Une intégration transparente pour Diligent dans les activités quotidiennes du Champlain College

Le Champlain College est une petite institution sans but lucratif et axée sur les carrières située à Burlington dans le Vermont. Le conseil d’administration comprend 34 membres qui ont pour mission d’établir les lignes stratégiques de l’institution. Le conseil d’administration a fort à faire pour gérer ses 60 réunions annuelles de comité, mais personne ne sait mieux que Katie Hawley, vice-présidente et secrétaire du conseil, à quel point il est occupé.

DÉFI
Avec plus de trente membres au conseil d’administration du Champlain College, Katie Hawley n’a pas le temps de s’ennuyer. Elle s’occupait notamment de préparer tous les documents papier pour les réunions de comité. Ces dossiers contenaient de 160 à 220 pages et chaque membre du conseil avait besoin de sa propre copie. Les modifications de dernière minute dans le document impliquaient des heures supplémentaires pour madame Hawley et son équipe : « Nous savions qu’il fallait abandonner le papier. »

APPROCHE
Katie Hawley et le conseil d’administration devaient trouver un autre moyen de gérer leurs données, mais il fallait un outil extrêmement sécurisé et facile « du point de vue culturel », c.-à-d. qui n’interfère pas avec le mode de fonctionnement du conseil : « Nous souhaitions une solution technologiquement plus intelligente et Diligent avait cette qualité. » Madame Hawley est également administratrice du système en place au Champlain College. Elle peut utiliser le logiciel Diligent sur son ordinateur de bureau, y installer le livre de conseil et le synchroniser sur les iPads des membres du conseil. Ceux-ci disposent de Diligent sur leur iPad, car ils ont besoin des documents lorsqu’ils sont en déplacement. Madame Hawley précise : « C’est une solution facile pour eux, car elle est flexible et légère. »

RÉSULTATS
Diligent permet à madame Hawley et à son équipe de gagner une journée entière de travail avant les réunions du conseil et de publier des documents de dernière minute sans avoir à défaire des dossiers papier. Fournir des mises à jour de données financières ou d’inscription aux membres du conseil n’a jamais été aussi simple pour madame Hawley : « [Les membres du conseil] souhaitent recevoir les documents une semaine à l’avance pour pouvoir les lire et donc, en utilisant Diligent, nous pouvons à la fois leur livrer les informations une semaine plus tôt et publier des mises à jour de dernière minute. » Selon madame Hawley, le meilleur retour qu’elle ait reçu, c’est l’absence de retour, justement : les membres du conseil n’appellent pas pour poser de questions et travaillent régulièrement avec Diligent qu’ils trouvent très simple d’utilisation.

  • Nous souhaitions une solution technologiquement plus intelligente et Diligent avait cette qualité.
  • Katie Hawley

    Vice-présidente et secrétaire du conseil

    [Les membres du conseil] souhaitent recevoir les documents une semaine à l'avance pour pouvoir les lire et donc, en utilisant Diligent, nous pouvons à la fois leur livrer les informations une semaine plus tôt et publier des mises à jour de dernière minute.