Politique de confidentialité

Déclaration de confidentialité de Diligent Corporation
Dernière mise à jour : 22 septembre 2016

La présente déclaration de confidentialité vise à expliquer avec le plus de transparence possible comment Diligent Corporation et ses sociétés affiliées (collectivement dénommées « Diligent » ou « nous ») utilisent et divulguent les informations que nous recueillons par l’intermédiaire de nos services. Nous sommes fiers de proposer un service à la clientèle réputé, mais pour atteindre notre objectif, nous devons être en mesure de transférer les noms et coordonnées de nos utilisateurs à travers le monde. Ce transfert nous permet d’identifier facilement les personnes qui appellent notre ligne d’assistance et d’offrir ainsi le service 24 h/24, 7 j/7 et 365 j/365 que nos clients s’attendent à recevoir. Si nous sommes tenus de fournir les mentions légales suivantes, veuillez noter que l’ensemble de notre personnel d’assistance à la clientèle est constitué de salariés de Diligent et que nous ne faisons jamais appel à des sous-traitants pour prendre en charge l’assistance aux clients. De même, la présente déclaration de confidentialité ne s’applique pas au contenu des documents de conseil que nous conservons pour le compte de nos clients. Ces documents sont protégés conformément à nos politiques de sécurité et sont uniquement hébergés dans nos installations dédiées, situées aux États-Unis, au Canada et en Allemagne. Les clients européens ont la possibilité de voir leurs sites Diligent Boards hébergés exclusivement en Allemagne. Compte tenu du caractère strict et propriétaire de nos systèmes de sécurité, les détails relatifs aux politiques de sécurité qui protègent les documents des clients ne sont fournis qu’à ces derniers. Veuillez contacter votre équipe de conseillers client pour davantage de documentation sur nos protocoles de sécurité mis en œuvre pour protéger les documents des clients ou pour parler à l’un des membres de notre équipe Sécurité.

Le terme « Services », au sens de la présente déclaration de confidentialité, désigne : www.diligent.com et go.boardbooks.com (collectivement dénommés le « site Internet »), les coordonnées associées à notre service de portail pour conseils d’administration (« Diligent Boards ») ainsi que tous les services et applications associés au site Internet et à Diligent Boards tels que notre application pour iPad, notre application Windows et notre client intelligent de bureau. La présente déclaration de confidentialité ne s’applique pas à nos pratiques hors ligne ou sur d’autres sites Internet.

L’utilisation des informations recueillies par l’intermédiaire de notre service se limite à la fourniture du service pour lequel le client a engagé Diligent.

Politique en matière de cookies

Informations relatives à l’inscription. Votre société ou vous-même devez disposer d’un abonnement en cours pour vous inscrire et accéder à nos services. Nous recueillerons notamment votre nom, le nom de votre société, votre adresse électronique et d’autres coordonnées ainsi qu’un identifiant que nous générerons pour vous lorsque vous vous inscrirez pour accéder à nos services. Nous serons également amenés à recueillir d’autres informations facultatives.

Services. Nous utilisons les informations que nous recueillons pour fournir nos services, répondre aux demandes des utilisateurs, offrir une assistance technique à la clientèle, gérer nos activités, améliorer les services et nous conformer aux obligations légales.

Site Internet. Lorsque vous naviguez sur notre site Internet ou utilisez les services, il se peut que nous recueillions de manière automatique des informations techniques telles que votre adresse IP, des informations sur votre parcours de navigation et des fichiers journaux (voir ci-dessous). Vous devrez vous inscrire en tant qu’utilisateur pour utiliser nos services.

Marketing. Nous pouvons également vous envoyer de temps en temps des courriels de marketing et des bulletins d’information, sauf si vous avez refusé leur réception. Afin de préserver votre vie privée, vous pouvez demander à ne plus recevoir nos bulletins d’information ou courriels de marketing en suivant les instructions de désabonnement incluses dans ces messages ou en nous contactant marketing@diligent.com.

Utilisateurs de l’application. Lorsque vous utilisez l’une de nos applications, nous pouvons notamment recueillir l’identifiant de votre appareil, son adresse IP et des informations sur la langue ou encore le nom et le modèle de l’appareil, le type, le nom et la version du système d’exploitation ainsi que certaines autres informations. Nous ne pistons pas les données de localisation géographique en provenance de votre appareil.

Fichier journaux. Nous utilisons votre adresse IP et d’autres informations standard dans les fichiers journaux susceptibles de nous aider à diagnostiquer les problèmes rencontrés avec nos serveurs et pour gérer notre site Internet et nos services. Nous recueillons également des informations sur la manière dont vous utilisez notre site Internet et nos services : adresses IP, types de navigateur (Internet Explorer ou Google Chrome, p. ex.), pages référentes et pages visitées. Nous les stockons ensuite dans des fichiers journaux. Ces informations nous permettent (a) d’analyser les modèles de trafic sur les pages Web et l’utilisation de nos services, (b) de gérer notre site Internet et nos serveurs et (c) de fournir et d’améliorer nos services. Ces informations recueillies automatiquement ne sont pas reliées aux autres informations que nous recueillons à votre sujet.

