Für die Rechtsabteilung

Reduzieren Sie rechtliche Risiken für Ihr Führungsgremium und Ihr Unternehmen, indem Sie Ihre spezifischen Regularien für den Zugriff und den Umgang mit sensiblen Dokumenten berücksichtigt werden. Auf diese Weise können sie mit der digitalen Lösung das gleiche Ausmaß an Kontrolle erhalten, wie mit gedruckten Unterlagen. Durch die Verwendung einer Plattform, die speziell für die Anforderungen von Führungsgremien konzipiert wurde, können Bedenken bezüglich unbeabsichtigter Offenlegung von Daten ausgeräumt werden.

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Kontrolle

Sorgen Sie dafür, dass Benutzer nur das sehen können, was für ihre Augen bestimmt ist. Mithilfe von Diligent Boards können Administratoren die Zugriffsrechte der Benutzer nach Führungsgremium und Ausschuss definieren. Außerdem können Sie komplette Sitzungsmappen oder einzelne Dokumente für jeden Anwender individuell freigeben oder sperren. Die Nutzer sehen somit nur die für sie relevanten Unterlagen. Dabei können sie mit anderen Gremienmitgliedern kommunizieren und zusammenarbeiten.

Sicherheit

Diligent Boards bietet seinen Anwendern Sicherheitslösungen der Extraklasse. Die Kundendaten werden auf dedizierten Diligent-Servern gehostet. Die Daten werden auf dem Server, bei der Übertragung und auf den Endgeräten der Anwender verschlüsselt und jedem Kunden wird ein eigener Verschlüsselungscode zugeordnet. Dies führte unter anderem dazu, dass bei der Überprüfung unserer Sicherheitsprozesse in neun Jahren keinerlei Mängel festgestellt wurden und diese außerdem gemäß ISO 27001 zertifiziert sind. Nicht zuletzt basiert Diligent Boards auf einer Software, die eigens von Diligent entwickelt wurde. Dadurch verfügen wir über ein höheres Maß an Kontrolle über die Sicherheit unserer Produkte im Vergleich zu unserer Konkurrenz.

Online/offline

Ob mit oder ohne Internetverbindung, die Anwender verlassen niemals die App, wodurch eine konsistente Nutzung ermöglicht wird. Den Administratoren ermöglicht dies die zentrale Archivierung einer finalen Version der Sitzungsmappe nach einer Sitzung des Führungsgremiums. Mit Diligent Boards können Benutzer selbst entscheiden, wann sie welche Daten synchronisieren möchten. So können sie während kurzer Onlinephasen ganz gezielt die Daten und Aktualisierungen laden, die sie unmittelbar benötigen. Falls die Verbindung während des Downloadvorgangs unterbrochen wird, können Sie auf die bereits heruntergeladenen Teile der Sitzungsmappe zugreifen. Notizen, Genehmigungen und Anmerkungen, die im Offline-Modus erstellt wurden, werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.

Datenschutz auf Endgeräten

Insbesondere dann, wenn Mobilität mit Sicherheit und Kontrolle kombiniert wird. In Diligent Boards werden sämtliche Daten bis auf Seitenebene verschlüsselt. Dadurch sind die Informationen auf den Geräten geschützt. Außerdem ermöglicht Diligent Boards Administratoren die Autorisierung spezifischer Geräte je Benutzer. Wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird, kann der Benutzerzugriff komplett oder vorübergehend gesperrt werden. Bei einem nicht autorisierten Zugriffsversuch auf die gespeicherten Unterlagen können die Daten aus der Ferne gelöscht werden, sofern die Geräteauthentifizierung aktiviert ist.

Offenlegung von Daten

Es ist äußerst wichtig, das Risiko der potenziellen Offenlegung von Daten für ein Führungsgremium so niedrig wie möglich zu halten.

Was sagen unsere Kunden?

  • Nachdem wir uns die Lösungen mehrerer Anbieter angesehen haben, erwies sich die Diligent-Plattform als die benutzerfreundlichste von allen – sowohl für die Administratoren, die die Sitzungsmappen zusammenstellen, als auch für die Nutzer.  Der Support des gesamten Teams ist einfach nur hervorragend.

