Diligent Boards™ aide les prestataires de soins indépendants à gérer leurs activités à l’international

Diligent Boards collabore depuis 2011 avec l’une des principales entreprises internationales de prestation de soins de santé. Durant toutes ces années avec l’organisation et sa direction, Diligent Boards a contribué à rationaliser leurs activités opérationnelles pour mettre en place une culture de la collaboration numérique.

LE DÉFI

Les organisations de soins de santé peuvent être complexes et leur lourdeur structurelle rend souvent leur gestion difficile. De plus, avec une entreprise présente depuis plusieurs décennies au niveau international, les questions de gouvernance et de communication rendent le défi encore plus complexe.

Exploiter une organisation dynamique présente dans diverses parties du globe exige d’excellentes capacités de gouvernance et un contrôle strict des réunions des conseils et comités qui pilotent la stratégie de l’entreprise. Néanmoins, toutes les informations nécessaires doivent être distribuées. Par le passé, le conseil d’administration recevait généralement les informations importantes sur papier, mais le volume des documents devenait incontrôlable. Comme une porte-parole nous l’a indiqué, l’organisation consommait jusqu’à 10 rames de papier par mois. 5 000 feuilles étaient ainsi utilisées, le coût du papier et de l’encre avoisinant à lui seul les 1 000 £.

De plus, chaque mois une semaine complète était consacrée à la préparation des réunions du conseil, pour l’assemblage, les mises à jour, l’impression et l’expédition des dossiers aux 11 membres du conseil de l’organisation, certains résidant en dehors du Royaume-Uni. Désireuse d’apporter sa contribution au développement durable, l’organisation a finalement décidé de migrer vers une solution de livre numérique pour son conseil.

APPROCHE

Après avoir envisagé différentes approches et solutions, du simple logiciel de création de fichiers PDF aux fournisseurs de portails pour conseils d’administration, l’équipe a décidé qu’il lui fallait une solution complète.

Des deux candidats restants parmi les solutions choisies, c’est Diligent qui s’est imposé. « Lorsque vous comparez Diligent à son concurrent direct, vous vous rendez compte qu’il a été conçu en pensant aux utilisateurs », ajoute la porte-parole. « Il est non seulement beaucoup plus intuitif, mais il assure aussi le niveau de chiffrement et de sécurité qu’exige une organisation de soins de santé pour protéger ses données sensibles (sans oublier une réduction drastique de la consommation de papier) », a-t-elle précisé.

Dans un premier temps, l’entreprise a décidé d’installer Diligent Boards au sein de l’équipe de direction de 12 personnes, dont deux siègent également au conseil d’administration principal de l’entreprise. L’équipe dirigeante a utilisé Diligent Boards durant deux mois, et compte tenu de la rapidité avec laquelle elle a acquis la maîtrise de la technologie, l’entreprise a décidé d’étendre l’utilisation de Diligent Boards au conseil d’administration
principal et au conseil de la société d’assurance de l’organisation basée au Royaume-Uni. L’entreprise avait prévu de fournir des documents sur papier durant six mois parallèlement à l’utilisation de Diligent Boards, mais plusieurs membres du conseil ont demandé après deux mois seulement à ne plus recevoir de dossier imprimé.

RÉSULTATS

Diligent Boards a aidé l’organisation de soins de santé à économiser du papier tout en gagnant un temps précieux chaque mois. En fait, produire des dossiers de conseil ne prend plus désormais qu’un quart du temps nécessaire par le passé. « Diligent Boards contribue à améliorer la qualité de l’information. Comme nous rassemblons beaucoup plus rapidement les documents de réunion, nous avons plus de temps pour créer des dossiers les plus à jour possibles. Plus précis », explique la porte-parole. « Et comme nous continuons notre expansion internationale, Diligent Boards nous permet de partager les informations beaucoup plus facilement. »

L’organisation indique que les nouveaux utilisateurs adoptent facilement Diligent Boards. La solution est tellement intuitive que 20 minutes suffisent en moyenne pour former les cadres aux différentes fonctions. Compte tenu du succès de Diligent Boards, l’organisation internationale de soins de santé a généralisé l’utilisation de la solution.

  • Lorsque vous comparez Diligent à son concurrent direct,
  • vous vous rendez compte qu’il a été conçu en pensant aux utilisateurs.