Datenschutzrichtlinien

Diligent Corporation („Diligent“)
Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: Freitag, 11. Mai 2017

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten und Informationen die Diligent Corporation und seine Tochtergesellschaften (gemeinsam bezeichnet als „Diligent“ oder „wir“) im Rahmen seiner Dienste erhebt und wie wir diese nutzen. Wir sind stolz auf unseren preisgekrönten Kundenservice. Dafür ist es jedoch nötig, dass wir Namen und Kontaktinformationen unserer Benutzer weltweit nutzen können. So können wir Anrufer problemlos zuordnen und ihnen den Rund-um-die-Uhr-Support bieten, den unsere Kunden von uns erwarten. Wir sind zu den folgenden rechtlichen Angaben verpflichtet. Bitte beachten Sie jedoch, dass unser Kundensupport-Personal ausschließlich aus Mitarbeitern von Diligent besteht und wir im Rahmen des Kundensupports niemals auf Subunternehmen zurückgreifen. Des Weiteren gilt diese Datenschutzerklärung nicht für die Inhalte von Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsunterlagen, die wir im Auftrag unserer Kunden aufbewahren. Diese Unterlagen sind gemäß unseren Sicherheitsrichtlinien besonders geschützt und werden ausschließlich in unseren hierfür vorgesehenen Rechenzentren in den USA, Kanada und Deutschland gehostet. Europäische Kunden haben die Möglichkeit, ihre Diligent Boards-Umgebungen ausschließlich in Deutschland hosten zu lassen. Aufgrund der strikten und proprietären Natur unseres Sicherheitssystems werden genaue Informationen zu den Sicherheitsrichtlinien, die für den Schutz der Dokumente unserer Kunden gelten, nur unseren Kunden direkt mitgeteilt. Bitte wenden Sie sich an das Kundenzufriedenheitsteam, wenn Sie umfassendere Informationen zu unseren Sicherheitsprotokollen für den Schutz von Kundendokumenten wünschen oder wenn Sie mit einem Mitglied unseres Sicherheitsteams sprechen möchten.

Im Sinne dieser Datenschutzerklärung umfasst „Dienste“: www.diligent.com und go.boardbooks.com, Kontaktinformationen für unseren Board-Portaldienst („Diligent Boards“) und alle zugehörigen Dienste und Anwendungen für die Website und für Diligent Boards, etwa unsere iPad-Anwendung, unsere Windows-Anwendung und unseren Desktop Smart Client. Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für unsere Verfahrensweisen auf anderen Websites oder offline.
Die Nutzung der im Rahmen unserer Dienste erfassten Informationen beschränkt sich auf die Erbringung der Dienstleistung, derentwegen der Kunde an Diligent herangetreten ist.

Cookie-Richtlinie

Angaben zur Registrierung. Sie oder Ihr Unternehmen benötigen ein aktuelles Abonnement, um sich für unsere Dienste zu registrieren bzw. darauf zugreifen zu können. Wir erfassen und speichern Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens, Ihre E-Mail-Adresse und andere Kontaktinformationen sowie Benutzernamen und Passwort, die wir für Sie erstellen, wenn Sie sich für den Zugriff auf unsere Dienste registrieren. Möglicherweise erfassen wir auch andere, optionale Informationen.

Dienste. Wir verwenden die erhobenen Daten zur Bereitstellung unserer Dienste, zur Beantwortung von Anfragen, zur Bereitstellung von technischem und Kundensupport, zur Verwaltung unserer Geschäftstätigkeit, für Verbesserungen unserer Dienste und um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Website. Wenn Sie unsere Website durchsuchen oder die Dienste nutzen, erfassen wir möglicherweise automatisch technische Daten wie Ihre IP-Adresse, Clickstream-Daten und Protokolldateien (wie unten angegeben). Zur Nutzung unserer Dienste ist eine Registrierung als Nutzer erforderlich.

Marketing. Von Zeit zu Zeit erhalten Sie von uns Marketing-E-Mails und Newsletter, es sei denn, Sie haben den Erhalt derartiger Informationen abgelehnt. Sie können den Erhalt unseres Newsletters oder von Marketing-E-Mails jederzeit widerrufen, indem Sie die in diesen E-Mails enthaltenen Anweisungen zum Abbestellen des Abonnements befolgen oder indem Sie hier mit uns Kontakt aufnehmen.

