Für das Unternehmens-Sekretariat

Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe durch leistungsstarke Werkzeuge, mit denen sich Unterlagen für das Führungsgremium sicher erstellen, aktualisieren und bereitstellen lassen. Behalten Sie die Kontrolle darüber, wer auf welche Unterlagen zugreifen kann und legen Sie durch Einstellungen fest, ob Dokumente weitergeleitet oder ausgedruckt werden dürfen. Dabei können Sie und Ihr Führungsgremium immer auf die vollumfängliche Unterstützung von Diligent zählen.

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Offenlegung von Daten

Es ist äußerst wichtig, das Risiko der potenziellen Offenlegung von Daten für ein Führungsgremium so niedrig wie möglich zu halten.

Kontrolle

Sorgen Sie dafür, dass Benutzer nur das sehen können, was für ihre Augen bestimmt ist. Mithilfe von Diligent Boards können Administratoren die Zugriffsrechte der Benutzer nach Führungsgremium und Ausschuss definieren. Außerdem können Sie komplette Sitzungsmappen oder einzelne Dokumente für jeden Anwender individuell freigeben oder sperren. Die Nutzer sehen somit nur die für sie relevanten Unterlagen. Dabei können sie mit anderen Gremienmitgliedern kommunizieren und zusammenarbeiten.

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

Diligent Boards ermöglicht nicht nur die einfachere und schnellere Verteilung von Sitzungsunterlagen, sondern auch die Zusammenarbeit. Ein spezieller Workflow ermöglicht den Administratoren das Hochladen, Genehmigen, Verteilen, Aktualisieren und Löschen von Sitzungsunterlagen sowie die visuelle Kontrolle über eine Vorschau, das Hinzufügen von Links und das Aufsetzen von Beschlüssen. Dabei können Hinweise an die Anwender gesendet werden, sobald neue oder aktualisierte Unterlagen hinzugefügt wurden. Mit unserem leistungsstarken Publishing-Tool s können die vollständigen Sitzungsunterlagen ganz einfach durch Drag and Drop hochgeladen werden. Die große Flexibilität der Anwendung erlaubt zudem eine bessere Strukturierung der Aufsichtsrats-, Vorstands und Geschäftsleitungsunterlagen und verbessert den Überblick.

Papierloser Prozess

Verfolgen Sie den aktuellen Status und Verlauf von Beschlüssen und Abstimmungen und holen Sie Feedback vom Führungsgremium ein. Die Anwender können Anträgen per elektronischer Unterschrift zustimmen sowie Selbstbeurteilungen sowie Fragebögen ausfüllen. Diligent Boards bietet hochgradig flexible Funktionen für Fragebögen, die präzise Angaben des Führungsgremiums ermöglichen, inklusive der Möglichkeiten zur Nachverfolgung ausstehender Aktionen, des Abstimmungsstatus und die Einsicht in Ergebnisse.

Was sagen unsere Kunden?

  • Nachdem wir uns die Lösungen mehrerer Anbieter angesehen haben, erwies sich die Diligent-Plattform als die benutzerfreundlichste von allen – sowohl für die Administratoren, die die Sitzungsmappen zusammenstellen, als auch für die Nutzer.  Der Support des gesamten Teams ist einfach nur hervorragend.

    Paula Fowler, Assistentin Rechtsabteilung und Unternehmenssekretariat

    Vodafone Group Services Limited

  • NSW Businesslink Pty Ltd verglich Diligent Boards (früher: Diligent Boardbooks) mit einer Reihe von Konkurrenzprodukten. Wir waren überrascht, wie einfach die Nutzung für die Führungskräfte und für das Verwaltungsteam war. Die professionellen Kundenbetreuer von Diligent und der Support rund um die Uhr waren weitere Alleinstellungsmerkmale. Jetzt haben alle Mitglieder unseres Führungsgremiums bei den Sitzungen ganz einfach ihr iPad dabei.

