Resolution Group, Deutsche Börse, Friends Life : Qu’ont en commun ces conseils d’administration ?

Gerhard Roggemann est un administrateur non exécutif expérimenté qui siège dans six conseils d’administration différents. Parmi les entreprises qu’il représente figure la société d’assurance Resolution Group, reprise au FTSE 100, ainsi que la Deutsche Börse AG où il siège en tant que président suppléant. M. Roggemann utilise actuellement les services de Diligent Board™ dans divers conseils d’administration.

Il a effectué une grande partie de sa carrière professionnelle auprès de la société de services financiers JPMorgan. Il a occupé des fonctions de directeur général chez JPMorgan à Francfort et de trésorier régional chez JPMorgan Asie Pacifique. M. Roggemann a également passé 13 ans dans les comités de gestion de deux banques régionales allemandes. Fort d’une expérience considérable, il est bien conscient des désavantages que peuvent présenter les dossiers papier des conseils d’administration.

DÉFI

S’il réside dans son Allemagne natale, M. Roggemann a un emploi du temps chargé qui l’oblige à voyager fréquemment en Europe pour répondre à ses engagements au sein des six conseils d’administration dans lesquels il siège. Comme les conseils d’administration se réunissent régulièrement, M. Roggemann passe beaucoup de temps à préparer les réunions. Avant le passage à Diligent Boards, le secrétariat de chaque organisation rassemblait à la main les documents de conseil et les envoyait par coursier à son adresse privée. Chaque dossier contenait jusque 1 000 pages. Des révisions inévitables, souvent effectuées sur des pages isolées, étaient également envoyées à M. Roggemann pour examen. Comme il voyageait beaucoup, les informations revues mettaient parfois des jours à lui parvenir. La livraison de dossiers papier contenant des données très confidentielles de l’entreprise présentait aussi un risque pour la sécurité. Comme M. Roggemann était souvent sur la route, le courrier pouvait lui être déposé à la porte de son domicile ou chez un voisin. Le poids considérable des nombreux rapports à transporter constituait un problème supplémentaire. Un seul dossier de conseil pouvait remplir une boîte aux lettres. Plusieurs dossiers pouvaient remplir une valise. Vu la sensibilité des informations et le manque de fiabilité des liaisons aériennes, M. Roggemann se résignait à garder les documents dans son bagage à main. Mais ce choix aussi est devenu problématique en raison des limitations de poids de plus en plus strictes dans les avions.

« Si le poids du papier était une contrainte en voyage, la logistique en tant que telle en était une autre. Quel que soit le mois, je participais à deux ou trois réunions de conseil lors d’un même voyage. Comme les dossiers de conseil sont sensibles, que je devais les lire durant le vol et craignais d’être séparé de mes valises, je conservais les documents dans mon sac de voyage. Mais transporter trois ou quatre dossiers de conseil lors d’un même vol devenait ingérable ».

Il était compliqué aussi de détruire ces documents de façon adéquate. M. Roggemann se souvient avoir eu un jour quatre caisses remplies de dossiers de conseil en attente de destruction.

APPROCHE

Le secrétariat de Resolution Group a comparé une série de fournisseurs de portails pour conseils d’administration, évalué leur simplicité d’utilisation, sécurité, prix et fonctionnalité générale. Après avoir discuté avec les administrateurs du conseil dont M. Roggemann, le secrétariat a identifié ses priorités : une solution intuitive, identique dans sa structure à un livre de conseil traditionnel, mais sous une forme numérique.

Lors de la première réunion du conseil à laquelle Resolution a utilisé l’application pour iPad de Diligent Boards, les membres ont pu disposer à la fois de l’iPad et des traditionnels dossiers papier du conseil. Selon M. Roggemann, « dès qu’ils ont pu acquérir une expérience pratique de la solution de portail pour conseils Diligent, tous les membres du conseil l’ont adoptée immédiatement. L’application est extrêmement facile à utiliser et ne perd rien par rapport aux versions papier originales. Vous pouvez lire, mettre en surbrillance et annoter comme vous le faites sur le papier. À la différence que les mises à jour et révisions sont fournies en temps réel. Et mieux encore, vous pouvez dire adieu au poids du papier ».

RÉSULTATS

Si les membres du conseil de Resolution ont immédiatement adopté la solution, M. Roggemann a également présenté Diligent Boards à d’autres conseils d’administration, notamment à ceux de la Deutsche Börse et de Friends Life. Selon M. Roggemann, utiliser la solution de Diligent Boards offre des avantages tangibles en termes de gain de temps, fonctionnalité, sécurité et confort.

  • Dès qu’ils ont pu acquérir une expérience pratique de la solution de portail pour conseils Diligent, tous les membres du conseil l’ont adoptée immédiatement.
  • Gerhard Roggemann

    Administrateur non exécutif

    L’application est extrêmement facile à utiliser et ne perd rien par rapport aux versions papier originales. Vous pouvez lire, mettre en surbrillance et annoter comme vous le faites sur le papier. À la différence que les mises à jour et révisions sont fournies en temps réel. Et mieux encore, vous pouvez dire adieu au poids du papier.