Données personnelles sensibles. Nous n’exigeons pas et ne vous demandons pas de nous fournir des données personnelles sensibles telles que des données médicales, sur votre origine ou votre appartenance ethnique, vos opinions politiques ou votre sexualité.

Partage avec des tiers

Nous ne fournirons jamais les documents confidentiels enregistrés dans nos applications Boards ou Teams à quelque tiers que ce soit, sauf si vous nous y avez autorisés expressément dans le cadre de notre contrat de service. De plus, nous ne vendrons jamais vos coordonnées personnelles à des tiers, quelle qu’en soit la raison. Nous ne transmettrons vos coordonnées personnelles à des tiers que de la manière décrite dans la présente politique de confidentialité.

Il est possible que nous transmettions vos données personnelles et coordonnées à des entreprises qui nous aident dans le cadre de nos activités opérationnelles, notamment pour la prestation de services à la clientèle. Ces entreprises sont autorisées à utiliser vos données personnelles dans la seule mesure nécessaire pour aider Diligent à offrir ces services à ses clients.

Nous pouvons également être amenés à divulguer vos données personnelles :

  • à nos sociétés affiliées ou filiales ; dans ce cas, l’utilisation et la divulgation de vos données personnelles seront toutefois régies par la présente déclaration de confidentialité ;
  • dans certaines situations, il se peut que Diligent doive communiquer des données personnelles en réponse à une demande légitime des autorités publiques, notamment pour des questions de sécurité nationale et de maintien de l’ordre public ;
  • dans le cadre d’une obligation légale, par exemple pour répondre à une citation à comparaître ou à toute autre procédure juridique similaire ou comme l’exigent les tribunaux et organes de répression compétents pour statuer sur Diligent ;
  • lorsque nous estimons de bonne foi que la divulgation de vos données personnelles est nécessaire pour protéger nos droits, en tant que preuve dans le cadre d’un litige dans lequel nous sommes impliqués, pour protéger votre sécurité ou celle d’autrui, enquêter sur les fraudes ou répondre à une requête des autorités ;
  • à tout autre tiers si nous disposons de votre consentement préalable.

Complément aux données des utilisateurs
Nous pouvons recevoir des informations à votre sujet en provenance d’autres sources, notamment des bases de données publiques ou des tiers qui en font le commerce, et nous pouvons combiner ces informations avec les données vous concernant que nous possédons déjà. Nous pouvons ainsi mettre à jour, développer et analyser nos dossiers, identifier les nouveaux clients et fournir des produits et services susceptibles de vous intéresser. Si vous nous fournissez des données personnelles concernant d’autres personnes ou si d’autres personnes nous fournissent des informations à votre sujet, nous les utiliserons uniquement dans le but pour lequel elles nous ont été spécifiquement communiquées.

Par exemple, les données vous concernant que nous possédons déjà pourront être combinées avec les données personnelles suivantes que nous pourrions obtenir auprès de sources publiques ou de vendeurs tiers :

  • vos coordonnées postales obtenues auprès de sources externes, par exemple les services postaux, afin de vérifier votre adresse pour expédier correctement votre commande et éviter les fraudes ; et
  • les données de marketing concernant nos clients achetées auprès de tiers, combinées avec les informations vous concernant que nous possédons déjà afin de créer des publicités et des produits plus personnalisés.

Données issues de nos clients ou collectées en leur nom

La société Diligent recueille des informations sous la direction des entités avec lesquelles elle est entrée en relation contractuelle pour la fourniture de Diligent Boards (ci-après ses « clients »). Elle n’entretient aucune relation directe avec les individus dont elle traite les données personnelles pour le compte de ses clients. Nous traiterons de telles données selon les instructions de nos clients. L’utilisation et la divulgation par nos clients des données personnelles qu’ils nous transmettent ainsi que les présents services ne sont pas régis par la présente déclaration de confidentialité. Si vous utilisez Diligent Boards pour le compte de l’un de nos clients et que vous ne souhaitez plus être contacté par le client utilisant notre service, veuillez vous adresser directement au client avec lequel vous interagissez. Il est possible que nous transmettions des données personnelles à des sociétés qui nous aident dans la fourniture de nos services. Les transferts à des tiers intervenant par la suite sont régis par des accords de confidentialité similaires à ceux contenus dans les contrats de service conclus avec nos clients.