    Angela Leonello, Führungsmitglied

    NSW Businesslink Pty Ltd

  • Ich möchte die hervorragende Hilfestellung einmal lobend erwähnen, die ich von Ihrem gesamten Team erhalte. Ihr Team hat mir bei meinen oftmals aufwendigen Anfragen stets effizient Hilfestellung geleistet. Die Unterstützung ist einfach genial. Ich bin mir sicher, dass mein Lob für Sie und Ihr Team nicht das erste ist.

    Chidi Okezie, Unternehmenssekretärin

    Stanbic IBTC Holdings plc

  • Die Implementierung durch Diligent gelang schnell, einfach und reibungslos. Wir begannen zunächst beim Führungsgremium von plc, sind aber nun dabei, die Lösung auch in anderen Unternehmensbereichen einzuführen. Dort wird das Produkt ebenso gut angenommen, wie im Führungsgremium.

    David Morris, Stellvertretender Unternehmenssekretär

    Kingfisher

  • Die Qualität von Diligent Boards (früher Diligent Boardbooks) war im Vergleich zur Konkurrenz herausragend. Diligent hatte seine Lösung lange vor Einführung des iPads entwickelt. Viele weitere Lösungen sind mit Einführung der Apps auf den Markt gelangt und versuchen seither aufzuholen. Diligent passt seine Lösung ständig den sich wandelnden Bedürfnissen der Kunden an, um der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein.

    David Morris, Stellvertretender Unternehmenssekretär

    Kingfisher

  • Diligent hat einen hervorragenden Ruf und wird von vielen anderen FTSE 100-Unternehmen verwendet. Außerdem war mir die Lösung bereits bekannt und vertraut. Diligent ist ein sehr kundenorientiertes Unternehmen. Das Produkt ist unheimlich benutzerfreundlich, was den Umstieg von Papier auf elektronische Sitzungsunterlagen wesentlich erleichtert.

    Adam Westley, Unternehmenssekretär und Leiter der Compliance-Abteilung

    Melrose

  • Melrose wollte die Verteilung der Sitzungsunterlagen beschleunigen und Papierausdrucke abschaffen. Unter anderem stellen Ausdrucke auf Papier ein deutliches Sicherheitsrisiko dar. Wir wollten uns vergewissern, dass vertrauliche Materialien sicher sind. Diligent bietet uns diese Sicherheit.

    Adam Westley, Unternehmenssekretär und Leiter der Compliance-Abteilung

  • Vor fast vier Jahren stiegen wir von Sitzungsunterlagen aus Papier auf Diligent Boards (früher: Diligent Boardbooks) um. Die Nutzer im Führungsgremium und das Management nahmen die neue Lösung sehr positiv an. Außerdem bieten die Entwickler regelmäßig nützliche und hilfreiche Verbesserungen an der App. Der erstklassige Kundensupport steht rund um die Uhr zur Verfügung. Es ist immer jemand da, der weiterhilft. Die Lösung stellt für unser Führungsgremium einen echten Mehrwert dar.

    Christine Layendecker, Verwaltungsassistentin – Rechtsabteilung

    Armstrong World Industries, Inc.

  • Wir verwenden Diligent Boards (früher: Diligent Boardbooks) mittlerweile seit über zwei Jahren und sind sehr zufrieden mit der Lösung. Der Diligent-Support ist hervorragend und das Portal ist sehr benutzerfreundlich. Außerdem ist die Bibliothek für uns einfach ideal, um unseren Nutzern wichtige Informationen zur Verfügung zu stellen. Wir suchen stets nach weiteren Einsatzmöglichkeiten für Diligent Boards und wurden bis jetzt von den Funktionen noch nie enttäuscht.

    Michael R McCoy, Vice President und Unternehmenssekretär

    Avnet

  • Da wir ein globales Unternehmen sind, befinden sich die Mitglieder des Führungsgremiums in verschiedenen Ländern. Diligent Boards gibt mir die Möglichkeit sicherzustellen, dass wichtige Unternehmensunterlagen sofort und sicher bei jedem Mitglied eintreffen. So muss ich mich nicht mehr auf Kurierdienste oder andere elektronische Kommunikationswege verlassen. Ein weiteres wichtiges Unterscheidungsmerkmal ist die Vertraulichkeit von Diligent.

