Standard Life intègre la solution sans papier de Diligent Boards dans 103 conseils d’administration et comités de direction

Standard Life plc est une société leader sur le marché de l’épargne et des placements à long terme, offrant une gamme de produits d’épargne, de retraite et de placement. Basée à Édimbourg, elle est principalement présente sur les marchés européen, canadien et asiatique. Elle est cotée à la Bourse de Londres et fait partie du FTSE 100. Le secrétariat du groupe assiste le conseil d’administration dans toutes ses missions, notamment dans la préparation de ses réunions. Paul McKenna est le secrétaire général adjoint du groupe Standard Life et « l’expert en technologie ». En tant que tel, il est responsable de toutes les installations de Diligent Boards™ au sein du groupe Standard Life.

DÉFI

Standard Life fait partie d’un secteur qui exige un contrôle particulièrement attentif des niveaux de risques, de capital et des exigences réglementaires. Son conseil d’administration s’engage à respecter des normes strictes de gouvernance d’entreprise afin de gérer efficacement ses activités et de créer de la valeur pour ses actionnaires sur le long terme. Il doit également se conformer à toutes les dispositions applicables que prévoit le Code britannique de gouvernance d’entreprise.

Parce qu’elle gère plusieurs bureaux et activités dans le monde, Standard Life possède divers comités et conseils d’administration de filiales dont beaucoup se réunissent tous les mois, voire plus fréquemment. Avant d’adopter la solution de Diligent Boards, les différentes équipes du secrétariat produisaient les documents destinés au conseil, qui étaient ensuite imprimés et adressés à tous ses membres dans le monde.

APPROCHE

Standard Life cherchait à moderniser la production et la distribution de ses documents tout en améliorant l’efficacité du personnel administratif et en offrant une meilleure expérience d’ensemble aux administrateurs. La sécurité était une vraie priorité, tant au niveau de la préparation que de la distribution des informations les plus sensibles de l’entreprise. Chargé de trouver la solution idéale pour le conseil d’administration, Paul s’est mis en quête de nouvelles méthodes d’organisation et de tenue des réunions du conseil. « Je disposais de critères stricts. La technologie devait être adéquate et la transition se dérouler en douceur. Je voulais m’assurer que les documents du conseil seraient plus faciles à rassembler qu’avec le système existant ».

Les administrateurs, répartis sur différents sites, devaient accéder à leurs documents, indépendamment de l’endroit ou de l’heure locale. Ils souhaitaient aussi garder l’entièreté des fonctions d’annotation offertes par le papier. Standard Life a fait le tour complet des leaders sur le marché des portails pour conseils d’administration. « Ce que j’aime dans l’application pour iPad de Diligent Boards, c’est sa simplicité d’utilisation », ajoute Paul. « Elle donne « l’impression » du papier, tout en utilisant au mieux les atouts supplémentaires offerts par la technologie moderne. Elle est bien entendu plus légère que les versions papier et son format est mieux adapté. Parmi tous les fournisseurs que nous avons passés au crible, c’est Diligent Boards qui offre la meilleure combinaison de fonctionnalités à un prix attractif. Il arrive que les documents subissent des changements de dernière minute et les administrateurs peuvent consulter les livres comptables dès leur publication, où qu’ils se trouvent dans le monde. »

Au départ, Standard Life a installé Diligent Boards au conseil de l’entreprise et dans ses comités. Certains administrateurs étaient un peu réticents à l’idée de se passer du papier. C’est pourquoi le choix leur a été laissé entre des documents de conseil imprimés ou en ligne. À la plus grande surprise de Paul, après une seule réunion, la version en ligne a été adoptée à l’unanimité. Deux administrateurs, convaincus au départ qu’ils resteraient fidèles au papier, ont changé d’avis et défendent aujourd’hui la nouvelle solution.

RÉSULTATS

Standard Life utilise Diligent Boards depuis juillet 2011 et est passée avec succès du papier au portail électronique dans 103 conseils d’administration et comités de direction, ce qui représente un total de 240 utilisateurs. L’entreprise a atteint son objectif : moderniser la production et la distribution des documents destinés au conseil tout en renforçant la sécurité des données sensibles, en améliorant l’efficacité du personnel administratif et enfin, en offrant une meilleure expérience d’utilisateur final aux administrateurs.

À PROPOS DE STANDARD LIFE

Fondée en 1825, Standard Life est une société leader sur le marché de l’épargne et des placements à long terme, au service de quelque 6 millions de clients à l’échelle internationale. Basée à Édimbourg, Standard Life occupe environ 9 000 employés dans le monde. Le groupe Standard Life gère des activités d’épargne et de placement sur les marchés britannique, canadien et européen. Il est actif dans le secteur des retraites d’entreprise et avantages sociaux au Royaume-Uni et au Canada et, par l’intermédiaire de Standard Life Investments, gestionnaire international de placements, il gère des actifs à l’échelle mondiale pour plus de 157,6 milliards £.

Il développe également des activités de co-entreprise en Chine et en Inde. Fin juin 2012, le groupe disposait d’un total de plus de 206 milliards £ d’actifs sous gestion. Standard Life plc est cotée à la Bourse de Londres et a environ 1,5 million d’actionnaires dans plus de 50 pays du globe. Comptant parmi les entreprises cotées les plus soucieuses du développement durable au monde, elle est reprise aux indices Dow Jones de développement durable (DJSI World) en reconnaissance de son action.

  • Ce que j’aime dans l’application pour iPad de Diligent Boards, c’est sa simplicité d’utilisation.
  • Paul McKenna

    Secrétaire général adjoint du groupe

    Elle donne « l’impression » du papier, tout en utilisant au mieux les atouts supplémentaires offerts par la technologie moderne.