurs sur le site Web et recueillir des informations démographiques sur notre base d’utilisateurs dans son ensemble. Vous pouvez contrôler l’utilisation des cookies au niveau de chaque navigateur, mais la désactivation des cookies peut limiter votre accès à certaines fonctions ou fonctionnalités sur notre site Web ou dans nos services.

Nous travaillons en partenariat avec un tiers soit pour afficher de la publicité sur notre site Web, soit pour gérer notre publicité sur d’autres sites. Notre partenaire tiers peut utiliser des technologies telles que les cookies pour recueillir des informations sur vos activités sur ce site Web et d’autres sites afin de vous proposer des publicités adaptées à vos activités et à vos intérêts de navigation. Si vous ne souhaitez pas que ces informations soient utilisées dans le but de vous fournir des publicités adaptées à vos intérêts, vous pouvez désactiver cette option en cliquant ici (ou si vous résidez dans l’Union européenne, cliquez ici). Veuillez noter que cela ne vous exclut pas du service de publicité. Vous continuerez de recevoir des publicités génériques.

Des tiers avec lesquels nous travaillons en partenariat pour fournir certaines fonctionnalités sur notre site Web ou pour afficher de la publicité adaptée à votre activité de navigation sur le Web utilisent également des objets à stockage local (LSO) comme HTML5 pour recueillir et stocker des informations.

Plusieurs navigateurs peuvent offrir leurs propres outils de gestion pour la suppression des LSO d’HTML5.

Transferts à l’étranger

Des données personnelles (par exemple noms, adresses électroniques et numéros de téléphone) recueillies par le biais des Services peuvent être transférées et traitées par Diligent et ses filiales, par des partenaires commerciaux et par des fournisseurs de services situés dans d’autres pays, y compris les États-Unis, le Royaume-Uni, l’Allemagne, la Nouvelle-Zélande, le Canada, l’Australie, Hong Kong et Singapour, dont certains peuvent ne pas offrir une protection juridique identique ou équivalente à celle de votre pays d’origine pour vos données personnelles
Nous nous efforcerons toujours d’adopter des normes appropriées en matière de protection de la vie privée, où que vos données soient localisées et d’adopter des mesures appropriées (conformes aux lois sur la vie privée en application à l’échelle locale) afin d’assurer un niveau adéquat de protection de la vie privée.

EU-U.S. Privacy Shield et Swiss-U.S. Privacy Shield

Diligent et sa ou ses succursales Diligent Board Member Services NZ Limited, Diligent Boardbooks Limited, Diligent APAC Board Services Pte. Ltd., Diligent Board Services Australia Pty. Ltd., Diligent APAC Limited et Diligent Boardbooks GmbH adhèrent au cadre de l’EU-U.S. Privacy Shield et au cadre du Swiss-U.S. Privacy Shield et ont déclaré les respecter. Diligent s’engage à soumettre toutes les données personnelles reçues des pays membres de l’Union européenne (UE) et de la Suisse, respectivement, en s’appuyant sur chaque cadre de Privacy Shield, par rapport aux principes applicables dans les cadres. Pour en savoir plus à propos du cadre du Privacy Shield, consultez la liste de Privacy Shield du département du Commerce américain. [https://www.privacyshield.gov/list]

 

Diligent est responsable du traitement des données personnelles qu’elle reçoit, sous chaque cadre de Privacy Shield et ensuite des transferts vers un tiers agissant à titre d’intermédiaire en son nom. Diligent se conforme aux principes du Privacy Shield pour tous les transferts ultérieurs des données personnelles à partir de l’UE et de la Suisse, y compris les dispositions en matière de responsabilité pour les transferts ultérieurs.

 

En ce qui concerne les données personnelles reçues ou transférées conformément aux cadres du Privacy Shield, Diligent est soumise aux pouvoirs d’application règlementaires de la commission fédérale du commerce des États-Unis. Dans certaines situations, Diligent peut être tenu de divulguer des données personnelles en réponse à des demandes légales émanant de pouvoirs publics, y compris pour répondre aux exigences en matière de sécurité nationale ou d’application de la loi.

 

Pour une question non résolue de confidentialité ou une utilisation de données dont vous n’êtes pas satisfait, veuillez contacter notre fournisseur de services de règlement des différends tiers situé aux États-Unis (gratuitement) par la page  https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

 

Sous certaines conditions, décrites plus en détail sur le site de Privacy Shield [https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint], vous pouvez recourir à une procédure d’arbitrage exécutoire après épuisement des autres procédures de règlement des différends.