Anwendungsnutzer. Bei der Nutzung einer unserer Anwendungen erfassen wir möglicherweise Ihre Geräte-ID, IP-Adresse und Sprachinformationen, Gerätename und -modell, Typ, Name und Version des Betriebssystems sowie bestimmte weitere Daten. Wir erfassen jedoch keine standortbasierten Informationen von Ihrem Gerät.

Protokolldateien. Wir verwenden Ihre IP-Adresse und andere gängigen Standards entsprechende Protokolldatei-Informationen zur Diagnose von Problemen mit unseren Servern sowie zur Verwaltung unserer Website und unserer Dienste. Außerdem erheben wir Daten zur Art und Weise, wie Sie unsere Website und unsere Dienste nutzen, wie etwa IP-Adressen, Browsertypen (z. B. Internet Explorer oder Google Chrome), verweisende Websites und besuchte Unterseiten, und speichern sie in Protokolldateien. Wir verwenden diese Daten, um (a) Datenverkehrsmuster auf Webseiten und die Nutzung unserer Dienste zu analysieren, um (b) unsere Website und unsere Server zu verwalten und um (c) unsere Dienste bereitzustellen und zu verbessern. Wir verknüpfen diese automatisch erhobenen Daten nicht mit anderen Daten, die wir von Ihnen erheben.

Vertrauliche personenbezogene Daten. Weder benötigen noch erheben wir von Ihnen personenbezogene Informationen wie zum Beispiel medizinische Daten, Daten zu Rasse und ethnischer Herkunft, zu politischen Ansichten oder zur sexuellen Orientierung.

Weiterleiten von Daten an Dritte

Wir geben in Ihrer Boards- oder Teams-App gespeicherte, vertrauliche Informationen nur in der Weise an Dritte weiter, wie es der mit Ihnen geschlossene Dienstleistungsvertrag ausdrücklich gestattet. Darüber hinaus verkaufen wir Ihre personenbezogenen Kontaktinformationen nicht an Dritte. Personenbezogene Kontaktinformationen werden von uns ausschließlich so wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben an Dritte weitergegeben.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten und Kontaktinformationen möglicherweise an Unternehmen weiter, deren angebotene Dienste uns bei unseren Geschäftstätigkeiten unterstützen, z. B. durch Kundendienstangebote. Diese Unternehmen sind nicht dazu berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken zu verwenden, als Diligent bei der Bereitstellung dieser Dienstleistungen für unsere Kunden zu unterstützen.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten eventuell auch wie folgt weiter:

  • An unsere Partner- und Tochtergesellschaften; in diesem Fall ist die Nutzung und Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten durch diese Datenschutzerklärung geregelt;
  • In bestimmten Situationen ist Diligent u. U. gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten Behörden gegenüber offen zu legen. Dazu zählen Anforderungen der nationalen Sicherheit und Strafverfolgung.
  • Sofern gesetzlich vorgeschrieben, etwa im Rahmen einer gerichtlichen Anordnung oder nach Aufforderungen durch Gerichte oder Strafverfolgungsbehörden, in deren Zuständigkeitsbereich Diligent agiert.
  • Falls wir in gutem Glauben der Ansicht sind, dass die Offenlegung erforderlich ist: zum Schutz unserer Rechte, als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten, an denen wir beteiligt sind, bei der Untersuchung von Betrugs-Verdachtsfällen sowie in Reaktion auf die Anfrage einer Regierungsbehörde.
  • An Dritte, falls Sie dem im Voraus schriftlich zugestimmt haben.

Ergänzung zu den Benutzerdaten
Möglicherweise erhalten wir weitere Informationen über Sie aus öffentlich zugänglichen Informationsquellen oder im Rahmen eines Datenkaufs von Drittanbietern. Wir behalten uns vor, diese Daten mit Ihren bereits bei uns erfassten Daten zusammenzuführen.  Dies hilft uns bei der Aktualisierung, Erweiterung und Analyse unserer Daten, bei der Identifizierung neuer Kunden und bei der Bereitstellung von für Sie interessanten Produkten und Dienstleistungen. Wenn Sie uns personenbezogene Daten zu anderen Personen zur Verfügung stellen oder andere Personen Daten über Sie freigeben, dann verwenden wir diese Daten ausschließlich zu dem dabei vereinbarten Zweck dieser Bereitstellung.

