Pour ne plus faire les choses à moitié : International Personal Finance adopte Diligent Boards

International Personal Finance plc a pour objectif de promouvoir l’inclusion financière et offre des prêts en espèces de petites sommes entre 50 et 1 000 £, sans garantie et à court terme, sur six à 12 mois. L’entreprise propose un service financier flexible et abordable, notamment des crédits immobiliers et de petits prêts financiers, à des personnes aux revenus modestes. Elle occupe 30 000 employés dans le monde et est au service de 2,4 millions de clients dans huit pays.

DÉFI

Le conseil d’administration de International Personal Finance se réunit tous les deux mois. Par le passé, l’assistante personnelle du PDG passait jusqu’à trois jours ouvrables à préparer les dossiers pour chaque réunion du conseil d’administration. Un travail administratif intense, y compris des heures d’impression, de réimpression et de reliure, était nécessaire afin que les documents du conseil soient envoyés aux membres avant les réunions. La situation des administrateurs n’était pas plus enviable.

Comme le dit Steve Bean, directeur des services pour le Royaume-Uni chez International Personal Finance Limited : « J’ai rencontré un administrateur alors qu’il se rendait à une réunion. Il portait une épaisse pile de documents qui pesait dans les trois kilos. J’ai réalisé qu’il nous fallait trouver une meilleure solution ». Mis à part les coûts liés à la création des dossiers papier du conseil d’administration, l’entreprise voulait réduire la consommation de papier. Steve ajoute : « International Personal Finance s’est engagée dans ses activités à mettre en œuvre des pratiques respectueuses de l’environnement et a gagné une série de prix pour cet engagement. Nous devions réduire la consommation de papier en salle de conseil ».

En plus de trouver une solution numérique synonyme d’économies en temps et en argent pour ses informations de conseil hautement confidentielles, l’entreprise voulait aussi un fournisseur capable de répondre ou d’aller au-delà de ses exigences en matière de sécurité.

APPROCHE

Soucieuse de la sécurité et de la convivialité d’utilisation, International Personal Finance a mené une enquête approfondie sur les portails électroniques pour conseils d’administration, les pendants numériques des dossiers papier de conseil, qui offrent des fonctionnalités élargies telles que droits de vote, contrôle d’accès et annotations. La solution de Diligent BoardsTM répondait à toutes ses exigences. « Nous avions besoin d’une application facile à utiliser sur un iPad et déjà équipée d’un système de sécurité rigoureux », précise Steve. « Certaines solutions semblaient séduisantes, mais comme elles étaient développées entièrement sur un logiciel externe, nous avions des inquiétudes quant aux éventuels bugs et problèmes de mise à jour.

Notre responsable de la sécurité a examiné et approuvé l’utilisation de Diligent Boards pour sa plateforme de sécurité et il s’est montré extrêmement enthousiaste. » Tous les administrateurs de l’entreprise ont reçu une formation sur site et des manuels au début de la transition vers Diligent Boards. Steve ajoute : « La formation des administrateurs et du personnel non dirigeant représentait un vrai défi car ils étaient dispersés partout dans le monde. Certains n’avaient pas le temps de participer physiquement à une formation, mais Diligent a pris les choses en main, s’est occupé de tout et les a formés par téléphone à l’heure qui leur convenait. La formation s’est déroulée avec beaucoup de fluidité et notre gestionnaire de compte chez Diligent a été brillant, attentif à tous nos utilisateurs et à leurs besoins en formation. Ils nous ont vraiment offert un service en or ».

RÉSULTATS

International Personal Finance a constaté une réduction significative de ses dépenses administratives depuis qu’elle est passée à Diligent Boards. Mais comme le dit Steve : « Si au début du processus, nous avions juste l’intention de réduire les coûts, la convivialité en termes d’utilisation et la sécurité sont, depuis, devenues beaucoup plus importantes à nos yeux ». « La réaction au sein de la société a été fantastique », ajoute Steve. « Nos membres du conseil d’administration aiment Diligent Boards. Il est simple et les a libérés des kilos de rapports de conseil qu’ils transportaient partout. C’est un système nettement plus efficace ».

L’entreprise a également calculé que, grâce à Diligent Boards, elle avait réduit son empreinte énergétique et que l’assistante personnelle du PDG pouvait économiser quelque 10 % de son temps chaque année.

  • Certaines solutions semblaient séduisantes, mais comme elles étaient développées entièrement sur un logiciel externe, nous avions des inquiétudes quant aux éventuels bugs et problèmes de mise à jour.
  • Steve Bean

    Directeur des services pour le Royaume-Uni

    Notre responsable de la sécurité a examiné et approuvé l’utilisation de Diligent Boards pour sa plateforme de sécurité et il s’est montré extrêmement enthousiaste.