La Fondation Ernst Göhner utilise le portail pour conseils d’administration afin d’amplifier son action dans le domaine caritatif

L’héritage de la Fondation reste intact dans la mesure où le secrétariat et le conseil d’administration s’emploient à encourager la philanthropie.

La Fondation Ernst Göhner cherchait une solution digitale pour faciliter la communication avec ses comités et simplifier la préparation et la distribution des documents de réunion. Elle avait besoin d’un système permettant de les produire rapidement. Un outil qui contribuerait à éviter les soirées passées à en photocopier d’énormes quantités, une tâche rendue encore plus difficile par les changements de dernière minute. Une solution numérique qui permettrait de gagner du temps et d’épargner le coût de la distribution physique.

PHILANTHROPIE ET ACTIVITÉS ENTREPRENEURIALES – LA FONDATION ERNST GÖHNER

Basée à Zug, en Suisse, la Fondation Ernst Göhner est l’héritage durable qu’a laissé au monde l’homme d’affaires Ernst Göhner. Chaque année, une large part des bénéfices dégagés par les activités commerciales de la Fondation est utilisée pour des œuvres de charité. La Fondation soutient des projets culturels, environnementaux, scientifiques et éducatifs.

L’organe suprême au sein de la Fondation est un comité constitué de neuf personnes. Il se réunit une fois par trimestre pour examiner et modifier les informations, applications et rapports des différents conseils d’administration. Afin de contribuer à une prise de décisions éclairée, de nombreuses informations doivent être présentées aux bonnes personnes et au moment opportun.

LES DOCUMENTS NUMÉRIQUES DU CONSEIL REMPLACENT DES MONTAGNES DE PAPIER

Les secrétaires du conseil d’administration créent un large éventail de documents qui seront distribués en temps voulu aux participants à la réunion. Manipuler les piles de centaines de pages imprimées s’avérait de plus en plus contraignant.

Selon Lucia Tellenbach, secrétaire de la Fondation Ernst Göhner : « Par le passé, l’impression des rapports et documents sur papier et leur distribution nécessitaient un jour entier de travail par trimestre. Et il ne s’agissait là que de reproduire les documents ». L’envoi des copies papier constituait un défi supplémentaire. À cause du poids des colis, les documents devaient être « divisés » pour réduire les frais d’affranchissement.

UNE SOLUTION QUI PLAÎT À TOUT LE MONDE

La Fondation a cherché une nouvelle solution. Une solution capable de mettre un terme aux séances tardives de photocopie. Après que certains membres eurent discuté de Diligent Boards™, ils ont décidé de l’essayer. Le changement a amené des avantages non négligeables.

Aujourd’hui, les membres du conseil d’administration peuvent travailler avec des documents sur leur iPad. Grâce à la solution intuitive de Diligent Boards, ils peuvent lire, annoter et commenter les documents. De plus, les dirigeants reçoivent ceux-ci plus rapidement et disposent de plus de temps pour les examiner.

Comme l’ajoute Mme Tellenbach : « Au sein du conseil d’administration de la Fondation, nous n’avons tenu qu’une seule réunion de transition où papier et Diligent Boards étaient utilisés en parallèle. Dès la réunion suivante, il est apparu logique que nous n’utiliserions plus de support papier. Tout le monde était d’accord pour ne seulement travailler qu’avec la solution digitale. Même les personnes présentes à la réunion et qui se montraient sceptiques au début ont été rapidement convaincues ».

CRÉER DES DOCUMENTS EN QUELQUES CLICS SEULEMENT

Aujourd’hui, grâce à Diligent Boards, la Fondation fonctionne de façon beaucoup plus efficace. Lucia Tellenbach et son équipe préparent des documents de réunion détaillés en quelques minutes seulement.

Mme Tellenbach distribue en toute sécurité les informations aux membres du comité sous la forme de documents de réunion électroniques, complets et entièrement cryptés. Les risques liés à la sécurité des documents physiques ont été réduits de façon significative.

Même si un iPad équipé de la solution était volé, les documents resteraient protégés des regards indiscrets grâce au cryptage et à la protection par mot de passe. L’organisation a également été très impressionnée par le service reçu : « Ma formation d’administratrice n’a pris que trois heures environ », note Mme Tellenbach. « Le manuel est facile à utiliser, mais je ne l’ai consulté que deux fois depuis que le système a été mis en place. En cas de problème urgent, j’appelle notre gestionnaire de compte ou l’équipe d’assistance et une solution au problème est toujours trouvée en quelques minutes. »

Le portail pour conseils d’administration de Diligent Boards facilite grandement le travail quotidien à la Fondation Ernst Göhner. Le résultat final : une efficacité accrue pour le secrétariat de la Fondation. Et la sécurité, le service et la simplicité d’utilisation pour les dirigeants.

  • Par le passé, l’impression des rapports et documents sur papier et leur distribution nécessitaient un jour entier de travail par trimestre. Et il ne s’agissait là que de reproduire les documents.
  • Lucia Tellenbach

    Secrétaire

    Grâce à Diligent Boards, la pression que nous subissions lorsqu’il fallait envoyer des documents papier aux conseils d’administration de la Fondation appartient désormais au passé.