Zu personenbezogenen Informationen, die u. U. aus öffentlichen Quellen gewonnen bzw. von Drittanbietern erworben wurden und mit bereits gespeicherten Daten zusammengeführt werden, gehören:

  • Ihre Adressdaten von Drittquellen wie der Deutschen Post für die Verifikation Ihrer Adresse, damit wir Ihre Bestellung ordnungsgemäß an Sie versenden und Betrug vorbeugen können; und
  • erworbene Marketingdaten über unsere Kunden von Drittanbietern, die wir mit bereits gespeicherten Daten zusammenführen, um individuelle Werbung und Produkte zu generieren.

Von oder für unsere(n) Kunden erhobene Daten

Diligent erhebt auf Anweisung von Unternehmen und anderen Rechtspersonen, mit denen es vertragliche Beziehungen zur Bereitstellung von Diligent Boards eingegangen ist (seine „Kunden“), Daten. Diligent hat keine direkte Beziehung zu den Personen, deren personenbezogene Daten im Auftrag seiner Kunden verarbeitet werden. Wir werden solche Daten wie von unseren Kunden angewiesen verarbeiten. Die Nutzung und Offenlegung dieser durch unsere Kunden an uns übermittelten personenbezogenen Daten sowie die damit verbundenen Dienstleistungen unterliegen nicht dieser Datenschutzerklärung. Falls Sie Diligent Boards im Auftrag eines unserer Kunden verwenden und von diesem Kunden (der unsere Dienste nutzt) nicht mehr kontaktiert werden möchten, nehmen Sie bitte direkten Kontakt mit diesem Kunden auf. Wir können personenbezogene Daten an Unternehmen weitergeben, die uns bei der Bereitstellung unserer Dienstleistungen unterstützen. Die Weitergabe an Dritte ist durch Vertraulichkeitsvereinbarungen geregelt, die den Bestimmungen in den Dienstleistungsvereinbarungen mit unseren Kunden entsprechen.

Wie angegeben besteht keine direkte Beziehung zwischen Diligent und den Personen, deren personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeitet werden. Falls eine Person Zugriff auf diese Daten wünscht oder diese Daten korrigieren bzw. ergänzen oder ungenaue Daten löschen möchte, sollte diese ihre Anfrage an den Kunden von Diligent (die für die Daten verantwortliche Partei) richten. Falls ein Kunde Diligent auffordert, die Daten zu ergänzen oder zu entfernen, werden wir solchen Aufforderungen gemäß den vertraglichen Vereinbarungen mit dem relevanten Kunden innerhalb von 30 Tagen nachkommen.

Wir werden die personenbezogenen Daten aufbewahren, die wir für unsere Kunden verarbeiten, solange dies zur Bereitstellung der Dienstleistungen für unsere Kunden erforderlich ist. Diligent wird diese personenbezogenen Daten aufbewahren und so verwenden, wie es zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, zur Lösung von Konflikten und zur Durchsetzung unserer Vereinbarungen erforderlich ist.

Cookies und andere Technologien

Diligent und seine Geschäftspartner verwenden Cookies und ähnliche Technologien zur Analyse von Trends, zur Verwaltung der Website, zur Verfolgung der Benutzernavigation auf der Website sowie zur Erhebung demografischer Daten unserer Nutzer insgesamt. Sie können die Verwendung von Cookies in dem von Ihnen eingesetzten Browser entsprechend steuern. Wenn Sie Cookies jedoch vollständig deaktivieren, dann kann das u. U. die Funktionalität bestimmter Eigenschaften und Funktionen unserer Website oder unserer Dienste einschränken.

Bei der Anzeige von Werbung auf unserer Website bzw. der Verwaltung unserer Werbung auf anderen Websites arbeiten wir mit externen Anbietern zusammen. Ein solcher externe Anbieter kann Technologien wie etwa Cookies nutzen, um Daten zu Ihrer Aktivität auf dieser sowie auf anderen Websites zu sammeln. Diese Daten dienen dem Zweck, Werbung auf der Basis Ihres Internetverhaltens und Ihrer Interessen anzuzeigen. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Daten verwendet werden, um auf Ihren Interessen basierende Werbung anzuzeigen, dann können Sie dies ablehnen, indem Sie hier klicken (oder hier, falls Sie sich in der Europäischen Union befinden). Bitte beachten Sie, dass Sie dadurch die Anzeige von Werbung nicht generell unterbinden. Normale Werbung wird auch weiterhin angezeigt.