    Paula Fowler, Assistentin Rechtsabteilung und Unternehmenssekretariat

    Vodafone Group Services Limited

  • Ich möchte die hervorragende Hilfestellung einmal lobend erwähnen, die ich von Ihrem gesamten Team erhalte. Ihr Team hat mir bei meinen oftmals aufwendigen Anfragen stets effizient Hilfestellung geleistet. Die Unterstützung ist einfach genial. Ich bin mir sicher, dass mein Lob für Sie und Ihr Team nicht das erste ist.

    Chidi Okezie, Unternehmenssekretärin

    Stanbic IBTC Holdings plc

  • Unsere Investition in Diligent Boards (früher Diligent Boardbooks) hat sich wirklich gelohnt. Man beachte nur die Einsparungen in Bezug auf Zeit und Kosten sowie die Effizienz, die sich durch den Umstieg auf eine papierlose Lösung ergeben haben. Es gibt weitere Vorteile, die sich nicht in Zahlen ausdrücken lassen. Dazu gehören u. a. der einfachere Zugang zu den Unterlagen für die Direktoren, Aktualisierungen in Echtzeit sowie eine sichere Zustellung.

    Martha Bromilow, Leiterin des Unternehmenssekretariats

    First Rand Limited

  • Die Implementierung durch Diligent gelang schnell, einfach und reibungslos. Wir begannen zunächst beim Führungsgremium von plc, sind aber nun dabei, die Lösung auch in anderen Unternehmensbereichen einzuführen. Dort wird das Produkt ebenso gut angenommen, wie im Führungsgremium.

    David Morris, Stellvertretender Unternehmenssekretär

    Kingfisher

  • Die Qualität von Diligent Boards (früher Diligent Boardbooks) war im Vergleich zur Konkurrenz herausragend. Diligent hatte seine Lösung lange vor Einführung des iPads entwickelt. Viele weitere Lösungen sind mit Einführung der Apps auf den Markt gelangt und versuchen seither aufzuholen. Diligent passt seine Lösung ständig den sich wandelnden Bedürfnissen der Kunden an, um der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein.

    David Morris, Stellvertretender Unternehmenssekretär

    Kingfisher

  • Diligent hat einen hervorragenden Ruf und wird von vielen anderen FTSE 100-Unternehmen verwendet. Außerdem war mir die Lösung bereits bekannt und vertraut. Diligent ist ein sehr kundenorientiertes Unternehmen. Das Produkt ist unheimlich benutzerfreundlich, was den Umstieg von Papier auf elektronische Sitzungsunterlagen wesentlich erleichtert.

    Adam Westley, Unternehmenssekretär und Leiter der Compliance-Abteilung

    Melrose

  • Melrose wollte die Verteilung der Sitzungsunterlagen beschleunigen und Papierausdrucke abschaffen. Unter anderem stellen Ausdrucke auf Papier ein deutliches Sicherheitsrisiko dar. Wir wollten uns vergewissern, dass vertrauliche Materialien sicher sind. Diligent bietet uns diese Sicherheit.

    Adam Westley, Unternehmenssekretär und Leiter der Compliance-Abteilung

  • Vor fast vier Jahren stiegen wir von Sitzungsunterlagen aus Papier auf Diligent Boards (früher: Diligent Boardbooks) um. Die Nutzer im Führungsgremium und das Management nahmen die neue Lösung sehr positiv an. Außerdem bieten die Entwickler regelmäßig nützliche und hilfreiche Verbesserungen an der App. Der erstklassige Kundensupport steht rund um die Uhr zur Verfügung. Es ist immer jemand da, der weiterhilft. Die Lösung stellt für unser Führungsgremium einen echten Mehrwert dar.

    Christine Layendecker, Verwaltungsassistentin – Rechtsabteilung

    Armstrong World Industries, Inc.

  • Wir verwenden Diligent Boards (früher: Diligent Boardbooks) mittlerweile seit über zwei Jahren und sind sehr zufrieden mit der Lösung. Der Diligent-Support ist hervorragend und das Portal ist sehr benutzerfreundlich. Außerdem ist die Bibliothek für uns einfach ideal, um unseren Nutzern wichtige Informationen zur Verfügung zu stellen. Wir suchen stets nach weiteren Einsatzmöglichkeiten für Diligent Boards und wurden bis jetzt von den Funktionen noch nie enttäuscht.