Comme mentionné précédemment, Diligent n’entretient aucune relation directe avec les individus dont elle traite les données personnelles pour le compte de ses clients. Toute personne souhaitant consulter, corriger, modifier ou supprimer des données inexactes doit s’adresser au client de Diligent (gestionnaire des données). Si un client demande à Diligent de modifier ou de supprimer des données, nous nous conformons à de telles demandes en nous appuyant sur la relation contractuelle établie avec le client concerné. Nous répondrons à cette demande dans un délai de 30 jours.

Nous conserverons les données que nous traitons pour le compte de nos clients aussi longtemps que nécessaire pour fournir des services à notre client. Diligent conservera et utilisera ces données personnelles aussi longtemps que cela s’avérera nécessaire pour respecter ses obligations légales, résoudre ses litiges et faire valoir ses engagements.

Cookies de navigateur

Diligent et ses partenaires utilisent des cookies ou des technologies similaires pour analyser les tendances, gérer le site Internet, suivre les déplacements des utilisateurs sur le site et recueillir des informations démographiques sur notre base d’utilisateurs dans son ensemble. Vous pouvez contrôler l’usage des cookies dans votre navigateur. Néanmoins, si vous décidez de les désactiver, vous risquez d’être limité dans l’utilisation de certaines caractéristiques ou fonctions de notre site Internet ou service.

Nous avons conclu un partenariat avec une société tierce, qui se charge soit d’afficher des publicités sur notre site Internet, soit de gérer notre publicité sur d’autres sites. Il se peut que notre partenaire utilise des technologies comme les cookies pour recueillir des informations concernant vos activités sur ce site et d’autres de manière à vous proposer des publicités basées sur les pages que vous visitez et sur vos centres d’intérêt. Si vous ne souhaitez pas que ces informations soient utilisées pour vous proposer des publicités personnalisées, vous pouvez désactiver cette fonction en cliquant ici (ou si vous résidez dans l’Union européenne, en cliquant ici). Veuillez remarquer que la désactivation de cette fonction ne vous empêchera pas de recevoir des publicités. Vous continuerez de recevoir de la publicité générale.

Transferts à l’étranger

Les données personnelles (telles que les noms, adresses électroniques et numéros de téléphone) recueillies par l’intermédiaire des services sont susceptibles d’être transférées à et traitées par Diligent et ses sociétés associées, partenaires commerciaux et fournisseurs de services actifs dans d’autres pays, notamment aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Allemagne, en Nouvelle-Zélande, au Canada, en Australie, à Hong Kong et à Singapour. Il est à noter que certains d’entre eux n’offrent pas à vos données personnelles de protection juridique égale ou équivalente à celle de votre pays de résidence.
Quel que soit l’endroit où vos données se trouvent, nous nous efforcerons toujours d’adopter des normes et d’appliquer des mesures adéquates (en conformité avec les lois sur les données confidentielles en vigueur au niveau local) afin d’apporter aux données confidentielles un niveau de protection approprié.

Accord Privacy Shield entre l’UE et les États-Unis
Diligent et ses filiales Diligent Board Member Services NZ Limited, Diligent Boardbooks Limited, Diligent APAC Board Services Pte. Ltd., Diligent Board Services Australia Pty. Ltd., Diligent APAC Limited et Diligent Boardbooks GmbH respectent l’accord Privacy Shield signé entre l’UE et les États-Unis pour lequel nous avons obtenu une certification de conformité spécifique. Diligent s’engage à respecter les principes applicables de l’accord Privacy Shield concernant toutes les données personnelles reçues depuis des pays membres de l’Union européenne (UE). Pour en savoir plus sur l’accord Privacy Shield, consultez la liste mise à disposition par le Département du Commerce des États-Unis [https://www.privacyshield.gov/list].

Dans le cadre de l’accord Privacy Shield, Diligent est responsable du traitement des données personnelles reçues et de leur transfert vers les tiers qui agissent pour son compte. Diligent respecte les principes de l’accord Privacy Shield, y compris les clauses de responsabilité, pour l’ensemble des transferts ultérieurs de données personnelles en provenance de l’UE.

S’agissant des données personnelles reçues ou transférées relevant de l’accord Privacy Shield, les actions de Diligent sont placées sous le contrôle de la Federal Trade Commission des États-Unis. Dans certaines situations, il se peut que Diligent doive communiquer des données personnelles en réponse à une demande légitime des autorités publiques, notamment pour des questions de sécurité nationale et de maintien de l’ordre public.

Pour toute question à propos de la confidentialité ou de l’usage de vos données qui n’aurait pas reçu de réponse satisfaisante, vous pouvez contacter (gratuitement) notre prestataire chargé de la résolution des litiges basé aux États-Unis à l’adresse https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Dans certaines circonstances, décrites plus en détail sur le site Internet de l’accord Privacy Shield [https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint], vous pouvez solliciter un arbitrage exécutoire lorsque les autres procédures de résolution des litiges ont été épuisées.

