Diligent remet sur les rails les réunions de conseil d’administration et de direction de Southern Railway

Southern Railway fournit des services ferroviaires sur plus de 660 km entre Londres et la côte sud de l’Angleterre. L’opérateur ferroviaire gère 156 gares, exploite sept jours par semaine un parc de quelque 300 trains, nouveaux ou rénovés et emploie plus de 4 000 personnes, dont la plupart travaillent dans les gares de la compagnie et à bord des trains. Étant donné les implications écologiques liées à l’exploitation d’une compagnie de transport, Southern Railway a pris une série d’initiatives en matière de développement durable pour minimiser son empreinte environnementale, parmi lesquelles l’implémentation d’une solution de portail pour conseils d’administration.

DÉFI

Une société de chemin de fer qui peut se targuer de transporter 176 millions de passagers chaque année doit se soumettre aux normes les plus strictes en matière de gestion. Chaque mois, Southern Railway tient des réunions de conseil de groupe et de direction. Ces réunions sont l’occasion d’examiner, avec le directeur général Charles Horton, les activités de l’ensemble des quatre sousconseils de la compagnie ferroviaire, des RH à la finance, en passant par la gestion du parc. À leur tour, les sous-conseils de la société tiennent aussi un calendrier de réunions mensuelles.

Mais rassembler les rapports en provenance de 20 sources différentes représentait un travail titanesque. Imprimer, rassembler, relier et distribuer les documents des différents conseils et sous-conseils sous forme de dossiers cohérents occupaient le personnel durant près de trois jours entiers. Selon Heather Spring du département administratif de Southern Railway : « Le seul fait de rassembler les documents pour chacun des différents groupes nous prenait une demi-journée. En tout, ce sont trois jours de ressources précieuses qui s’envolaient chaque mois. Ce travail était certes important, mais l’effectuer de manière plus efficace nous aurait permis de nous consacrer à des tâches plus urgentes ».

APPROCHE

Frustrée par l’inefficacité des processus papier, la direction a décidé que Southern Railway allait se moderniser et adopter une approche numérique pour ses réunions de conseil. Une série de solutions de portails pour conseils d’administration ont été examinées par une équipe de la compagnie ferroviaire et c’est la solution de Diligent Boards™ qui a été sélectionnée pour sa sécurité impressionnante et les options qu’elle offrait.

Dans un premier temps, les conseils de direction et de groupe ont adopté la solution, suivis par l’ensemble des quatre sous-conseils. Les membres du conseil, administrateurs et équipes administratives ont été formés à l’utilisation de la solution pour tablettes par un gestionnaire de compte désigné par Diligent. La transition du papier au numérique s’est opérée de manière presque instantanée. Heather Spring explique : « Ce que nous voulions le plus, c’est pouvoir adopter une solution sans que la productivité en pâtisse. Et comme le produit de Diligent Boards est très intuitif, aucun de nos administrateurs n’a connu le moindre souci ».

RÉSULTATS

La solution de Diligent Boards épargne aux membres du conseil le transport de volumineux dossiers d’une réunion à l’autre. Et elle permet d’annoter les rapports de manière beaucoup plus aisée. D’un point de vue administratif, la solution permet de gagner du temps : au lieu des trois jours nécessaires par le passé, il ne faut aujourd’hui pas plus d’une demi-heure pour préparer les informations, du téléchargement des documents de conseil à l’ajout du lien vers l’ordre du jour et la publication pour les administrateurs. Elle permet aussi d’économiser du papier, de l’encre et d’autres déchets, ce qui est important compte tenu du souci qu’a la compagnie de réduire son empreinte environnementale au sein de ses installations et dans toute la campagne anglaise. Un avantage inattendu, selon Heather Spring : « La solution facilite également le partage de documents avec d’autres personnes impliquées, comme des auditeurs externes ». Dans l’ensemble, l’utilisation de la solution de Diligent Boards a entraîné un gain de temps et des économies environnementales tangibles pour l’équipe de Southern Railway. Comme le dit Heather Spring : « Nous sommes ravis que le système continue de fonctionner si bien pour nous ».

  • Ce que nous voulions le plus, c’est pouvoir adopter une solution sans que la productivité en pâtisse.
  • Heather Spring

    Département administratif

    Et comme le produit de Diligent Boards est très intuitif, aucun de nos administrateurs n’a connu le moindre souci.