Inviter la Commission canadienne du tourisme à adopter le numérique

La Commission canadienne du tourisme (CCT) est l’organisation nationale chargée de promouvoir le tourisme au Canada. Elle est une société d’État du gouvernement canadien. La CCT a pour mission d’être le porte-parole unique de l’industrie canadienne du tourisme ; elle vend le Canada comme une destination touristique quatre-saisons qui offre aux voyageurs de vivre des expériences extraordinaires.

DÉFI

La vision de la CCT tient dans son slogan « Inviter le monde entier à explorer le Canada ». Douze membres du conseil d’administration appliquent les stratégies qui permettront de mettre en œuvre cette vision. Les réunions de direction se tiennent six fois par an, quatre physiquement et deux virtuellement. Mais répondre aux exigences de ces réunions n’était pas une tâche aisée. Selon Raya Rahmen, chargée de liaison du conseil, les méthodes de préparation des documents étaient obsolètes et consistaient à regrouper manuellement les différents rapports et documents sources dans des classeurs.

Ainsi, les changements inévitables de dernière minute étaient un vrai cauchemar car le personnel du secrétariat devait se dépêcher de réimprimer et réassembler de nouvelles versions des dossiers de conseil. Lorsque le groupe tenait des sessions stratégiques de planification et invitait des participants extérieurs, l’équipe de Raya devait produire jusqu’à 40 copies de ces encombrants classeurs. En général, la production de documents de conseil demandait deux jours de travail à temps plein et nécessitait souvent des heures supplémentaires.

APPROCHE

La propre PDG de la CCT a servi de catalyseur au changement. Elle participait à d’autres conseils et a suggéré à l’organisation de passer à une solution numérique. La CCT a brièvement envisagé de se tourner vers une solution logicielle « bricolée », gratuite ou bon marché. Mais lorsqu’elle a considéré plus attentivement les risques liés à la sécurité, l’idée a été définitivement rejetée.

Raya s’est mise à chercher le fournisseur idéal et à examiner de près les candidats potentiels. Sept finalistes ont été retenus. Diligent Boards TM a été choisi après que les solutions de chaque société ont été passées au crible. Le facteur principal qui a fait pencher la balance en faveur de Diligent : la simplicité. La solution de Diligent était la seule à ressembler et à se manipuler comme un livre, mais avec tous les avantages d’un portail numérique.

RÉSULTATS

Lorsque la CCT utilisait des classeurs pour rassembler les documents du conseil, elle faisait systématiquement appel à des ressources supplémentaires pour aider à copier et regrouper le matériel. Aujourd’hui, grâce à Diligent, ces frais supplémentaires sont de l’histoire ancienne. L’élaboration et la distribution de documents via le portail pour conseils d’administration a réduit de manière significative les temps de production et éliminé le besoin d’envoyer les classeurs par coursier aux membres à travers le pays.

Les membres du conseil ont rapidement adopté la solution basée sur l’iPad et n’ont eu besoin que de peu de formation. La valeur ajoutée : les dirigeants utilisent la solution de Diligent afin de sauvegarder les documents pour d’autres réunions. « C’est absolument incroyable », commente Raya. « Le changement est radical par rapport à notre situation passée. Nos dirigeants accèdent du bout des doigts à tout ce dont ils ont besoin. Quand je pense à la manière dont on travaillait, je me demande comment on y arrivait »

  • Le changement est radical par rapport à notre situation passée.
  • Raya Rahmen

    Chargée de liaison du conseil

    Nos dirigeants accèdent du bout des doigts à tout ce dont ils ont besoin. Quand je pense à la manière dont on travaillait, je me demande comment on y arrivait.