Die externen Anbieter, mit denen wir bei der Bereitstellung bestimmter Funktionen auf unserer Website oder bei der Anzeige von auf Ihrem Internetverhalten basierender Werbung zusammenarbeiten, verwenden LSOs wie beispielsweise HTML5, um Daten zu sammeln und zu speichern.

Verschiedene Browser können ihre eigenen Management-Tools zur Entfernung von HTML5 LSOs haben.

Datenübertragung in die USA

Personenbezogene Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern), die über unsere Dienste erhoben werden, können zur Verarbeitung an Diligent und seine Tochtergesellschaften, Geschäftspartner und Dienstleister in andere Länder übertragen werden. Zu diesen Ländern gehören die USA, Großbritannien, Deutschland, Neuseeland, Kanada, Australien, Hongkong und Singapur. Einige dieser Länder bieten unter Umständen nicht den gleichen bzw. einen entsprechenden rechtlichen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten wie Ihr Heimatland.
Unabhängig davon, wo sich Ihre Daten befinden, sind wir stets bemüht, einen angemessenen Datenschutz zu gewährleisten, indem wir (im Einklang mit den örtlich geltenden Datenschutzgesetzen) geeignete Maßnahmen ergreifen.

EU-US und Swiss-US Privacy Shields

Diligent und seine Tochtergesellschaft(en) Diligent Board Member Services NZ Limited, Diligent Boardbooks Limited, Diligent APAC Board Services Pte. Ltd., Diligent Board Services Australia Pty. Ltd., Diligent APAC Limited und Diligent Boardbooks GmbH nehmen an den Datenaustauschabkommen EU-US und Swiss-US Privacy Shields teil und haben ihre Einwilligung zur Einhaltung des Abkommens gegeben. Diligent verpflichtet sich, die geltenden Prinzipien des Abkommens auf alle personenbezogenen Daten anzuwenden, die von Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) und der Schweiz unter Bezugnahme auf das entsprechende Privacy Shield empfangen werden. Weitere Informationen über das Datenaustauschabkommen Privacy Shield finden Sie auf der vom US-Handelsministerium bereitgestellten Website zum Privacy Shield: [https://www.privacyshield.gov/list]

 

Diligent ist verantwortlich für die Verarbeitung der erhaltenen und als Mittler an Dritte weitergegebenen personenbezogenen Daten im Rahmen des entsprechenden Privacy Shield. Diligent befolgt die Prinzipien des Privacy Shield für jegliche Weitergabe personenbezogener Daten aus der EU und der Schweiz, einschließlich der Einhaltung der entsprechenden Haftungsvorschriften.

 

Hinsichtlich des Erhalts und der Übertragung personenbezogener Daten gemäß den Privacy Shields untersteht Diligent den regulatorischen Durchsetzungsbefugnissen der US-amerikanischen Bundeshandelskommission. In bestimmten Situationen muss Diligent im Einklang mit den entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen u. U. personenbezogene Daten gegenüber Behörden offenlegen. Dazu zählen Anforderungen der nationalen Sicherheit und Strafverfolgung.

 

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz oder zur Datennutzung haben, die von uns nicht beantwortet wurden, kontaktieren Sie bitte unseren US-amerikanischen Drittanbieter für die Lösung von Streitigkeiten unter https://feedback-form.truste.com/watchdog/request</pt115><pt116. Diese Kontaktaufnahme ist kostenlos.></pt116

 

Unter bestimmten Voraussetzungen – Näheres dazu auf der Website zum Privacy Shield [https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint] – können Sie ein bindendes Schiedsgerichtsverfahren erzwingen, wenn alle sonstigen Mittel zur Beilegung der Auseinandersetzung ausgeschöpft sind.

 

Links zu anderen Websites

Diligent ist nicht verantwortlich für die Datenschutzpraktiken oder Inhalte anderer Websites, die über Links auf unserer Website oder in unseren Diensten erreichbar sind.

