Mit dem iPad hält die IT Einzug in die Führungsetage

Mit der Deutschen Börse, Standard Life und Resolution haben drei Unternehmen aus dem Finanzsektor ihre Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen durch die Nutzung von Apple iPads revolutioniert.

Die Software von Diligent ersetzt jetzt hunderte Seiten von Dokumenten durch ein elektronisches Format. Das System lässt Mitglieder des Führungsgremiums nun ganz einfach über das iPad auf alle Informationen zugreifen. Dadurch wird nicht nur die Vorbereitung der Sitzungen einfacher, sondern es entstehen auch Kosteneinsparungen von mehreren tausend Pfund Sterling.

Bisher wurden den Teilnehmern die Unterlagen mit mehreren hundert Seiten Wochen vor einer Sitzung per Kurier zugestellt. Da die Sitzungen für gewöhnlich in verschiedenen Ländern stattfinden, mussten die Dokumente mit auf Reisen genommen werden.

Durch die Nutzung von Diligent Boardbooks® haben die Mitglieder von Führungsgremien nun per iPad stets direkten Zugang zu der neuesten Version der Daten. Der Zugriff erfolgt über die Server, auf denen die Informationen gespeichert sind.

Diligent war im Jahr 2001 noch ein Webdesign-Unternehmen. Auf der Suche nach einem System, mit dem Sitzungsunterlagen einfacher erstellt und versendet werden konnten, trat ein Kunde auf das Unternehmen zu, für den Diligent einen cloudbasierten Service konzipierte.

Charlie Horrell ist der europäische Geschäftsführer von Diligent. Seiner Ansicht nach war es die Markteinführung des iPad, die die Boardbooks-Software so richtig durchstarten ließ. Vorher wurden Laptops verwendet. Sie sind aber langsamer, größer und unhandlicher und benötigen mehr Strom.

Der Unternehmenssekretär der Associate Group bei Standard Life, Paul McKenna, erinnert sich, dass in Sitzungen früher Papierdokumente verwendet wurden. Inzwischen verwenden 58 Mitglieder des Führungsgremiums die Board-PortalLösung. Im gesamten Unternehmen sind es 136 Mitarbeiter. Zu Beginn waren es bei Standard Life nur 15 Nutzer, aber die Zahl stieg rapide an.

Die Mitglieder des Führungsgremiums haben mit dem Board-Portal immer die neueste Version der Unterlagen zur Hand. Auch die Sicherheit ist nun größer, da die Dokumente nicht verloren gehen können.

Roger Clifton ist Unternehmenssekretär bei Resolution. Seiner Ansicht nach erleichtert sich durch die Nutzung des Board-Portals die Arbeit des Unternehmenssekretariats und der Mitglieder des Führungsgremiums gleichermaßen. Letztere müssen nun nicht mehr zu Hause auf die Zustellung des Kuriers warten. Zudem ergeben sich Kosteneinsparungen. Resolution spart allein bei Papier- und Kurierkosten 50.000 GBP ein. Die Kosten für die DiligentLizenz belaufen sich auf 32.000 GBP.

Gerhard Roggemann, stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats der Deutsche Börse AG und Mitglied fünf weiterer Führungsgremien, nutzt die iPad-Version der Diligent-Software in vier dieser Führungsgremien. Früher beanspruchten die Ordner auf seinen Geschäftsreisen mehr Platz als sein Gepäck.

Roggemanns Ansicht nach werden die Sitzungen durch die Nutzung der iPads wesentlich einfacher. Man kann schnell durch die relevanten Seiten scrollen und digitale Haftnotizen verwenden.

Zwar handelt es sich bei Diligent um ein US-Unternehmen, dennoch befinden sich die Daten auf Servern in drei Datencentern in Kanada. Damit werden die Befürchtungen ausländischer Unternehmen in Bezug auf den USamerikanischen Patriot Act entkräftet. Dieser erlaubt der US-Regierung, auf alle Daten zuzugreifen, die sich auf US-Territorium befinden.