 

Liens vers d’autres sites

Diligent n’est pas responsable des pratiques de confidentialité ou du contenu des autres sites vers lesquels notre site Web ou les Services peuvent fournir des liens.

Widgets des médias sociaux

Notre site Web comprend des fonctionnalités de médias sociaux, tels que le bouton J’aime de Facebook ainsi que des widgets, tels que le bouton Partager ou des mini-programmes interactifs qui s’exécutent sur notre site Web. Ces fonctionnalités peuvent recueillir votre adresse IP, les pages que vous visitez sur notre site Web et peuvent installer un cookie assurant le bon fonctionnement de la fonctionnalité. Les widgets et les fonctionnalités des réseaux sociaux sont soit hébergés par un tiers soit hébergés directement par notre site Web. Vos interactions avec ces fonctionnalités sont régies par la déclaration de confidentialité de l’entreprise qui les fournit.

Accès aux données personnelles

À la demande, Diligent vous fournira des informations indiquant si nous détenons ou si nous traitons, pour le compte d’un tiers, toute donnée personnelle qui vous concerne. Pour demander ces informations, veuillez envoyer un courriel à l’adresse électronique legal@diligent.com.

 

Si vos données personnelles changent ou si vous ne souhaitez plus utiliser nos Services, vous pouvez corriger ces données, les mettre à jour, les modifier, les supprimer ou les supprimer, demander à les faire enlever d’un témoignage ou à désactiver une bonne partie de vos informations en effectuant le changement sur notre page d’informations réservée aux membres ou en prenant contact avec nous par téléphone, par courriel ou par courrier postal à l’adresse indiquée ci-dessous. Nous répondrons à votre demande d’accès dans les 30 jours.

Nous conserverons vos données tant que votre compte sera actif ou aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir des services. Nous conserverons et utiliserons vos données personnelles, le cas échéant, pour nous conformer à nos obligations légales, régler des différends et faire appliquer nos accords.

Témoignages de clients/commentaires/études

Nous publions sur notre site Web, des témoignages/commentaires/études de nos clients qui peuvent contenir des données personnelles. Nous obtenons le consentement écrit de nos clients avant la publication pour mentionner leur nom avec leur témoignage. Si vous publiez un commentaire ou un autre contenu sur un emplacement public de notre site Web ou de nos Services, ce commentaire peut être vu par les autres utilisateurs ainsi que par les visiteurs de notre site Web. Il nous est impossible de garantir que l’utilisation qui sera faite du contenu ne violera pas la présente déclaration de confidentialité

Sécurité

La sécurité de vos données personnelles et les données de nos Clients revêtent une grande importance pour nous. Lorsque vous saisissez des données sensibles (telles que les identifiants de connexion pour les utilisateurs de Diligent Boards), nous chiffrons la transmission de ces informations par les protocoles SSL (Secure Socket Layer) et TSL (Transport Layer Security). Nous nous conformons aux normes généralement acceptées en ce qui concerne la protection des informations personnelles qui nous sont transmises, à la fois lors de la transmission et après réception de ces dernières. Toutefois, aucun moyen de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sûr à 100 %. Par conséquent, nous ne pouvons pas garantir la sécurité absolue. Si vous avez des questions concernant la sécurité de notre site Web ou nos Services, notre personnel peut vous mettre en contact avec notre Service de sécurité

Révision de cette déclaration

Nous pouvons mettre à jour cette déclaration de confidentialité afin de refléter les changements apportés à nos pratiques d’information. Si nous apportons des changements importants, nous vous en informerons par courriel (envoyé à l’adresse électronique mentionnée dans votre compte) ou au moyen d’un avis sur le présent site Web, avant l’entrée en vigueur de ces changements. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les dernières informations au sujet de nos pratiques en matière de confidentialité.

Nous contacter

Si vous avez des questions à propos de la présente déclaration de confidentialité et de sécurité, les pratiques sur le présent site Web ou vos transactions sur ce site Web, veuillez prendre contact par courriel ou par courrier avec le Contracts Department à l’adresse suivante Diligent Corporation, 1385 Broadway, 19th Floor, New York, NY 10018, États-Unis.