Intu Properties utilise Diligent pour révolutionner les réunions de son conseil d’administration

Intu Properties est une société immobilière importante du FTSE 100 dont les actifs atteignent 8,8 milliards £. Selon Intu : « Nous possédons et exploitons, sur des sites privilégiés partout au Royaume-Uni, quelques-uns des meilleurs centres commerciaux du pays, parmi lesquels 10 des 25 centres les plus en vue. » Intu emploie plus de 2 000 personnes. Elle compte parmi les clients de Diligent depuis 2012.

DÉFI

Intu Properties a un conseil d’administration principal et quatre comités de direction, réunissant en tout 25 membres différents au sein du conseil et des comités. Les réunions du conseil et des comités se tiennent au moins quatre fois par an. Avant d’adopter Diligent Boards™, l’entreprise préparait des documents papier dont le nombre de pages atteignait parfois 250 et les distribuait aux membres du conseil pour examen. Susan Marsden, secrétaire général chez Intu Properties, déclare : « Nous avions besoin d’un système de distribution du contenu plus efficace, à la fois pour améliorer le confort de nos administrateurs et pour gagner du temps lors de la préparation des dossiers de conseil et comités. Nous dépensions également des sommes considérables pour distribuer les dossiers par coursier et les administrateurs n’appréciaient pas beaucoup être livrés à des heures tardives ».

La sécurité des données constituait aussi un facteur essentiel du passage à une solution numérique, ajoute Susan Marsden : « Nous craignions que des documents confidentiels du conseil d’administration soient égarés, livrés par un coursier à la mauvaise adresse ou perdus. »

Le président et le PDG d’Intu utilisaient déjà les services de Diligent Boards dans d’autres conseils. Ils connaissaient donc les avantages que pouvaient présenter des portails numériques pour conseils d’administration. Susan a passé en revue une série de fournisseurs et conclu que Diligent était le partenaire dont l’entreprise avait besoin : « L’équipe a effectué une excellente présentation et clairement compris tous les problèmes auxquels le secrétariat de direction et le conseil d’administration étaient confrontés dans la gestion des documents du conseil. J’étais également rassurée de savoir que Diligent Boards est utilisé par de nombreuses entreprises du FTSE 100. De plus, l’impressionnant niveau de sécurité offert par Diligent constituait une garantie contre le piratage et un argument de poids à nos yeux. »

APPROCHE

Sa décision prise, Intu Properties a immédiatement amorcé la migration de ses documents de conseil d’administration vers Diligent Boards. Un mois plus tard, Intu organisait la première réunion du conseil avec documents papier et documents numériques accessibles sur iPad. Susan Marsden déclare : « Tous nos dirigeants ont reçu une formation individuelle, notre gestionnaire de compte Diligent a participé à la réunion pour offrir de l’assistance en cas de besoin et tout s’est déroulé sans encombre. Diligent a également proposé du support et des conseils aux utilisateurs qui ne connaissaient pas l’iPad. Après quelques mois, tous les dirigeants utilisaient le service et en étaient très satisfaits ».

RÉSULTATS

En adoptant Diligent, Intu Properties a repoussé les échéances pour le dépôt des documents de conseil : désormais, ils doivent être disponibles trois heures avant l’envoi des dossiers, contre 24 heures par le passé. La solution donne donc plus de temps aux contributeurs pour rendre leur travail et aux administrateurs pour vérifier les erreurs avant la publication. Comme la livraison des documents est instantanée, les dirigeants disposent désormais d’un délai supplémentaire pour les examiner avant les réunions.

Susan Marsden estime que, grâce à Diligent Boards, la société a réalisé quelque 50 % d’économie sur le temps consacré à la production des documents de conseil. « Nous utilisons même l’application pour distribuer des coupures de presse, mettre les calendriers à jour et envoyer de la documentation en toute sécurité ».

Susan Marsden affirme que le service à la clientèle offert par Diligent est l’un des points forts de l’expérience vécue par Intu Properties : « Notre gestionnaire de compte fournit une assistance d’excellente qualité aux utilisateurs et administrateurs et résout rapidement les rares problèmes que nous rencontrons. Nos dirigeants apprécient le confort également : ne plus devoir attendre à la maison la livraison d’un dossier papier de conseil ou transporter de lourds dossiers avec soi, la simplicité de navigation entre les dossiers électroniques et la possibilité d’écrire des notes sur leurs documents numériques sont autant de raisons pour lesquelles ils sont ravis d’être passés aux dossiers de conseil électroniques. En résumé, je donnerais à notre expérience avec Diligent Boards la note de 10 sur 10 ».

  • Le président et le PDG d’Intu utilisaient déjà les services de Diligent Boards dans d’autres conseils. Ils connaissaient donc les avantages que pouvaient présenter des portails numériques pour conseils d’administration.
  • Susan Marsden

    Secrétaire général

    En adoptant Diligent, Intu Properties a repoussé les échéances pour le dépôt des documents de conseil : désormais, ils doivent être disponibles trois heures avant l’envoi des dossiers, contre 24 heures par le passé.
  • Grâce à Diligent Boards, Intu Properties a réalisé quelque 50 % d’économie sur le temps consacré à la production des documents de conseil.