    Mohamed Elsarky, CEO

    Godiva Chocolatier, Inc.

  • Durch die Einführung des Board-Portals Diligent Boards (früher: Diligent Boardbooks) konnten wir bedeutende Einsparungen bei administrativen Ausgaben und im Bereich der Personalkosten erzielen. Außerdem konnten wir die Unternehmensführung grundlegend verbessern. Und der Kundenservice ist wirklich ausgezeichnet.

    Isaac Torres, Vice President, Unternehmenssekretär und Assistant General Counsel

    Carver Federal Savings Bank

  • Coffs Harbour City Council benötigte eine zuverlässige und sichere Möglichkeit zur elektronischen Veröffentlichung und Zustellung der Tagesordnungen für Gemeinderatssitzungen sowie aller zugehörigen Dokumente an die Ratsmitglieder. Nach einer sorgfältigen Prüfung entschieden wir uns für die Nutzung von Diligent Boards (früher: Diligent Boardbooks). Wir waren bereits bei der Implementierung von der ausgezeichneten Betreuung durch das Diligent-Team beeindruckt. Sowohl unsere Ratsmitglieder als auch die Führungskräfte äußerten sich positiv über die einfache Bedienung und die Zuverlässigkeit der Diligent Boards-Lösung (früher: Diligent Boardbooks).

    Steve Bayliss, CIO

    Coffs Harbour City Council

  • Essar Oil engagiert sich im GO GREEN-Programm. Unser Management sucht stets nach Möglichkeiten, unser umweltfreundliches Image weiter zu verbessern. Daher nutzt unser Führungsgremium und das Management nun Diligent Boards (früher: Diligent Boardbooks). So benötigen wir weder bei Sitzungen noch bei Leistungsbeurteilungen Papierausdrucke. Wir erhalten sicheren Zugriff auf Dokumente und Berichte. Lästige, ständig wiederkehrende Aufgaben können damit vermieden werden. Außerdem erleichtern wir die Zusammenarbeit, während wir gleichzeitig auf allen Ebenen eine effiziente Unternehmensführung ermöglichen.

    Vikas Prabhu, CIO

    Essar Oil

  • Mit der Diligent-Lösung ist PLI im digitalen Zeitalter angekommen. Dadurch sind wir sowohl in der weltweiten Zustellung als auch bei der Verwaltung unserer Dokumente effizienter geworden. Da die Mitglieder des obersten Führungsgremiums alle über Tablets verfügen, erhalten sie mit Diligent die erforderlichen Dokumente und Aktualisierungen Versionen ganz einfach im Handumdrehen. Durch die große Zeitersparnis, verglichen mit der Vorbereitung der Ausdrucke, und die einfachere Verwaltung dieser Dokumente bleibt dem Sekretariat nun Zeit für andere Aufgaben. Der Support von Diligent war von Anfang an ausgezeichnet.

    Keng-Taan Soh, Group CIO

    Petronas Lubricant International

  • Als die iPad-App von Diligent Boards (früher Diligent Boardbooks) auf den Markt kam,... wurde deutlich, dass es sich hierbei um die beste Lösung handelte... Bei unserer ersten elektronischen Vorstandssitzung im September klappte alles ganz wunderbar. Seitdem haben wir nicht einen Papierstapel mehr versendet. Mittlerweile gibt es bei uns in 103 Führungsgremien und Ausschüssen über 240 Nutzer und ständig kommen weitere hinzu. Diligent Boards (früher Diligent Boardbooks) auf dem iPad hat die Kommunikation mit unseren Direktoren von Grund auf verändert.

    Paul McKenna, Unternehmenssekretär der Associate Group

    Standard Life

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