Le groupe Panalpina et Diligent Boards : Des réunions plus efficaces

Les conseils de direction de l’expert en chaînes logistiques ont gagné en rapidité et sont mieux informés grâce à la communication numérique de leurs documents.

DÉFI

Le groupe Panalpina – des solutions sur mesure pour les chaînes logistiques

Le groupe Panalpina, établi à Bâle, en Suisse, est l’un des leaders sur le marché des solutions de chaînes logistiques. Sa gamme de produits, qui combine fret aérien, maritime et services logistiques, lui permet d’offrir des solutions sur mesure, complètes et intégrées au niveau mondial. Le groupe emploie environ 16 000 personnes dans le monde et exploite un réseau international de quelque 500 bureaux répartis dans plus de 70 pays.

Pour continuer de fonctionner correctement, cette entreprise florissante tient des réunions régulières avec des groupes tels que le conseil d’administration, le conseil exécutif et le conseil exécutif élargi. En tout, ce sont 25 personnes qui comptent sur des informations d’entreprise pointues et à jour pour prendre des décisions éclairées lors des réunions. Pour satisfaire les besoins des différents conseils, la société s’appuyait sur une équipe de 10 collaborateurs administratifs qui passaient jusqu’à deux jours entiers à assembler et imprimer les dossiers papier de conseil. Le caractère manuel du travail rendait les inévitables modifications de dernière minute extrêmement difficiles à gérer. La distribution était un défi supplémentaire, dans la mesure où les dirigeants se trouvaient sur des sites éloignés. Quant à la destruction sécurisée des montagnes de papier après les réunions, elle constituait une tâche tout aussi décourageante.

APPROCHE

Une solution intuitive et efficace

Panalpina a passé au crible toute une série de fournisseurs de portails pour conseils afin de trouver une solution sécurisée qui faciliterait le travail quotidien du secrétariat et des administrateurs. Après une évaluation minutieuse, le choix s’est porté sur la solution Diligent BoardsTM en décembre 2012. Quel a été le facteur décisif ? Le portail pour conseils de Diligent a prouvé qu’il était le plus complet du marché. Et Diligent s’est démarqué de ses concurrents par la simplicité et le caractère intuitif de l’application pour iPad.

Les utilisateurs ont tout de suite adopté la solution Diligent Boards. Et les économies en temps et en travail ont été remarquables. L’assistant du président du conseil d’administration de Panalpina déclare : « La différence entre nos anciennes et nouvelles procédures de travail est phénoménale. Aujourd’hui, grâce à Diligent, nos documents de réunion sont préparés par une seule personne et une tâche qui, à l’époque, prenait plusieurs jours, peut être bouclée aujourd’hui en une ou deux heures. Le gain de temps est incroyable, surtout si l’on considère que six réunions peuvent s’enchaîner certains mois. Les mises à jour sont intégrées de manière rapide et simple, et l’utilisateur est immédiatement informé des modifications de contenu. »

RÉSULTATS

L’effet boule de neige de la solution

Aujourd’hui, la solution Diligent Boards a investi tout le groupe Panalpina. En fait, bon nombre de comités décisionnels connexes l’ont également adopté. « Diligent Boards nous facilite grandement la tâche au quotidien », souligne l’assistant du président. « Et il ajoute du plaisir au travail. » Depuis que Diligent a été implémenté, la simplicité d’accès aux informations est devenue toute naturelle pour les membres du conseil d’administration de Panalpina ; ils peuvent dorénavant se préparer facilement aux réunions lors de leurs déplacements, sans devoir transporter de lourds dossiers de conseil. « Personne ne regrette les anciens documents papier, car la solution Diligent Boards permet aux participants aux réunions d’écrire des commentaires, de surligner certains éléments et de lire des documents comme s’il s’agissait des anciens livres – mais sans les inconvénients et le gaspillage liés au papier. »

  • Personne ne regrette les anciens documents papier, car la solution Diligent Boards permet aux participants aux réunions d’écrire des commentaires, de surligner certains éléments et de lire des documents comme s’il s’agissait des anciens livres.
  • Devoir transporter de lourds dossiers de conseil

    – mais sans les inconvénients et le gaspillage liés au papier.