Diligent : Une valeur sûre pour Ladbrokes

Ladbrokes plc est un leader mondial dans l’industrie des paris et des jeux. Les recettes annuelles du groupe, qui appartient au FTSE 250, dépassent le milliard de livres sterling. Au Royaume-Uni, l’entreprise compte plus de 2 200 magasins et est très active sur Internet. Elle emploie 15 000 personnes dans le monde.

Chaque année, le département juridique et le secrétariat de Ladbrokes préparent des documents et fournissent des services pour plus de 30 réunions. À celles du conseil d’administration principal s’ajoutent les séances des comités exécutifs, d’audit, comités des nominations et rémunérations et comité chargé de la responsabilité sociale.

DÉFI

À l’instar de nombreuses organisations, Ladbrokes devait faire face à différents défis lorsqu’il s’agissait de produire les documents de conseil avant les réunions : s’il était important d’améliorer la sécurité, l’entreprise souhaitait aussi réduire la consommation de papier et adopter une démarche davantage tournée vers le digital. Mais ce qui a surtout poussé l’entreprise à chercher un portail numérique pour conseils d’administration, c’est sa volonté de travailler avec un système plus efficace et plus économique que le papier.

Avant d’adopter la solution Diligent Boards™, Ladbrokes a fait appel à une solution externe pour créer une version numérique de ses documents de conseil. Toutefois, l’entreprise a continué d’imprimer et de distribuer des documents papier par coursier, car les administrateurs trouvaient l’interface utilisateur peu conviviale. La méthode était coûteuse en temps et en argent et l’entreprise consommait des milliers de feuilles de papier chaque année.

Selon Adrian Bushnell, secrétaire d’entreprise de Ladbrokes : « Ladbrokes avait besoin d’une solution plus économique dont le coût ne dépasserait pas les frais actuels de production et de distribution des dossiers. Lorsque nous avons évalué ce que nous coûtaient le papier, l’impression (selon le nombre et la nature des dossiers de conseil généralement produits), ainsi que la distribution par coursier des dossiers aux administrateurs, il est apparu que la migration vers une nouvelle plateforme numérique entraînerait des économies financières. »

APPROCHE

Ladbrokes a implémenté Diligent Boards en octobre 2013. Monsieur Bushnell ajoute : « Diligent Boards s’est imposé comme le meilleur choix possible. D’après nos calculs de coûts, nous savions qu’en matière de production et de distribution des documents de conseil, il nous permettrait de gagner de l’argent. C’était d’ailleurs l’exigence formulée par notre directeur financier. »

Mais la solution comportait aussi d’autres fonctions séduisantes pour Ladbrokes. Si l’entreprise se sert de l’application pour distribuer les documents avant les réunions, elle utilise aussi le centre de ressources de Diligent Boards afin de partager des informations utiles, notamment des notes d’analystes industriels et des renseignements sur la concurrence, pour les reunions intermédiaires entre membres de conseil et comités.

RÉSULTATS

Grâce à l’adoption de Diligent Boards, Ladbrokes a pu faire des économies par rapport à la production et à la distribution de dossiers papier. Mais l’application a également permis de gagner un temps considérable. Monsieur Bushnell déclare : « Nous nous attendions à ce que Diligent contribue à accélérer nos processus de travail, mais nous ignorions que le gain de temps serait aussi remarquable. Avant, un assistant personnel pouvait avoir besoin de deux journées entières pour produire, assembler et distribuer les documents pour chaque réunion. Aujourd’hui, la démarche ne prend plus qu’une heure ou deux. Au final, nous gagnons environ un mois par an. »

Et il existe également d’autres avantages, comme le souligne M. Bushnell : « Nous sommes aujourd’hui en mesure de récupérer les documents un jour plus tôt pour les examiner. Cela signifie que les administrateurs disposent de plus de temps pour les revoir, ce qui améliore la qualité des débats lors des réunions. Et, bien entendu, nous avons économisé des dizaines de milliers de feuilles de papier. »

  • C’était d’ailleurs l’exigence formulae par notre directeur financier.
  • Adrian Bushnell

    Secrétaire d’entreprise

    Diligent Boards s’est imposé comme le meilleur choix possible. D’après nos calculs de coûts, nous savions qu’en matière de production et de distribution des documents de conseil, il nous permettrait de gagner de l’argent.