Grâce à Diligent Boards, DSM Pension Services renforce l’efficacité de sa salle de conseil d’administration

DSM Pension Services B.V. (DPS) est le centre d’expertise de DSM spécialisé dans les retraites et la gestion de patrimoine. Natascha Jacobs est l’assistante de l’équipe d’appui au management chez DPS. Elle est responsable de l’organisation de toutes les réunions avec les clients. Pour l’assister dans cette tâche, elle peut compter sur Diligent Boards™ (anciennement Diligent Boardbooks) depuis mai 2013.

COMPLEXITÉ

Chez DPS, la structure des réunions et du conseil d’administration est complexe. La société doit gérer deux fonds de retraite distincts. Chaque fonds de retraite est constitué d’environ sept organes comprenant des conseils d’administration, des conseils référents, des commissions, des organes de responsabilité et supervision ainsi que l’équipe de management de DPS. Au total, les divers comités se réunissent à peu près 100 fois par an.

Natascha affirme : « C’était un défi de taille pour notre équipe que d’assurer une préparation parfaite de chaque réunion. Avant les séances, nous passions énormément de temps à imprimer, copier et distribuer tous les documents, y compris par coursier. Et lorsque des modifications étaient nécessaires, nous devions recommencer tout le processus depuis le début. Pour les membres du conseil aussi, les documents de réunion au format papier (souvent plusieurs centaines de pages) étaient difficiles à gérer. »

SÉCURITÉ

Outre l’investissement considérable en temps, l’ancien système comportait un autre inconvénient : il était impossible de garantir une sécurité infaillible pour nos informations. DPS traite des données extrêmement sensibles et il est primordial qu’aucune fuite ne se produise. Toutefois, une fois que ces informations sensibles ont été imprimées, il devient difficile d’éviter le risque d’une fuite. Compte tenu de cette problématique et pour d’autres raisons encore, le conseil d’administration de DPS a souhaité migrer vers des réunions numériques lors desquelles les participants pourraient utiliser des tablettes. Il était cependant primordial que la solution réponde aux exigences actuelles en matière de sécurité. Selon Ton Knoops, coordinateur du service informatique chez DPS : « De nos jours, la sécurité et la sécurité de l’information sont plus importantes que jamais, surtout dans notre secteur. L’aspect sécuritaire constituait donc un argument incontournable dans le choix d’un portail pour conseils adapté à nos exigences. Par exemple, en cas de vol de tablette, vous ne voulez pas qu’une tierce personne puisse accéder aux documents qu’elle contient. Le système et le lieu de stockage des données constituaient deux autres critères essentiels dans la sélection de notre future solution.

À LA RECHERCHE D’UN PORTAIL POUR CONSEILS D’ADMINISTRATION

Monsieur Knoops a comparé différents fournisseurs de portails pour conseils qui répondaient aux exigences fixées et a finalement choisi Diligent Boards. Ton déclare : « Le conseil d’administration de DSM utilisait Diligent Boards depuis un certain temps déjà et en était très satisfait. Si c’est une réalité dont nous avons tenu compte, trois aspects en particulier dictaient également notre décision finale : la sécurité de l’information, la convivialité et la qualité du service à la clientèle. »

Monsieur Knoops explique : « Premièrement, Diligent s’est imposé comme la solution la plus efficace en matière de sécurité de l’information. Toutes les données sont stockées dans la meilleure structure d’hébergement qui soit. Elles font l’objet de sauvegardes dans un système de récupération après sinistre sur un site géographiquement distinct. Diligent Boards se démarquait aussi des autres concurrents par sa convivialité d’utilisation. 30 minutes seulement sont nécessaires pour apprendre à utiliser la solution. Le dernier des trois arguments qui nous ont convaincus d’adopter Diligent Boards, c’est l’excellence du service clients ; il est accessible 24 heures sur 24 dans différentes langues. Nous avons aussi apprécié le fait que les employés du service à la clientèle de Diligent Boards aient été formés pour intervenir rapidement et avec compétence auprès de ce groupe cible en particulier. »

RÉUNION HYBRIDE

Pour que la première réunion se déroule sans encombre, une session hybride – autorisant à la fois la solution numérique et les livres de conseil sur papier – a été organisée avec le soutien de Diligent. Natascha affirme : « Des changements de ce type s’accompagnent toujours d’une certaine tension et les gens ont besoin de temps pour s’y habituer. Mais je ne m’attendais pas à ce que Diligent Boards soit accepté si rapidement. Tout le monde l’a adopté dès la fin de la première réunion. Cet enthousiasme a vraiment dépassé nos attentes. »

UTILISATION ÉTENDUE

DPS utilise désormais Diligent Boards depuis environ deux ans. Natascha affirme : « Au départ, la solution n’était destinée qu’au conseil d’administration des fonds de retraite SABIC et PDN, qui comptent conjointement quelque 20 utilisateurs. Mais la solution a tellement de succès que 60 personnes l’utilisent déjà aujourd’hui. C’est une aide incroyable pour notre équipe d’appui au management. Désormais, nous pouvons nous concentrer uniquement sur les tâches les plus importantes, sans perdre un temps précieux devant la photocopieuse. »

EFFICACITÉ RENFORCÉE

En fin de compte, l’adoption d’un portail pour conseils d’administration a offert un autre avantage inattendu à DPS : les réunions sont à la fois plus courtes et plus efficaces. « Comme vous pouvez l’imaginer, explorer des documents à la recherche d’une page particulière entraîne des pertes de temps considérables en réunion », ajoute Natascha. « La numérisation nous a permis de gagner un temps précieux. »

  • C’est une aide incroyable pour notre équipe d’appui au management.
  • Natascha Jacobs

    L’assistante de l’équipe d’appui au management

    Désormais, nous pouvons nous concentrer entièrement sur des tâches importantes, sans passer des jours devant la photocopieuse.