Diligent Boards donne à l’institution caritative ExtraCare une nouvelle indépendance à l’intérieur et à l’extérieur de la salle du conseil

L’institution caritative britannique ExtraCare, qui a été primée pour son travail, permet aux séniors de profiter d’une vie plus saine, plus active et indépendante. ExtraCare favorise l’interconnexion de communautés modèles, représentant une alternative moderne aux traditionnelles maisons de soins ou de repos. L’association s’occupe de 14 villages de retraités et 17 projets d’hébergement plus petits à travers les Midlands et le nord du Royaume-Uni.

DÉFI

Administrer l’institution caritative ExtraCare nécessite le support d’un conseil d’administration à la fois efficace et connecté. Par le passé, l’association utilisait une méthode basée sur le papier afin de préparer les documents nécessaires aux réunions trimestrielles de son conseil, du comité d’audit et du comité de la présidence. La préparation et l’envoi des documents à quelque 20 membres du conseil et des comités de direction prenaient à Anna Adams, secrétaire exécutive d’ExtraCare, et à son équipe presque trois semaines par an.

Le processus n’était pas seulement long, il était également coûteux, surtout pour une organisation caritative qui doit justifier chaque centime dépensé. Selon Mme Adams, « chaque dossier envoyé revenait à 3 £. Et comme les colis étaient très volumineux, ils se retrouvaient souvent coincés dans des centres de tri locaux où les membres du conseil eux-mêmes devaient les récupérer ». Par conséquent, il n’existait aucune garantie que les administrateurs recevraient leur dossier à temps pour les reunions.

APPROCHE

Lorsqu’un des nouveaux membres du conseil de l’association a suggéré de se débarrasser du papier, ExtraCare a réagi. Elle a établi une courte liste des leaders sur le marché des portails pour conseils d’administration, les a passés au crible jusqu’à faire le meilleur choix qui soit : Diligent Boards™.

La principale raison pour laquelle le choix s’est porté sur la solution de Diligent Boards, c’est que ce portail pour conseils d’administration semblait le plus facile à utiliser. En fait, ExtraCare a été agréablement surprise de voir avec quelle aisance les membres du conseil sont passés du papier à l’application de Diligent Boards.

RÉSULTATS

Après être passée du papier à la solution numérique de portail pour conseils d’administration de Diligent, l’équipe d’ExtraCare a constaté qu’elle gagnait jusqu’à deux semaines de travail par an. Au-delà du temps passé, la solution a permis à l’institution d’éliminer les dépenses inhérentes aux expéditions et documents, ce qui est essentiel pour une organisation caritative.

ExtraCare a également gagné en productivité sur d’autres plans : le centre de ressources du portail a aidé l’organisation à acquérir encore plus d’efficacité à l’extérieur de la salle du conseil. Avant d’utiliser la solution de Diligent Boards, l’institution envoyait des courriels pour communiquer des informations importantes comme les plannings thérapeutiques. Mais les membres du conseil, très occupés, ne les lisaient pas toujours. Anna Adams explique : « Le centre de ressources nous permet de télécharger toute information pertinente qui ne figure pas dans les documents de réunion. Par exemple, nous avons ce qu’on appelle un plan de traitement qui est primordial dans le cadre des soins à nos résidents et qui nous sert de guide pour les médicaments à administrer ».

Aujourd’hui, lorsque des points stratégiques capitaux doivent être communiqués, l’association caritative les marque grâce à la fonctionnalité du centre de ressources et les données parviennent aux membres en toute sécurité et en temps réel.

  • Après être passée du papier à la solution numérique de portail pour conseils d’administration de Diligent, l’équipe d’ExtraCare a constaté qu’elle gagnait jusqu’à deux semaines de travail par an.
  • Anna Adams

    Secrétaire exécutive

    Au-delà du temps passé, la solution a permis à l’institution d’éliminer les dépenses inhérentes aux expéditions et documents, ce qui est essentiel pour une organisation caritative.