Kingfisher utilise un portail à des fins d’uniformité au sein de ses conseils d’administration

Kingfisher, spécialisé dans l’aménagement d’intérieur, est le plus grand groupe de distribution européen et le troisième au monde dans sa catégorie. Il détient plusieurs marques telles que B&Q, Castorama, Brico Dépôt et Screwfix. L’objectif de cette entreprise, fondée en 1982, est de « donner aux clients les moyens de rendre leur habitat plus confortable et durable ».

David Morris, secrétaire général adjoint chez Kingfisher, est membre à part entière de l’organisation depuis 2010. David avait pour mission de trouver un outil capable de standardiser et simplifier la création ainsi que la distribution des documents du conseil d’administration de l’entreprise. En 2011, il a, durant trois mois, cherché la solution qui répondrait le mieux aux besoins de Kingfisher.

DÉFI

Kingfisher exploite plus de 1 000 magasins dans huit pays d’Europe et d’Asie. En tant qu’organisation internationale, l’entreprise dispose d’une série de conseils d’administration. Leur capacité à prendre des décisions stratégiques est capitale pour le succès du portefeuille d’enseignes de détaillants en bricolage de Kingfisher, qui ne cesse de s’étoffer. Les membres du conseil d’administration de l’entreprise siègent souvent dans plusieurs comités. Ils utilisent pour différentes réunions de conseil des documents qui leur sont livrés au dernier moment.

Le formatage des documents de conseil, l’impression des copies physiques et l’ajout de pages supplémentaires à la dernière minute représentaient une charge de travail considérable pour le secrétariat général de Kingfisher. La fréquence des réunions et la dispersion des membres du conseil dans toute l’Europe constituaient un véritable défi lorsqu’il fallait préparer et fournir des documents de conseil en temps voulu et de manière sécurisée, tout en maintenant des coûts raisonnables.

Soulager la charge de travail administratif et trouver une technologie simple d’utilisation capable d’uniformiser l’ensemble des conseils d’administration, étaient les priorités-clés de Kingfisher. La sécurité était essentielle également dans la mesure où les documents de conseil contiennent des informations très sensibles. David a cherché une solution par ailleurs intuitive et qui ne nécessitait que peu de formation pour les administrateurs.

APPROCHE

Après des recherches approfondies menées par David et l’équipe administrative sur Diligent Boards™ et d’autres fournisseurs de portails pour conseils d’administration, Kingfisher a commencé à utiliser le portail de Diligent Boards lors d’une réunion de son conseil principal en octobre 2011.

Avant la première réunion, David et l’équipe administrative ont été formés au système par un gestionnaire de compte attitré. Les administrateurs du conseil ont reçu des données de connexion et un guide de formation pour l’iPad. Une assistance supplémentaire était à leur disposition en cas de besoin. Compte tenu de la nature intuitive de l’interface, aucune autre formation n’a été demandée jusqu’à présent par les administrateurs de Kingfisher.

Pour l’équipe administrative, il était essentiel que la solution choisie réduise de manière significative la charge de travail liée à la préparation et à la modification des documents de conseil. Comme diverses personnes apportaient leur contribution, des documents arrivaient dans des formats, polices et tailles de texte différents. Rassembler ces informations disparates grâce au portail de Diligent Boards a aidé Kingfisher à adopter un format homogène et compatible avec l’iPad.

Au-delà des fonctionnalités propres à la convivialité d’utilisation, la sécurité était d’une importance cruciale. Pour contrôler la sûreté de la solution, Kingfisher a engagé un expert externe en sécurité pour effectuer des tests de pénétration. Le résultat : Diligent Boards a réussi le test.

RÉSULTATS

Adopter la solution de Diligent Boards a porté ses fruits immédiatement : en moyenne, la création de dossiers papier de conseil prenait au secrétariat général de Kingfisher plus d’une demi-journée de travail par personne et par dossier. Désormais, la création et la distribution des documents prennent nettement moins de temps.

Après l’essai initial, David a implémenté Diligent Boards dans 10 comités supplémentaires de Kingfisher. Enfin, l’enseigne B&Q et neuf de ses comités ont eux aussi adopté Diligent Boards comme outil pour leurs conseils. David relate un épisode révélateur de l’importance qu’a eue l’adoption du portail : « Octobre 2011 a été la première fois ou nous avons décidé de tester la solution lors d’une réunion hors-site. Deux documents du dossier devaient être mis à jour le matin où se tenait la réunion. Je n’étais physiquement pas présent lors de cette réunion.

Mais j’ai tout de même pu effectuer les différentes modifications depuis mon bureau, en seulement quelques minutes, et alerter les administrateurs de ces changements, afin qu’ils puissent mettre à jour le document. C’est à ce moment-là que nous avons réalisé la puissance de la solution de Diligent Boards ». David note également que Diligent fait évoluer les fonctionnalités de son portail en fonction des retours donnés par les clients et de leurs nouvelles habitudes d’utilisation.

« La qualité du produit Diligent Boards se démarquait des produits concurrents. À nouveau, Diligent avait créé sa solution bien avant l’arrivée de l’iPad. Avec l’introduction des applications, de nombreuses autres solutions ont envahi le marché où elles tentent de se faire une place. Et Diligent apporte des innovations à sa solution pour répondre aux besoins changeants des clients et garder une longueur d’avance ».

  • La qualité du produit Diligent Boards se démarquait des produits concurrents. À nouveau, Diligent avait créé sa solution bien avant l’arrivée de l’iPad.
  • David Morris

    Secrétaire général adjoint

    Avec l’introduction des applications, de nombreuses autres solutions ont envahi le marché où elles tentent de se faire une place. Et Diligent apporte des innovations à sa solution pour répondre aux besoins changeants des clients et garder une longueur d’avance.