Social-Media-Widgets

Auf unserer Website befinden sich Funktionen der sozialen Medien wie beispielsweise die „Gefällt mir“-Schaltfläche von Facebook sowie Widgets, etwa die „Teilen“-Schaltfläche, oder interaktive Mini-Programme, die auf unserer Website ausgeführt werden. Diese Funktionen können Ihre IP-Adresse und die auf unserer Website besuchten Unterseiten erfassen. Außerdem nutzen sie zur korrekten Funktion möglicherweise Cookies. Social-Media-Funktionen und -Widgets werden entweder von Drittanbietern oder direkt auf unserer Website gehostet. Ihre Interaktionen mit diesen Funktionen unterliegen der Datenschutzerklärung des Anbieters der jeweiligen Funktion.

Zugriff auf personenbezogene Daten

Auf Wunsch gibt Diligent Ihnen Auskunft darüber, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen gespeichert haben oder im Auftrag eines Drittanbieters verarbeiten. Um diese Informationen anzufordern, senden Sie eine E-Mail an legal@diligent.com.

 

Wenn sich Ihre personenbezogenen Daten ändern oder Sie unsere Dienste nicht mehr in Anspruch nehmen möchten, können Sie die zu Ihrer Person gespeicherten Daten korrigieren, aktualisieren, ergänzen, löschen/entfernen, sie aus einer Bewertung entfernen oder einen Großteil der Daten deaktivieren lassen, indem Sie die entsprechende Änderung auf unserer Informationsseite für Mitglieder vornehmen oder sich telefonisch, per E-Mail oder auf dem Postweg mit uns in Verbindung setzen. Die entsprechenden Kontaktinformationen werden weiter unten aufgeführt. Wir beantworten Ihre Zugriffsanfrage innerhalb einer Frist von 30 Tagen.

Wir werden Ihre Daten so lange aufbewahren, wie Ihr Konto aktiv ist oder es zur Erbringung unserer Dienste erforderlich ist. Wir werden Ihre Daten aufbewahren und so verwenden, wie es zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, zur Lösung von Konflikten und zur Durchsetzung unserer Vereinbarungen erforderlich ist.

Kundenbewertungen/Kommentare/Berichte

Wir posten auf unserer Website Kundenbewertungen/Kommentare/Berichte, die personenbezogene Daten enthalten können. Hierfür holen wir zuvor die schriftliche Zustimmung des Kunden ein. Wenn Sie in einem öffentlichen Bereich unserer Website oder unseres Dienstes einen Kommentar oder andere Inhalte posten, ist dieser Kommentar für andere Nutzer sowie Besucher unserer Website sichtbar; wir können entsprechend nicht verhindern, dass der Inhalt auf eine Weise verwendet wird, die gegen diese Datenschutzerklärung verstößt.

Sicherheit

Die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten und der Daten unserer Kunden ist uns sehr wichtig. Wenn Sie vertrauliche Daten (wie die Anmeldedaten der Diligent Boards-Nutzer) eingeben, verschlüsseln wir die Übertragung dieser Daten mithilfe der Secure Socket Layer (SSL)-/Transport Layer Security (TLS)-Technologie. Wir befolgen sowohl bei der Übertragung als auch nach Erhalt dieser Daten allgemein anerkannte Standards zum Schutz der an uns übermittelten personenbezogenen Daten. Dennoch ist keine Übertragungsmethode über das Internet und keine elektronische Speichermethode absolut sicher. Daher können wir nicht für die absolute Sicherheit der Daten garantieren. Sollten Sie Fragen zur Sicherheit unserer Website oder unserer Dienste haben, stellen unsere Mitarbeiter gerne den Kontakt zu unserer Sicherheitsabteilung her.

Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um Änderungen an unseren Datenschutzpraktiken zu berücksichtigen. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie vor Inkrafttreten der Änderung per E-Mail (gesendet an die in Ihrem Konto angegebene E-Mail-Adresse) oder mittels einer Ankündigung auf dieser Website informieren. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Website regelmäßig zu besuchen, um bezüglich unserer Datenschutzpraktiken stets auf dem aktuellsten Stand zu sein.

Kontaktaufnahme

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutz- und Sicherheitserklärung, den Verfahrensweisen auf dieser Website oder zum Umgang mit dieser Website haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail oder auf dem Postweg an uns: Contracts Department, Diligent Corporation, 1385 Broadway, 19th Floor, New York, NY 10018.