Sphère de sécurité entre la Suisse et les États-Unis
Diligent adhère au programme de la sphère de sécurité établi entre le Département du Commerce des États-Unis et la Suisse, qui réglemente la collecte, l’utilisation et la conservation des données personnelles en provenance de Suisse. Diligent a certifié adhérer aux principes de confidentialité de la sphère de sécurité en ce qui concerne les avis, les choix, les transferts ultérieurs, la sécurité, l’intégrité des données, l’accès et le respect des règles applicables. Pour en savoir plus sur le programme de la sphère de sécurité et pour consulter la certification de Diligent, visitez la page https://safeharbor.export.gov/swisslist.aspx.

Liens vers d’autres sites

Diligent n’est en aucun cas responsable des pratiques de confidentialité ou du contenu des sites dont les liens figurent sur notre site Internet ou dans nos services.

Widgets de médias sociaux

Notre site Internet inclut des fonctionnalités de médias sociaux, telles que le bouton « J’aime » de Facebook et des widgets, tels que le bouton « Partager ce contenu », ou des mini-programmes interactifs qui s’exécutent sur notre site. Ces fonctionnalités peuvent recueillir votre adresse IP ou la page que vous êtes en train de visiter sur notre site Web et elles peuvent installer un cookie pour assurer le bon fonctionnement de la fonctionnalité. Les fonctionnalités et widgets de médias sociaux sont hébergés soit par un tiers, soit directement sur notre site Internet. Vos interactions avec ces fonctionnalités sont régies par la déclaration de confidentialité de l’entreprise qui les propose.

Accès aux informations personnelles

Si vous le souhaitez, Diligent peut vous indiquer si nous détenons ou traitons pour le compte d’un tiers vos données personnelles. Envoyez-nous votre demande par courriel à l’adresse legal@diligent.com.

Si vos données personnelles changent ou si vous ne souhaitez plus recourir à nos services, vous pouvez corriger, mettre à jour, modifier, effacer ou supprimer vos données, demander à ce qu’elles soient supprimées d’un témoignage ou les désactiver en apportant les modifications requises sur notre page d’information des membres ou en nous contactant par téléphone, par courriel ou par courrier postal à l’adresse qui figure ci-dessous. Nous répondrons à votre demande d’accès dans un délai de 30 jours.

Nous conserverons vos données tant que votre compte sera actif ou tant que cela s’avèrera nécessaire pour vous fournir nos services. Nous conserverons et utiliserons vos données dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales, résoudre des litiges et faire valoir nos engagements.

Témoignages/commentaires/avis des clients

Nous publions sur notre site Internet des témoignages, commentaires ou avis de clients susceptibles de contenir des données personnelles. Avant de publier le nom et le témoignage de nos clients, nous demandons leur consentement par écrit. Si vous publiez un commentaire ou tout autre contenu sur un espace public de notre site Internet ou dans le cadre de nos services, ce commentaire peut être vu par les autres utilisateurs et par les visiteurs de notre site Internet. Nous ne sommes pas en mesure de garantir que ce contenu sera utilisé de manière conforme à la présente déclaration de confidentialité.

Sécurité

Nous accordons une grande importance à la sécurité de vos données personnelles et des informations de nos clients. Lorsque vous entrez des données sensibles (comme les informations de connexion pour les utilisateurs de Diligent Boards), nous chiffrons la transmission de ces données par la technologie SSL/TLS (Secure Socket Layer/Transport Layer Security). Nous respectons les normes en vigueur pour protéger les données personnelles qui nous sont communiquées pendant leur transmission et une fois qu’elles sont en notre possession. Néanmoins, aucun mode de transmission sur Internet ou moyen de stockage électronique n’est sécurisé à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité absolue de vos données personnelles. Pour toute question relative à la sécurité sur notre site Internet ou dans le cadre de nos services, nos équipes peuvent vous mettre en contact avec notre service de sécurité.

Révisions de la présente déclaration

Nous pouvons être amenés à mettre à jour la présente déclaration de confidentialité afin de refléter l’évolution de nos pratiques en matière de gestion des données. En cas de changement important, nous vous informerons par courriel (envoyé à l’adresse indiquée dans votre compte) ou en publiant une notification sur ce site Internet avant l’entrée en vigueur de la modification. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance de nos pratiques les plus récentes en matière de confidentialité.

Nous contacter

Pour toute question relative à la présente déclaration de confidentialité et de sécurité, aux pratiques ou aux transactions sur ce Site Internet, veuillez nous contacter par courriel ou par courrier à l’adresse Contracts Department, Diligent Corporation, 1385 Broadway, 19th Floor, New York, NY 10018.