Lonmin améliore l’efficacité de sa salle de conseil d’administration

Lonmin est l’un des plus grands producteurs primaires de platine au monde. Il exploite des sites en Afrique du Sud et le siège de l’entreprise se trouve à Londres. Le conseil d’administration de Lonmin se réunit six fois par an à date fixe, dont deux fois en Afrique du Sud. Selon les besoins de l’entreprise, des réunions supplémentaires sont souvent nécessaires. C’est Rob Bellhouse, secrétaire général chez Lonmin, qui orchestre ces réunions. M. Bellhouse est également chargé de respecter les obligations réglementaires liées aux cotations de l’entreprise aux Bourses de Londres et de Johannesburg.

DÉFI

Les administrateurs au sein du conseil de Lonmin résident dans divers pays : la moitié provient d’Afrique du Sud, d’autres sont au Royaume-Uni et un en Espagne. Tous les membres du conseil d’administration sont souvent en déplacement. Ainsi, il est difficile pour l’équipe de M. Bellhouse de produire dans les temps les traditionnels documents papier du conseil. Il souligne : « Les nombreux déplacements et la dispersion des membres dans le monde jouaient en notre défaveur. À la fin, avec le papier, nous n’arrivions simplement plus à faire parvenir les informations à temps ».

La production des documents de conseil occupait pas moins de six personnes : les tâches de photocopie, perforation, reliure et assemblage qu’elles se partageaient étaient qualifiées par M. Bellhouse de « processus cauchemardesque ». Pour les utilisateurs, la situation était tout aussi ingérable. Les dossiers de conseil contenaient chacun jusqu’à 300 pages. Et lorsqu’une tâche exceptionnelle s’ajoutait, comme l’approbation d’un document ou l’examen d’un rapport annuel, ce nombre doublait, voire triplait, de sorte que les rapports pouvaient atteindre parfois 850 pages ou plus. Si l’on ajoutait à cela les documents pour les sessions du comité de direction qui se tenaient parallèlement à la réunion du conseil d’administration, il arrivait souvent aux administrateurs de voyager avec des classeurs remplis de documents papier.

La sécurité était également problématique lorsque l’on travaillait avec des copies papier. Les dossiers livrés par coursier pouvaient être abandonnés sans surveillance devant le domicile de l’un des destinataires. Et puis se posait aussi la question de la destruction d’anciennes copies. Certains administrateurs les renvoyaient à l’entreprise pour qu’elles y soient détruites proprement, mais d’autres les stockaient dans leurs bureaux personnels et l’entreprise pouvait en perdre la trace. Avec le temps, il est devenu évident que les dossiers papier de conseil ne constituaient plus une solution durable pour le conseil d’administration de Lonmin.

APPROCHE

En quête d’une solution digitale, M. Bellhouse a étudié attentivement le marché. Il a identifié plus d’une douzaine de fournisseurs de portails et limité ses essais à trois d’entre eux. « Nous recherchions vraiment une combinaison gagnante entre une sécurité rigoureuse, la meilleure fonctionnalité d’arrière-plan pour le secrétariat et la meilleure fonctionnalité d’utilisateur final pour les administrateurs et leur iPad », indique M. Bellhouse.

La seule entreprise qui répondait à tous les critères de Lonmin était Diligent Corporation. Le confort de lecture et d’annotation pour les administrateurs et un niveau de sécurité impressionnant faisaient partie des atouts par lesquels la solution Diligent BoardsTM se démarquait. Lonmin a même engagé un expert informatique pour tester la solution du point de vue de la sécurité. Comme la solution Diligent Boards répondait à toutes les attentes, Lonmin a décidé de l’adopter.

RÉSULTATS

Avant la première réunion du conseil au cours de laquelle le portail a été utilisé, certains administrateurs ont demandé des copies papier car ils n’étaient toujours pas convaincus que la solution répondrait à leurs besoins. Toutefois, M. Bellhouse estime que ces demandes ont eu tendance à disparaître après la première réunion. « Après que les administrateurs ont eu l’occasion de manipuler la solution Diligent Boards et constaté eux-mêmes à quel point elle était simple à utiliser, elle a été très rapidement acceptée. Le passage du papier à l’iPad représente un véritable changement culturel, mais le fait d’avoir choisi Diligent Boards signifiait que ce changement n’était pas un problème de taille pour nous ».

De plus, Lonmin est en mesure d’effectuer des modifications de dernier minute et garde l’assurance que, peu importe l’endroit dans le monde où se trouvent les dirigeants, ils les recevront en temps réel. Bien que M. Bellhouse n’ait jamais quantifié les économies financières, il affirme qu’elles sont indéniables. « Il est évident que le papier a un coût : bon nombre de nos administrateurs se trouvaient à l’étranger et nous devions payer des coursiers pour leur expédier les documents du jour au lendemain. C’est cher. Mais au final, c’est le gain en efficacité qui compte, et il est immense ».

  • Nous recherchions vraiment une combinaison gagnante entre une sécurité rigoureuse, la meilleure fonctionnalité d’arrièreplan pour le secrétariat et la meilleure fonctionnalité d’utilisateur final pour les administrateurs et leur iPad.
  • Rob Bellhouse

    Secrétaire général

    La seule entreprise qui répondait à tous les critères de Lonmin était Diligent Boards.