    Michael R McCoy, Vice President und Unternehmenssekretär

    Avnet

  • Da wir ein globales Unternehmen sind, befinden sich die Mitglieder des Führungsgremiums in verschiedenen Ländern. Diligent Boards gibt mir die Möglichkeit sicherzustellen, dass wichtige Unternehmensunterlagen sofort und sicher bei jedem Mitglied eintreffen. So muss ich mich nicht mehr auf Kurierdienste oder andere elektronische Kommunikationswege verlassen. Ein weiteres wichtiges Unterscheidungsmerkmal ist die Vertraulichkeit von Diligent.

    Mohamed Elsarky, CEO

    Godiva Chocolatier, Inc.

  • Durch die Einführung des Board-Portals Diligent Boards (früher: Diligent Boardbooks) konnten wir bedeutende Einsparungen bei administrativen Ausgaben und im Bereich der Personalkosten erzielen. Außerdem konnten wir die Unternehmensführung grundlegend verbessern. Und der Kundenservice ist wirklich ausgezeichnet.

    Isaac Torres, Vice President, Unternehmenssekretär und Assistant General Counsel

    Carver Federal Savings Bank

  • Der Service und Support des Diligent-Kundenbetreuungsteams für I-MED ist einfach herausragend. Das Feedback des Führungsgremiums war nach unserer ersten Sitzung sehr positiv. Der Vorstandsvorsitzende war tief beeindruckt vom Diligent-Support, den er im Ausland von einer Geschäftsreise aus kontaktiert hatte.

    Angeline Emery, Unternehmenssekretärin

    I-MED Network

  • Wir wollten unsere Vorgänge automatisieren und begannen, uns über Board-Portal-Lösungen zu informieren. Wichtig waren uns dabei eine höhere Effizienz, weniger Kosten und ein wesentlich geringerer Papierverbrauch. Gleichzeitig musste aber sicher sein, dass das Führungsgremium mit dem Umstieg von Papierdokumenten auf eine privat gehostete, cloudbasierte Lösung einverstanden sein würde. Diligent Boards (früher: Diligent Boardbooks) erfüllte alle unsere Ansprüche – und noch einige mehr.

    Sue Yeung, CFO und Unternehmenssekretärin

    Asia Satellite Telecommunications Holdings Limited

  • Essar Oil engagiert sich im GO GREEN-Programm. Unser Management sucht stets nach Möglichkeiten, unser umweltfreundliches Image weiter zu verbessern. Daher nutzt unser Führungsgremium und das Management nun Diligent Boards (früher: Diligent Boardbooks). So benötigen wir weder bei Sitzungen noch bei Leistungsbeurteilungen Papierausdrucke. Wir erhalten sicheren Zugriff auf Dokumente und Berichte. Lästige, ständig wiederkehrende Aufgaben können damit vermieden werden. Außerdem erleichtern wir die Zusammenarbeit, während wir gleichzeitig auf allen Ebenen eine effiziente Unternehmensführung ermöglichen.

    Vikas Prabhu, CIO

    Essar Oil

  • Als die iPad-App von Diligent Boards (früher Diligent Boardbooks) auf den Markt kam,... wurde deutlich, dass es sich hierbei um die beste Lösung handelte... Bei unserer ersten elektronischen Vorstandssitzung im September klappte alles ganz wunderbar. Seitdem haben wir nicht einen Papierstapel mehr versendet. Mittlerweile gibt es bei uns in 103 Führungsgremien und Ausschüssen über 240 Nutzer und ständig kommen weitere hinzu. Diligent Boards (früher Diligent Boardbooks) auf dem iPad hat die Kommunikation mit unseren Direktoren von Grund auf verändert.

    Paul McKenna, Unternehmenssekretär der Associate Group

    Standard Life

  • Ganz besonders gefällt mir an der Diligent Boards iPad-App (früher Diligent Boardbooks), dass sie so leicht zu verwenden ist. Man hat immer noch das „Gefühl“ von Papier, kann dabei aber die viel größere Effizienz nutzen, die die moderne Technik mit sich bringt. Von allen Anbietern, die wir ausprobiert haben, war das Preis-/Leistungsverhältnis bei Diligent Boards (früher Diligent Boardbooks) das beste. Mittlerweile gibt es bei uns in 103 Führungsgremien und Ausschüssen über 240 Nutzer und ständig kommen weitere hinzu.

    Paul McKenna, Unternehmenssekretär der Associate Group

    Standard Life

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