Des réunions plus efficaces chez Electricity North West

« Bringing energy to your door » [Amener l’énergie à votre porte], c’est le slogan d’Electricity North West, une entreprise qui détient, exploite et entretient le réseau de distribution électrique britannique dans la partie nord-ouest du pays. Cette entreprise de services publics connecte au réseau national quelque 2,4 millions de foyers et plus de 5 millions de citoyens de la région. Electricity North West a commencé à utiliser Diligent Boards™ en janvier 2015.

DÉFI

Electricity North West est constituée de plusieurs entreprises organisées autour d’une même entité d’exploitation. Le conseil d’administration est composé de neuf personnes au total : quatre membres nommés par les actionnaires, trois membres non exécutifs et deux exécutifs. Les administrateurs se réunissent au moins six fois par an de manière formelle et tiennent quelques autres sessions ponctuelles, lorsqu’il est nécessaire de se pencher sur certaines questions opérationnelles.

Au début, Electricity North West utilisait des dossiers papier traditionnels en support aux réunions de son conseil d’administration, comme la plupart des entreprises. Si ces rapports pouvaient contenir jusqu’à 500 pages, le papier impliquait bien d’autres dicultés : les changements de dernière minute posaient problème et l’intégrité des données rassemblées dans les dossiers était souvent compromise par des erreurs humaines. Il y a trois ans, l’entreprise a décidé d’abandonner les pénibles tâches liées au papier pour adopter une solution digitale.

En janvier 2013, Electricity North West a d’abord implémenté un portail pour conseils d’un autre fournisseur. Mais l’entreprise s’est rendu compte après quelques mois d’utilisation qu’elle vait toujours des dicultés à créer des documents de conseil. D’après Karen O’Donnell, la secrétaire d’entreprise d’Electricity North West, le système mis en place tombait régulièrement en panne et l’assistance oerte était insusante. En outre, il n’était pas possible d’eectuer un glisser-déposer dans le module administrateur de sorte que, si un document devait être réorganisé, il fallait « revenir à la case départ » et remettre en ligne les informations depuis le début.

D’après madame O’Donnell, « au lieu de nous faire gagner du temps, le système nous ralentissait. Tous les dimanches soir précédant les réunions, je répondais à des appels paniqués de dirigeants qui ne parvenaient pas à accéder à des documents cruciaux ».

Madame O’Donnell a travaillé sans relâche pour convaincre son conseil d’administration qu’il leur fallait une autre solution. Elle avait utilisé Diligent Boards dans le cadre d’une fonction précédente et savait que la solution comportait la fonctionnalité dont les dirigeants d’Electricity North West avaient besoin.

APPROCHE

Même si contractuellement, l’entreprise pouvait encore profiter de la solution initiale, madame O’Donnell a convaincu le conseil d’administration d’envisager l’adoption de Diligent Boards. Pour le respect des formes, le secrétariat s’est intéressé aux solutions des concurrents, mais a estimé qu’aucune d’elles n’orait autant de fonctionnalités que Diligent Boards.

Les annotations constituaient l’une des principales options que madame O’Donnell souhaitait. Compte tenu du volume même d’informations présentes dans chaque dossier, les dirigeants devaient disposer d’un moyen rapide et confortable pour identifier les données clés, moyen dont ils ne bénéficiaient pas avec l’ancien système en ligne.

RÉSULTATS

En passant de la solution concurrente à Diligent Boards, l’équipe administrative d’Electricity North West a gagné beaucoup de temps dans la préparation des informations essentielles pour le conseil. Et par rapport à la création de livres papier, Diligent Boards a réduit de moitié les délais de production. De plus, bon nombre de collaborateurs au sein de l’organisation se sont mis à utiliser la solution, des membres exécutifs du conseil aux membres non exécutifs et leurs équipes d’assistance.

La fonctionnalité préférée de madame O’Donnell est celle des questionnaires. Lorsque des questions cruciales doivent être posées, il n’est plus nécessaire de créer un tableau et de calculer manuellement les réponses, la solution Diligent Boards peut automatiser le processus.

« Diligent représente un changement fondamental pour nous. C’est sa simplicité qui le rend meilleur que toute autre solution présente sur le marché », note madame O’Donnell. « Il est facile à utiliser et le service dont nous profitons est irréprochable. »

  • Diligent représente un changement fondamental pour nous. C'est sa simplicité qui le rend meilleur que toute autre solution présente sur le marché.
  • Karen O'Donnell

    Secrétaire d'entreprise

    Il est facile à utiliser et le service dont nous
    profitons est irréprochable.