Die Stadt Surrey und Diligent Board Member Services sorgen für ein Rathaus ohne Papier

SURREY, KANADA – 12. DEZEMBER 2011 – Die Stadt Surrey sorgt gemeinsam mit Diligent Board Member Services, dem weltweit führenden Anbieter von Online-BoardPortalen, für einen papierlosen Stadtrat.

Im Rahmen des Nachhaltigkeitsprogramms der Stadt Surrey ersetzt die Diligent Boardbooks®-Plattform die in der Regel 2.000 Seiten starken, gedruckten Sitzungsunterlagen des Stadtrats durch ein benutzerfreundliches, sicheres Portal. So können die Mitglieder des Stadtrats bei den Sitzungen, die alle zwei Wochen stattfinden, über Apple iPads auf ihre Unterlagen zugreifen. Der Verzicht auf Papier ist nicht nur umweltfreundlich, sondern steigert auch die Effizienz.

„Wir haben uns im Stadtrat für die Arbeit mit einer digitalen Lösung entschieden. Das reduziert den Papierverbrauch und spart wertvolle Arbeitszeit, da so nicht mehr jeden Monat tausende Dokumente kopiert und zusammengestellt werden müssen“, so Bürgermeisterin Dianne Watts.

Die Stadt Surrey wollte mit einer digitalen Lösung das administrative Personal entlasten, den Zeitaufwand für das Zusammenstellen, Ausdrucken und Zustellen der Unterlagen reduzieren und so Ressourcen und Arbeitszeit einsparen. Die Einführung der Diligent Boardbooks-Plattform war also nicht nur sozial verantwortlich, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll. Vor der Partnerschaft mit Diligent musste die Stadtverwaltung alle zwei Wochen für jedes der neun Stadtratsmitglieder Sitzungsmappen mit rund 2.000 Seiten vorbereiten. Das sind etwa 936.000 Seiten pro Jahr.

„Diligent ist stolz auf die Zusammenarbeit mit der Stadt Surrey und darauf, eine sichere, benutzerfreundliche Lösung anbieten zu können, die die Stadt darüber hinaus unterstützt, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen“, so Alex Sodi, President und CEO bei Diligent Board Member Services. „Unsere Partnerschaft mit Surrey wird zeigen, dass öffentliche Verwaltung und Stadträte durch den Einsatz wirtschaftlicher Innovationen gleichzeitig die Interessen ihrer Bürger vertreten.“

Die Umstellung auf die digitale Lösung ist ein fortlaufender Prozess. Die Stadtratsmitglieder müssen die Technologie kennenlernen und die Boardbooks Plattform bei der Zusammenstellung der Stadtratsunterlagen berücksichtigen. Allerdings fand die Lösung von Anfang an äußerst großen Zuspruch laut Jane Sullican, Angestellte der Stadt Surrey.

„Wir haben sehr viel positives Feedback von den Mitgliedern des Stadtrats erhalten. Der Umstieg von gedruckten Unterlagen auf das digitale Board-Portal wurde sehr gut angenommen. Die gesamte obere Verwaltungsebene ist sehr zufrieden mit Boardbooks für das iPad“, so Jane Sullivan, Angestellte bei der Stadt. „Die unkomplizierte und intuitive Software von Diligent hielt als einzige Lösung unseren Kriterien stand: Steuergelder einsparen und die Reaktionszeit des Stadtrats optimieren.“

Die Umstellung begann am 3. Oktober 2011 und soll am 12. Dezember 2011 abgeschlossen sein.