Une salle de conseil d’administration sans papier : Le reflet de l’engagement pris par MN envers le développement durable

MN est une entreprise d’administration de retraites et de gestion de placements qui, depuis 60 ans, crée des régimes de retraite compréhensibles et abordables. Avec plus de 1 000 employés aux Pays-Bas et au Royaume-Uni, la société est un acteur important du secteur des retraites. Elle gère quelque 90 milliards d’euros d’actifs et administre les retraites de 2 millions d’employés aux Pays-Bas.

En sa qualité de secrétaire général, Stan Steeghs gère chez MN les 25 réunions annuelles du conseil d’administration et les nombreuses réunions du conseil de supervision. En 2012, la société a déménagé son siège de Rijswijk, une banlieue de La Haye, au centre-ville. Ce nouveau siège social reflète l’engagement de MN envers le développement durable et la transparence : un espace de bureaux communicants qui se distingue par un mur couvert de vigne sur toute la longueur des couloirs et un environnement désormais virtuellement sans papier.

DÉFI

Avec ce déménagement, MN a décidé que son conseil d’administration, au sommet de la hiérarchie, allait montrer l’exemple : ne plus utiliser de papier. Le passage au digital permettrait aussi un meilleur partage de l’information, une sécurité renforcée et plus de flexibilité. En outre, il valoriserait davantage l’engagement constant de l’entreprise envers l’innovation.

Du point de vue de la flexibilité, les méthodes manuelles appliquées aux documents papier utilisaient les ressources du secrétariat général de MN pour des tâches laborieuses d’impression, d’agrafage et de reliure de livres qui contenaient souvent des centaines de pages. Une fois produits, les documents de conseil étaient envoyés par coursier, une procédure coûteuse, longue et pas forcément sécurisée.

Selon M. Steeghs, « les processus liés à la gestion de nos conseils d’administration fonctionnaient au ralenti par rapport au reste de l’entreprise. Nous étions bloqués par une approche désuète, gênante pour notre secrétariat et pesante pour les dirigeants du conseil qui devaient transporter des rapports papier très lourds ».

APPROCHE

Pour être à la hauteur de son propre engagement envers le développement durable et l’innovation, MN s’est mis à chercher une solution pour le conseil d’administration qui répondrait aux objectifs d’un environnement de travail sans papier, permettrait d’économiser du temps et des ressources et offrirait une option plus mobile que les dossiers papier du conseil.

M. Steeghs a enquêté sur une série de fournisseurs et les a confrontés à une liste de fonctionnalités souhaitées pour finalement choisir la solution de Diligent Boards™. Qu’est-ce qui a fait pencher la balance, outre les objectifs de développement durable de MN ? « Il y a deux facteurs principaux. Diligent Boards était supérieur aux autres fournisseurs en ce qui concerne la sécurité, ce qui est un argument de poids pour nous en tant qu’administrateurs de retraites », note M. Steeghs. « Et sa fonctionnalité était meilleure. Nous voulions une approche intuitive. Une approche capable de refléter nos propres processus de gestion des rapports, sans les inconvénients qui y sont liés ». De manière spécifique, l’entreprise cherchait des fonctionnalités calquées sur celle des rapports papier, comme les « post-it » ou le surlignage pour annoter les rapports.

RÉSULTATS

À ce jour, 40 personnes chez MN utilisent la solution Diligent Boards dans toutes les réunions des conseils d’administration et de filiales. L’approche s’inscrit dans l’objectif de développement durable que l’entreprise s’est fixé et qui vise à réduire la consommation de papier. Elle espère voir diminuer le volume de papier utilisé chaque année. Comme tous les clients de Diligent, MN profite d’une assistance 24/7 et d’une formation approfondie. Mais, comme le souligne M. Steeghs, le portail est tellement intuitif que le besoin en formation est minime. « Bien que de l’assistance nous ait été proposée, la plupart de nos membres du conseil ont juste eu besoin de lancer l’application sur leur iPad pour commencer à l’utiliser. C’est aussi simple que ça ». En fin de compte, chez MN, la transition vers Diligent Boards s’est déroulée en douceur.

  • Les processus liés à la gestion de nos conseils d’administration fonctionnaient au ralenti par rapport au reste de l’entreprise.
  • Stan Steeghs

    Secrétaire général

    Nous étions bloqués par une approche désuète, gênante pour notre secrétariat et pesante pour les dirigeants du conseil qui devaient transporter des rapports papier très lourds.