En 2012, la banque FirstRand épargne 50 % selon les estimations sur les coûts de production de la salle du conseil

FirstRand se veut le partenaire africain de choix dans le secteur des services financiers. Le groupe peut se vanter de chiffres très impressionnants : 34 000 employés, 800 succursales de détail et 6 290 guichets automatiques en Afrique du Sud. La banque possède des filiales dans les pays voisins du Botswana, du Mozambique, de la Namibie, du Lesotho et de la Zambie.

La culture de FirstRand s’axe sur l’innovation et l’esprit d’entreprise. Ces deux facteurs sont au coeur des plans stratégiques et opérationnels de la banque. L’innovation est prise tellement au sérieux que FirstRand organise même une remise de prix annuelle en interne pour récompenser les efforts des employés de la banque. Pour l’édition 2012, l’équipe du secrétariat de l’entreprise a proposé de récompenser le travail qu’elle avait effectué avec la solution de Diligent BoardsTM.

DÉFI

Le secrétariat de FirstRand gère un solide calendrier de réunions : plus de 600 par an nécessitant la production de plus de 8 700 dossiers de conseil individuels pour les directeurs et employés qui participent aux conseils principaux et secondaires et, aux comités à l’échelle du groupe. Afin de répondre aux exigences de production pour ces réunions, jusqu’à six assistants étaient réunis en une sorte de « chaîne d’assemblage » afin de rassembler et d’estampiller manuellement chacune des pages de chaque rapport de conseil. Les documents étaient reliés, puis envoyés par coursier à une série de dirigeants établis dans toute l’Afrique.
Par conséquent, le secrétariat passait le plus clair de son temps à créer et livrer manuellement des documents. Les efforts engagés pour produire ces dossiers de conseil étaient énormes. Le simple fait de rassembler tous les documents représentait une vraie prouesse.

APPROCHE

FirstRand s’est d’abord tournée vers la solution de Diligent Boards pour pallier les désagréments du papier, de façon à ce que le secrétariat puisse se concentrer davantage sur la qualité du contenu livré et, à fournir une solution intégrée, plus adaptée à ses directeurs très occupés. Elle voulait se débarrasser de cette méthode inspirée de la ligne d’assemblage pour les documents de conseil et du laborieux estampillage manuel de milliers de pages. Comme des changements de dernière minute étaient inévitablement apportés aux documents, FirstRand a cherché un outil de synchronisation pour permettre la mise à jour instantanée de n’importe quel rapport. Et la sécurité et le service étaient des facteurs essentiels.

Bien que motivée par des critères de confort, l’équipe du secrétariat a été très surprise de découvrir les économies qu’impliquait la solution. Martha Bromilow, responsable du secrétariat d’entreprise de FirstRand Limited, souligne : « Lorsque nous nous sommes inscrits pour le prix de l’innovation 2012, nous avons calculé les coûts de production avant et après adoption de la solution de Diligent Boards. Je ne pense pas que quiconque aurait pu s’attendre à des résultats aussi incroyables. »

RÉSULTATS

Quelle est l’envergure des économies réalisées ? Avant d’utiliser Diligent Boards, FirstRand dépensait quelque 14 000 000 R (1,55 millions USD) par an pour la production, l’assemblage et la livraison des dossiers du conseil. Après avoir adopté la solution de Diligent, l’entreprise a réalisé des économies de 6 887 177 R (764 000 USD) pour la seule première année, a réduit de 49 % ses coûts globaux, compte tenu des frais d’abonnement annuels à Diligent Boards. La plupart de ces économies peuvent s’expliquer par la réduction de 78 % des frais de personnel. Libéré des contraintes de la production, le secrétariat de FirstRand peut désormais se concentrer sur la qualité des documents de conseil. Un autre avantage : plus de quatre millions de feuilles de papier ont été épargnées l’an dernier après le passage à la solution numérique. « Notre investissement dans la solution de Diligent Boards se justifie entièrement si l’on considère les économies en temps, en argent et en efficacité que nous avons réalisées en adoptant une solution sans papier. Il existe aussi d’autres avantages non quantifiables tels que la facilité d’accès pour les directeurs, les mises à jour en temps réel et une livraison sécurisée », ajoute Madame Bromilow.

  • Lorsque nous nous sommes inscrits pour le prix de l’innovation 2012, nous avons calculé les coûts de production avant et après adoption de la solution de Diligent Boards.
  • Martha Bromilow

    Secrétariat d’entreprise

    Je ne pense pas que quiconque aurait pu s’attendre à des résultats aussi incroyables.