Papierlose Sitzungen: Melrose Industries PLC wechselt mit Diligent Boardbooks zu elektronischen

LONDON, APRIL 23, 2014 — Melrose Industries plc, eine führende Investmentgesellschaft, spezialisiert auf den Aufkauf, Verkauf und die Optimierung von Technologieunternehmen, ist das neueste FTSE 100-Unternehmen, das nun mit Diligent Boardbooks® auf papierlose Sitzungsunterlagen umsteigt.

Viele Unternehmen, u. a. Kingfisher, Intu Properties, Ladbrokes und International Personal Finance, sind bereits von Sitzungsunterlagen in gedruckter Form zum sicheren, digitalen Diligent Board-Portal gewechselt. Die Daten werden den Nutzern über eine iPad-App, auf einem Laptop oder auf einem anderen Tablet-Gerät bereitgestellt.

Adam Westley ist Unternehmenssekretär und Leiter der Compliance-Abteilung bei Melrose Industries. Er nutzte Diligent Boardbooks bereits in einem früheren Unternehmen und fand die Lösung ausgezeichnet. Als Melrose nach einem BoardPortal suchte, dass die Vorbereitung, Zustellung und Durchsicht vertraulicher Sitzungsunterlagen effizienter und sicherer gestalten würde, entschied sich das Unternehmen natürlich für Diligent Boardbooks. Adam Westley erinnert sich: „Melrose wollte die Verteilung der Sitzungsunterlagen beschleunigen und Papierausdrucke abschaffen. Sitzungsunterlagen aus Papier sind außerdem ein klares Sicherheitsrisiko. Wir wollten sicherstellen, dass vertrauliche Dokumente auch vertraulich bleiben. Mit Diligent haben wir diese Sicherheit.“

Da die Mitglieder des Führungsgremiums die Sitzungsunterlagen nun über die Diligent-App auf dem iPad erhalten, haben sie schneller Zugang zu unternehmenskritischen Daten und es bleibt mehr Zeit, sich auf die Sitzungen vorzubereiten. Das wirkt sich wiederum positiv auf die Unternehmensführung aus. Westley meint: „Vor dem Erwerb der Diligent-Software wurden unsere Sitzungsunterlagen per Kurier am Freitagabend versendet. Daher konnten sie vor dem folgenden Montag auch nicht besonders gründlich durchgesehen werden. Jetzt laden wir die Dokumente freitags ganz einfach in Diligent Boardbooks. Die Mitglieder des Führungsgremiums haben sie sofort zur Verfügung und somit bleibt mehr Zeit für die Überprüfung. Außerdem lassen sich Änderungen an den Sitzungsunterlagen viel schneller vornehmen. Die aktualisierte Fassung kann dann direkt über die Diligent Boardbooks-App an das Führungsgremium gesendet werden.“

Doch warum entschied sich das Unternehmen für Diligent Boardbooks statt für einen anderen Board-Portal-Anbieter? Als Grund erwähnt Westley hier den Marktanteil von Diligent, die fortschrittliche Technologie sowie die hervorragende Kundenbetreuung. Er kommentiert: „Diligent hat einen ausgezeichneten Ruf und wird von vielen anderen FTSE 100-Unternehmen eingesetzt. Außerdem war ich mit dem Service bereits vertraut. Das Unternehmen ist sehr kundennah und das Produkt sehr benutzerfreundlich, was den Umstieg von Papier auf elektronische Sitzungsunterlagen wesentlich erleichtert.“

Charlie Horrell ist der Geschäftsführer von Diligent Boardbooks für Europa, den Nahen Osten und Afrika. Er berichtet: „Wir sehen ein enormes Wachstum bei der Nutzung von Board-Portal-Lösungen. Durch den Kennwortschutz, die Verschlüsselungstechnologie und die anspruchsvollen Sicherheitsfunktionen ist ein Board-Portal wesentlich sicherer bei der Zustellung vertraulicher Informationen als alternative Möglichkeiten. Natürlich nutzen heutzutage auch Mitglieder von Führungsgremien in ihrer Freizeit iPads oder Mobilgeräte. Somit wird es immer normaler, auch Sitzungsunterlagen in digitaler Form zu verwenden. Für viele Unternehmen sind Sitzungsunterlagen auf Papier für die Weitergabe vertraulicher Informationen einfach nicht mehr zeitgemäß.“

INFORMATIONEN ZU DILIGENT BOARDBOOKS LIMITED

Mehr als 3.500 Führungsgremien und 77.000 Führungskräfte und Mitarbeiter von Unternehmenssekretariaten weltweit vertrauen bei der einfachen und schnellen Anfertigung, Bereitstellung und Durchsicht von Sitzungsunterlagen auf Diligent Board Member Services, Inc. Das weltweit meistgenutzte BoardPortal hat seit 2001 Pionierarbeit geleistet: Benutzerfreundlichkeit, hohe Sicherheitsstandards sowie hervorragende Schulungen und ausgezeichneter Support werden groß geschrieben. Zu unseren Kunden gehören große Konzerne sowie eine Vielzahl privater und gemeinnütziger Unternehmen sowie Regierungsbehörden auf der ganzen Welt. Wir sind ein im Staat Delaware eingetragenes öffentliches US-Unternehmen, das an der Börse von Neuseeland notiert ist. Diligent unterhält Niederlassungen in New York (Hauptsitz), London, Montreal, Sidney, Christchurch, Singapur und Hong Kong. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.boardbooks.com.